Sanna Nomark

Projekt inom medieproduktion kräver att ett antal personer behöver samarbeta för att utveckla idéer. Kommunikation mellan kollegor, chefer och kunder är avgörande vid skapandet av bilder eller film. Många detaljer ska planeras, filer ska delas, feedback ges och budgeten ska hållas. Utspridda mejlkonversationer med massa bilagor kan bli trassligt i längden. Som tur är finns det verktyg som hjälper oss att följa processen, förtydliga visioner och ordna strukturer så rätt personer kommer åt rätt information vid rätt tillfälle. På så sätt kan gruppen spara tid och bli mer kreativ.

Jag kommer undersöka några vanliga utmaningar i produktioner och utvärdera olika verktyg för produktionshantering. Avslutningsvis tipsar jag om hur ni kan komma igång med ett verktyg som passar era behov.

Olika problem i projekt

Under min praktikperiod har jag märkt att kommunikationen kan vara det som slösar mest tid i projekten och är den största källan till frustration. Mejl kan gå i flera omgångar till olika personer innan alla är överens och förstår. Det tar ofta tid att få svar för att mejlen glöms bort eller så har folk inte tid. Kunder och beställare har mycket mer att göra än att medverka i design-projekten. Ibland får vi  gissa hur en bild ska designas och då kanske den behöver göras om senare. Mellan kollegor kan de uppstå tveksamheter om vad som ska vara med i vilken bild, var man hittar filer i mapparna och var man hittar kundens feedback. Trots att det är en projektgrupp med bara fem personer (som jag hade det) så kan kommunikation ta mycket tid. Genom att få avstämningar med kunden eller beställaren att fungera så kan vi lägga mer tid på att göra ett bra jobb. Det blir dessutom lättare att vara kreativ om man frigör mer tid.

Jag tror att det skulle vara bra om man kunde samla allt på en plats där alla inblandade kan se det direkt. Så alla vet vem som gör vad, hur långt man kommit och att kommentarer och olika versioner av materialet samlas. Något som hanterar avstämning mellan både kollegor och kunder så exempelvis skisser tolkas rätt av alla, kunder kan be om korrigeringar och produktionsledare kan ha överblick. För att göra det behövs programvaror för produktionshantering och det finns särskilda sådana för projekt med film och CGI.

Hantera processen

Syftet med produktionshantering är att slutföra projektet inom tidsramarna och budgetens begränsningar. Ett sådant verktyg hjälper oss ta reda på vilka delar projektet består av, ordna att medlemmar får reda på sina uppgifter och deadlines, hantera hur förändringar i planen kommuniceras samt kontrollera vad som görs och godkänns. Genom det verktyget kan alla kommunicera instruktioner och information om sammanhanget genom att samla referensbilder, anteckningar och relaterade delar av projektet i en struktur. Vilken typ av verktyg som behövs för det här beror på hur stor projektgruppen är och hur länge projektet pågår. Välj noga vilka delar av projektets som är nyttiga att följa upp med systemet så att det inte blir en krävande uppgift i sig att mata in all information (Ohrstrom, Mayeda, & Blau, 2014).

Ju större projektet är och ju fler medlemmar det har desto större blir behovet av att ha kontroll över processens detaljer med hjälp av ett verktyg och en bra pipeline. En pipeline är en teknisk motsvarighet av produktionsprocessen vars struktur speglar hur studion och arbetsgrupperna ser ut. Hanteringen av kreatörernas arbete byggs in i pipelinen med hjälp av programvaror som har features för exempelvis hantering av utvärderingar och godkännande av uppgifter. Mest fördelar nås när verktyget faktiskt är till nytta för alla så att det kan utnyttjas till fullo av hela projektgruppen (Green m.fl. 2014).

I den här typen av projekt pågår en designprocess som behöver organiseras för att fungera väl. Hur den utformas avgör hur resurser som kompetenser och tid kan utnyttjas. Detta blir alltid olika för varje unikt sammanhang så det är viktigt se det som en designuppgift (Löwgren & Stolterman, 2004). Att designprocessen i sig behöver designas kan lätt glömmas bort i ett projekt. Det är istället mer vanligt att man använder redan etablerade modeller. Att designa processen så att den förbättras kräver ett nyskapande tankesätt samt att ibland utmana projektets ramar och förutsättningar (Löwgren & Stolterman, 2004). Jag tänker att produktions-hanteringsverktyg kan hjälpa oss att designa designprocessen. Man kan skapa ett lämpligt flöde för hela pipelinen, så inte alla bara gör på sitt vanliga sätt utan att ha utvärderat processen.Det räcker inte att veta vilka resultat projektet ska ge utan även hur man kommer dit. Därför är det viktigt att gruppen formulerar projektmål som definierar hur projektet ska utföras (Eklund, 2011). Mål i projektets utförande kan handla om hur processen ska effektiviseras med ett verktyg eller en bättre pipeline.  

Sociala delars inverkan

Designarbetet är en social process eftersom den sällan bara inkluderar en person. Därför är det bra att fundera över vilken roll man ska ha som designer. Man behöver alltid ta hänsyn till ansvar och makt relaterat till styrningen av arbetet. När man ska låta uppdragsgivarens eller användarnas önskemål styra är viktigt att fundera över (Löwgren & Stolterman, 2004). När ska beställaren ge feedback och hur? Hur involverade har uppdragsgivarna eller användarna möjlighet att vara? Kan de tänka sig att använda ett digitalt verktyg för viss kommunikation? Ta också reda på om det finns andra intressenter (personer som har inflytande på projektet eller berörs av det) som bör medverka utöver projektgruppen och beställaren, exempelvis beställarens chefer (Eklund, 2011). Planera in när och hur de kan medverka för att säkra att de stödjer projektets riktning. Kanske kan de få notiser via verktyget så att de är medvetna om vad som händer. Det kan försena projektet mycket om en chef dyker upp sent i arbetet och inte är nöjd.

Det är bäst när makt och inflytande i processen är väl balanserat mellan designern och kunden. Ofta blir det skevt på olika sätt, då kan designern missa att ta kundens behov på allvar eller så tar kunden över allt beslutsfattande och förbiser designerns kompetenser. När båda får bidra engagerat så skapas en bra service-relation som främjar innovativt arbete (Nelson & Stolterman, 2012). När det blir missförstånd i mejl-kedjan har jag upplevt att antingen kunden eller designern helt enkelt kan bestämma lösning för att det är besvärligt att förstå varandra. Jag tror en enklare kommunikation med mer visuella verktyg kan bidra med mer klarhet och ett smidigare samarbete.

Genom att bli mer medveten om vad som sker i arbetsprocessen kan den förbättras till framtida projekt. Även om det kan kännas jobbigt att ändra arbetssättet i början så kommer alla förhoppningsvis märka av fördelarna när det nya blir en del av vardagen.

I den här videon om verktyget ftrack presenteras några av de vanligaste problemen och hur ett produktions-hanteringsverktyg kan underlätta med olika funktioner.

Vilka lösningar finns?

Det finns många olika programvaror och plattformar för produktionshantering. Jag kommer presentera några av de populäraste och några nya som är mindre kända. Generellt har de många funktioner gemensamt. Man kan skapa projekt, planera och budgetera med hjälp av scheman för övergripande faser, för varje uppgift och med medlemmarnas egna scheman. Man kan dela upp arbetet som uppgifter till olika personer vars utveckling man sedan kan följa. Verktygen hanterar bibliotek med strukturer för filer och versioner som rätt personer kan nå enkelt. I anslutning till uppgifter och filer kan man skapa anteckningar och kommentarer som alla som berörs kan se. Man kan följa upp arbetets processer och delarnas tidsåtgång samt ge feedback på t.ex. videos och bilder. Det finns också funktioner för att visa arbetet för kunder och låta produktionsledare godkänna vid bestämda steg i processen. Dessa verktygen har generellt inte något chattsystem, anslagstavlor, videochatt eller synkroniserad redigering av filer. Det finns andra tjänster som kan komplettera med de funktionerna.

Det jag saknade mest under min praktik var ett samlat verktyg för instruktioner och feedback på bilder som vi jobbade med. Kommunikationen i designprocessen är beroende av bilder för att hjälpa alla parter att förstå idéer, behov och koncept, förklarar Nelson och Stolterman (2012). Att bara använda ord kan begränsa kreativiteten under utvecklingen av idéer. När man förstår varandras inre föreställningar och förväntningar bättre så kan man ge mer meningsfull feedback. Bra kommunikation hjälper oss att skapa något som är mer passande och nytänkande för designsituationen. Med hjälp av visuella feedback- funktioner i verktygen och mer struktur kanske man kan nå en ny effektivitet och högre kvalité.

Verktygen kan köras lokalt på din egen dator eller server eller i webbläsaren med cloud hosting, en del finns även som mobilapplikationer. Vissa kan man anpassa så att alla sidorna i verktyget visar just den informationen man behöver och att verktyget blir integrerat med de övriga programmen som används i produktionen. Verktygen har olika priser, några tar betalt per projekt och månad, andra per månad och antal användare. Vissa har en begränsad gratisversion som man kan använda hur länge man vill. De finns de som är open-source och då gratis att installera och då har man det på en egen server vilket ger mer ansvar och risker.

Videoklippet nedan visar hur det kan se ut och vilka funktioner som finns i Shotgun.

De två stora: Shotgun och ftrack

Mer än 1600 företag i olika storlekar använder Shotgun för produktionshantering, som dessutom är prisbelönad med en Engineering Emmy. Men många användare har tyckt att ftrack är mer passande för kreatörer och mer användarvänligt än Shotgun. Nu har Shotgun utvecklats med mer fokus på kreatörernas upplevelse. De vill främja känslan av ett naturligt flöde och dölja viss information kring produktionen, vilket egentligen mest producenter och projektledare behöver se (Wolfe, 2018). Shotgun Create är en ny app som körs lokalt så kreatörerna kan hitta det mesta som är av deras intresse kring filer och uppgifter samlat där.

Med funktionerna för planering kan man i både Shotgun och ftrack se vem som gör/har gjort vad, uppskattad tidsåtgång och milstolpar och hur långt projektet kommit. Man kan skapa Gantt-scheman i kalendrar där man ser alla uppgifter som pågår. ftrack har dessutom kanban boards som visar allt som ska göras, det som görs och det som har gjorts i olika kolumner för processen. I båda verktygen går det att skräddarsy pipelinen, strukturer,enheter och projektsidor för att passa varje produktion. Kunder och kollegor kan skriva kommentarer eller ge visuell feedback genom att rita, ringa in eller sätta pilar på bilder och filmer i webbläsaren eller med RV (en integrerad “desktop player”, licens ingår med Shotgun). I filmklipp kan feedback även visas för varje enskild bildruta. När feedback kommer så notifieras alla som behöver veta. Det finns analysverktyg för att bedöma resursåtgång under projektet och öka sannolikheten att leverera i tid med rätt kostnad. Både Shotgun och ftrack är integrerade med paneler i de populäraste programmen för 3D,  fotoredigering och efterproduktion. Shotgun ska integreras med Unity under 2019 för att öka möjligheterna att skapa filmer med real-time workflow (Muller, 2018). ftrack har en app för android och iOS där man kan granska uppgifter, hantera tidsåtgång, gå igenom projekten, ge feedback m.m. Shotguns app finns bara för iPhone och man kan bläddra bland projektets mediefiler samt granska och ge feedback på arbeten.  

Shotgun kan ta mer tid att lära sig, det blir enligt vissa bäst om man anpassar översiktssidan för att passa folks olika roller. Vissa tycker att Shotgun och ftrack är ganska lika men att Shotgun har mer möjligheter kring anpassning mot specifika behov och program. Vissa användare tycker att man snabbare kommer igång med ftrack än Shotgun som nybörjare. ftrack kan upplevas mer avskalat och är kanske bättre för mindre projektgrupper (se svaren till två  inlägg på Reddit: hellengine0949, 2018 & puzzledpropellerhat, 2018). För en del studior känns Shotgun för komplicerat, Skyhouse (3dtotal staff, 2014) är en av dem som tyckte att ftrack passade bättre för att det är lätt att förstå och man kommer igång snabbt utan att behöva anpassa särskilt mycket.

Undersökning av fler verktyg

Under min undersökning av alla dessa verktygen blev jag förvånad över hur få diskussioner jag hittade om dem på internet. Några personer har skrivit tips och listor som jag hittade och en av dem är Rousseau (2017) från CGWire som tipsar om de populäraste verktygen i sin artikel:

    • Shotgun som är standard inom industrin och är flexibelt.  
    • ftrack som är Shotguns största utmanare och är en aning enklare.
      • NIM som har bra filhantering, integration i andra program och många andra bra funktioner.
    • Producer, som jag inte tar upp här, är en del av Toon Boom, inriktad mot 2D-produktioner.
    • Kitsu, CGWires egna verktyg som fokuserar på tillgänglighet och en smidig användarupplevelse. Det som gör Kitsu annorlunda är att det är open-source. Dock är det svårt att tro att den är riktigt populär än eftersom den fortfarande är en betaversion.

Några fler råd finns från en VFX-artist (Sri Kanth, 2018) som tipsar via Quora om de verktygen han tycker är bäst. Han nämner Cerebro och Yamdu samt NIM och ftrack. I ett lite äldre inlägg listar Creative Bloq Staff (2014) några favoriter: ftrack och Shotgun men också Cage, som jag inte sett särskilt många andra nämna. För att ni ska kunna bilda er en snabb uppfattning om vilka verktyg som är mest intressanta för er sammanfattar jag lite information om de sju olika verktygen nedan.

ftrack – 20 USD per användare per månad

Verkar varit populär länge och är skalbart för att passa företag i alla storlekar. Kan köras enbart lokalt, molnbaserat, eller båda kombinerat. Det finns en mobilapp som kan hantera många aspekter inom projektet samt ge feedback på bilder/videos. ftrack är integrerat i andra program inom 3D, foto och efterproduktion. Det finns många video-tutorials, deras egna och andras på Youtube och Pluralsight. De har text-guider och utförlig dokumentation samt ett aktivt forum för sina användare.

Shotgun – 30 USD per användare per månad

Har varit mångas favorit länge och är mycket skalbart. Shotgun passar stora företag extra bra eftersom det går att anpassa i hög grad. Verktyget är tillgängligt genom webbläsaren men har även flera appar som körs lokalt på datorn som integreras med andra program inom 3D, foto och efterproduktion. En app för iPhone finns som används för att ge feedback på bilder/videos. Det finns många video-tutorials, deras egna och andras på Youtube och Pluralsight. De har text-guider och utförlig dokumentation samt ett aktivt forum för sina användare.

Kitsu – gratis (self hosting) eller 99 EUR per månad för upp till 10 användare (cloud hosting)

Ett avskalat och smidigt verktyg som är gjort för mindre och medelstora studior som arbetar med CGI. Just nu är det en betaversion som utvecklas vidare i samarbete med yrkesverksamma kreatörer. För att få detta gratis behöver man installera det på en egen server, vilket kräver extra ansvar. Kitsu verkar inte ha kalendrar och Gantt-scheman eller någon mobilapp. I övrigt finns vanliga funktioner för bl.a. uppgifter och förlopp, spenderad tid, feedback och kommentarer. Med hjälp av Kitsu API kan det integreras med produktionens övriga program. En nackdel är att det knappt finns några video-tutorials men de har en bra dokumentation med bilder samt en Slack-kanal för att chatta med användare.

Yamdu – 12 EUR (5 användare) – 29 EUR (obegränsat) per månad,

Det är mer inriktat på spelfilm och serier med verktyg för filminspelning, hantering av manus, skådespelare m.m. Yamdu är skalbart och kan passa både små och stora studior. Det är ändå anpassningsbart för olika typer av medieproduktioner som VFX och CGI. Man kan aktivera och inaktivera funktioner efter vilka som passar projektet. För att ge feedback genom att rita på bilder och lätt att dela filer säkert använder man medföljande ARRI Webgate. Yamdu är anpassat för användning med smartphones genom webbläsaren. En nackdel är att det inte verkar vara integrerat i några program för 3D, foto eller efterproduktion. Yamdu har många egna video-tutorials, några texter med instruktioner samt en sida med frågor och svar men har inte något eget forum.

Cage – 14 USD per användare per månad,

Används av företag i alla storlekar och frilansare. Ett verktyg med de vanliga funktionerna för planering, uppgifter, filhantering och feedback. Det har också fler mindre vanliga: chatt-funktioner, kalendrar, grupper och presentationer. Man kan testa gratis med vissa begränsningar hur länge man vill. Cage är molnbaserat och används med webbläsare. Det är integrerat med Dropbox och Slack men inte andra program. En app för mobilen kommer snart. Det finns dokumentation, frågor och svar samt videos i ett “help center” men det verkar inte finnas några video-tutorials på nätet i övrigt.

NIM – 30 USD per användare per månad

NIM har bara funnits i några år och utvecklas snabbt. De kallar själva verktyget för studio management, för det hanterar mer än bara pipelinen, det ger överblick för hela företaget och alla projekt samtidigt. Det finns fler möjligheter att hantera information kring det finansiella än med många andra verktyg. Dessutom finns bland annat kalendrar, Gantt-scheman, uppföljning av uppgifter och funktioner för feedback. NIM fungerar bra för både stora och små företag och påstås vara mer säker eftersom den installeras lokalt istället för att vara molnbaserad. Det verkar inte finnas någon mobilapp. NIM är integrerat i  program inom 3D, foto och efterproduktion. Det finns video-tutorials den egna webbsidan (men inga på Youtube) tillsammans med dokumentation och ett relativt inaktivt forum.

Cerebro – 6 USD (max 10 användare) – 29 USD (obegränsat) per användare per månad

Verktyget är skalbart för stora eller små företag och produktionens komplexitet kan enkelt anpassas. Det finns många funktioner för bland annat planering, strukturer kring filer, feedback från kunder och kollegor och att skicka meddelanden till olika grupper. Statistik kan genereras för att granska projektets kostnader. Kan köras lokalt, i webbläsare och i en mobilapp. Cerebro är även integrerat med andra program inom 3D, foto och efterproduktion. Det finns manualer, dokumentation samt frågor och svar. Video-tutorials finns på webbsidan och på Youtube. De riktar sig till hela världen och har support på många olika språk. Det finns också ett inte särskilt aktivt forum.

Om någon av de här verktygen låter intressant så finns det mycket mer information på deras webbsidor och i deras dokumentation. Om en viss tjänst inte riktigt passar till alla delar av projektet så använder studior fler verktyg för att lösa det. Exempelvis kan man lösa planering eller filhantering med andra program än det som man har för feedback och uppföljning av arbetsuppgifter.

Kom igång med produktions-hanteringen!

    1. Undersök vilka behov ni har och välj en tjänst utifrån det. T.ex. projektgruppens storlek, verktygens prisklass, tillgänglighet och vilka funktioner som är viktigast.
    2. Starta en gratis testperiod, alla jag nämnt erbjuder mellan 14 och 30 dagar.
    3. Se till att teamet och kunden förstår hur verktyget ska användas i projektet, vad förväntas av varje person? Vad ersätter verktyget för er? Ska ni använda mobilappar?
    4. Låt alla få möjlighet att läsa på och fråga om hur verktyget används. Ordna en workshop eller avsätt några timmar för eget utforskande.
    5. Genomför ett testprojekt eller ett skarpt projekt i mindre skala för att prova funktionerna under testperioden. Sätt upp ett projekt med verktyget med planering för produktionens olika faser anpassat till budget och ambitionsnivå. Se även till att anpassa arbetsflödets struktur så att det matchar ert projekt.
    6. Lägg till medlemmar i projektet och ge dem roller.
    7. Skapa exempelvis sekvenser och shots för filmklipp eller bilder som ska skapas, assets (komponenter, material till shots), inspirationsbilder och specifikationer.  Ge sedan medlemmarna uppgifter (tasks).
    8. Testa att låta kollegor och kunder ge feedback med anteckningar och genom att rita på de aktuella bilderna eller filmklippen.
    9. När projektet är slutfört, utvärdera och se vad projektmedlemmarna och kunder tycker. Är verktyget tillräckligt brett och tillräckligt smidigt att använda? Kommer det vara värt kostnaden? Om inte, prova en annan tjänst och se om den passar bättre.

Referenser

3dtotal staff. (2014). ftrack or Shotgun for independent studios? Skyhouse Studios gives an insight. 3dtotal, [Blogg]. 31 oktober. Tillgänglig: https://3dtotal.com/news/general/ftrack-or-shotgun-for-independent-studios-skyhouse-studios-gives-an-insight-by-3dtotal-staff-animation-model-spider#article-skyhouse-studios-an-independent-animati. [2019-02-27]

Creative Bloq Staff. (2014). The best 5 production tracking tools for CG artists. Creative Bloq [Blogg]. 27 augusti. Tillgänglig: https://www.creativebloq.com/audiovisual/tracking-tools-cg-artists-81412770 [2019-02-27]

Eklund, S. (2011). Arbeta i projekt – individen, gruppen, ledaren. 4. uppl. Lund: Studentlitteratur.

Green, T., Hoesterey, M., Rickleafs, H., Streatfield, M., Theodore, S., Blau, R., Mayeda, R. & Ohrstrom, M. (2014 ). Production management. I Renee Dunlop (red.) Production Pipeline Fundamentals for Film and Games. [Elektronisk] Burlington, MA: Focal Press. ss. 234-252. Tillgänglig: DawsonEra [2019-02-26]

hellengine0949. (2018, 7 juni). Shotgun vs Ftrack. [Reddit] Tillgänglig: https://www.reddit.com/r/vfx/comments/8pdet7/shotgun_vs_ftrack/. [2019-02-24]

Löwgren, J. & Stolterman, E. (2004). Design av informationsteknik: materialet utan egenskaper. 2. uppl. Lund: Studentlitteratur.

Muller, M. (2018). New: Shotgun template coming 2019. Unity Blog, [Blogg]. 13 november. Tillgänglig: https://blogs.unity3d.com/2018/11/13/new-shotgun-template-coming-2019/. [2019-02-25]

Nelson, H. G. & Stolterman, E. (2012). The design way: intentional change in an unpredictable world. 2. uppl. [Elektronisk] Cambridge, MA: The MIT press. Tillgänglig: DawsonEra [2019-02-26]

Ohrstrom, M., Mayeda, R. & Blau, R. (2014 ). Production management: Managing a production. I Renee Dunlop (red.) Production Pipeline Fundamentals for Film and Games. [Elektronisk] Burlington, MA: Focal Press. ss. 242-244. Tillgänglig: DawsonEra [2019-02-26]

puzzledpropellerhat. (2018, 12 aug). Project management: FTrack vs Shotgun (X-post from r/computergraphics). [Reddit] Tillgänglig: https://www.reddit.com/r/vfx/comments/96o9sd/project_management_ftrack_vs_shotgun_xpost_from/. [2019-02-24]

Rousseau, F. (2017). CG Pipeline: List Of The Most Popular CG Tools. CGWire, [Blogg]. 24 april. Tillgänglig: https://medium.com/cgwire/cg-pipeline-series-list-of-the-most-popular-cg-tools-7fb39ff6d062 [2019-02-23]

Sri Kanth. (2018, 4 dec). Which are the best production tracking software for a commercial VFX that is in comparison with Shotgun? [Quora]. Tillgänglig: https://www.quora.com/Which-are-the-best-production-tracking-software-for-a-commercial-VFX-that-is-in-comparison-with-Shotgun [2019-02-27]

Wolfe, J. (2018). Shotgun 8 Introduces New Tools and Workflows Dedicated to Artists.  Animation World Network, [Blogg]. 6 december. Tillgänglig: https://www.awn.com/news/shotgun-8-introduces-new-tools-and-workflows-dedicated-artists. [2019-02-25]