Elin Elfström
ALM401, HT19


(Bildkälla, – Photo by Octavian Dan on Unsplash. Figur 1.)


Att vara på ett företag stort som litet, har ingen betydelse för att man inte behöver ha ett fungerande projektverktyg. Ett projektverktyg är till för att man skall komma ihåg de projekt och uppdrag man tar till sig på företaget. Jag har nu varit på en och samma praktikplats i 20 veckor och har upptäckt och förstått vikten med att använda ett projektverktyg för att komma ihåg de uppdrag och projekt man arbetat med i slutet av månaden vid fakturering etc. samt kunna dela projekten med alla på arbetsplatsen för att man ska kunna ta del utav samma planering. Under de olika kurserna som har gått på min utbildning har vi fått höra olika verktyg för projektplanering, men ingen utav dem har använts på min praktik. Ett projektplaneringsverktyg är inte enbart något man kan använda sig utav för att planera på arbetet utan man kan även applicera ett sådant verktyg på sitt privat liv också.

I denna OER (Open Educational Resource) kommer jag skriva om olika verktyg för projektplanering och skriva om varför det är bra att ha ett projektverktyg. Till sist kommer jag skriva om en övning hur du startar upp ett projektverktyg i Trello och hur man integrerar det med ett annat verktyg samt ge dig tips till andra sidor för att välja rätt planeringsverktyg.

På den praktikplats som jag har varit på de senaste 20 veckorna använder dem sig av en analog tavla där dem skriver upp vilka projekt dem gör just nu samt i vilken del av processen de är i på just det projektet. Men denna tavlan uppdateras väldigt sällan. Samt att informationen om projekten ofta sitter i deras huvud vad jag har märkt av och att en av de på praktiken använder sig av mailen som ett verktyg att planera och komma ihåg saker. Dock tror jag det hade blivit ännu bättre om man har ett verktyg som man kan dela med alla på ens arbetsplats för att underlätta, kunna hjälpa varandra och inkludera alla på ett helt annat sätt. Detta är anledningen till varför jag tror att ett projektverktyg hade förbättrats på min praktikplats som jag har varit på.

Eklund (2011, s.154) skriver genom att man planerar digitalt har det flera fördelar än nackdelar. Genom att planeringens olika delkomponenter är skapade med digitala verktyg kan man under arbetsprocessen förändra och addera saker till innehållet. Detta är något som jag håller med om att det är lättare att ändra och lägga till digitalt än analogt. Det kan vara viktigt då ett projekt ofta behövs förändras med innehåll och omfattning (Wikberg Nilsson, Ericson & Törlind, 2015, s.37). Därför blir det svårt att lägga till saker på den analoga tavlan där man redan har skrivit massor av olika projekt.

Syfte med ett projektverktyg

Syftet brukar vara olika från projekt till projekt. Därför behöver man hitta det primära syftet. Många använder ett projektverktyg för att strukturera upp de olika delarna vad som behövs göras, kommunicerar med varandra, vill kunna lägga upp bifogade filer etc. Exempelvis vill företaget endast använda projektverktyget för projekt eller skall de även klara av andra verktyg inom projektverktyget (webforum, u.å.). På webforum (u.å.) skriver de att testa olika projektverktyg är en av de viktigaste delarna i att välja rätt verktyg för ditt företag och gör att du enklare kan se om det uppnår dina krav. Webforum (u.å.) skriver också att man skall komma ihåg att du aldrig seglar ensam i ett projekt. Därför är det viktigt att ditt projekt skapar värde för alla i projektet, från projektmedlemmar till projektledare, men även andra intressenter.

Eklund (2012, s.147) skriver att planera innefattar bland annat att urskilja arbetsuppgifter samt fördela dem mellan de personer som är involverade i uppgiften. Detta är ännu en anledning till varför jag tror att det hade underlättat för de anställda på min praktikplats att kunna hjälpa varandra på ett smidigare sätt om till exempel en av personerna är klar med sitt projekt och kan kolla vad som mer behövs göras och hjälpa den andra om den inte är klar med sitt projekt. Man involverar inte alla på arbetsplatsen genom att en planerar på sin mail, det kan man göra också för sin egen räkning, men att ha ett gemensamt projektverktyg för att involvera alla hade varit bra för ytterligare en gemenskap på arbetsplatsen samt breddar nätverket för de som inte sitter på plats.

Vad är ett projektverktyg?

Projektledare.info (u.å.) skriver att ett projektverktyg är något som används för att ge projektgruppen ett bra stöd att dela information och dokument med varandra inom projektgruppen. Ett projektverktyg enligt projektledare.info (u.å.) skall hjälpa till med: arbetsplaner och följa upp, dela dokument online, hantera ärenden och dess ändringsförslag, planera och boka möten, kommunicera med andra projektmedlemmar samt ha möten online.


Hur väljer man rätt projektverktyg?

Qbis (2019) skriver att man skall använda ett projektverktyg som passar sitt projekt, företaget och arbetsmodellen som kan ha en avgörande effekt för resultatet. Därför bör valet av ett verktyg vara ett genomtänkt beslut. Qbis (2019) skriver att det finns tre enkla steg för att säkerhets ställa att man har gjort rätt val av sitt projektverktyg. Dessa tre är:

  1. Definiera projektets mål och krav.
  2. Specificera behoven som projektverktyget ska underlätta eller lösa.
  3. Bestämma vad det får kosta.

Olika projektverktyg


Eftersom det finns många olika projektverktyg kommer jag nu nedan skriva om tre olika sådana. Men självklart finns det massor fler än bara dessa tre projektverktygen. Om ni är nyfikna på att se vad det finns för fler projektverktyg är det bara att använda googla och läsa en massa.

•Trello (upp till 10 boards är Trello gratis, för fler boards finns det en business class för 9,99 dollar) –
Trello är lätt att integrera med andra plattformar om man så önskar och är lätt att använda på det sättet som företagets anställda arbetar bäst på. Med Trellos tavlor, listor och kort är det lätt att organisera och prioritera företagets projekt på ett roligt, flexibelt och givande sätt (Trello, u.å.). I Trello är projektet alltid synkroniserat med alla enheter man använder. Lätt att ladda ned till mobilen också som gör att man kan jobba på resande fot. Finns även på webben till datorn. Man får många funktioner helt gratis när man använder Trello.

•Monday.com (Får testa fritt i några dagar, sedan kostar det olika beroende på hur många användare man behöver samt beroende på vilket paket man vill ha) – Med Monday kan man anpassa sitt arbetsflöde, skapa instrumentpaneler och hålla kontrollen över saker och ting över sitt arbete och det är lätt att använda skriver de själva på sin hemsida (Monday, u.å.). Monday är till för både de mindre projekten och de större. Du kan använda Monday på webben eller i din telefon som en app. Monday.com fungerar väldigt bra tillsammans med b.l.a Dropbox, Exel, Google drive, Slack och Trello.

•Asana (Här får man testa vilket utav paketen man vill kostnadsfritt en kort period, sedan får man betala olika summor beroende på vilket paket man vill använda sig utav) – Asana är ett projektverktyg för att organisera flera olika projekt, spåra och hantera projektdeltagarnas arbete både mobilt och på webben. Miljoner människor i 195 olika länder använder Asana. Med gratisversionen kan man samarbeta med upp till 15 lagkamrater och kan göra en del funktioner. Även i detta verktyg finns en hel del verktyg inom programmet som man kan använda sig utav.

Verktyg till ett projektverktyg


•Slack (gratis med vissa begränsningar, behövs ett utav paketen för att kunna vara flera i chatten) –
är ett samarbetscenter där personer och information samlas. Detta gör att man hjälper varandra för att få gjort sitt arbete. Slack använder sig utav olika kanaler, vilket gör att du kan ha en kanal för varje konversation. Slack kan man även integrera med många program som många företag redan använder dagligen. Exempelvis: Trello, GitHub, Googla drive och dropbox. För att snabbt hitta det du söker efter i en konversation kan du använda sökfunktionen för att få fram det du vill hitta.

• Flowdock (30 dagars fri testperiod, sedan finns det två olika paket, ett standalone för 3 dollar per månad och enterprisepaketet för 9 dollar per månad) Med flowdock kan man använda organiserat samarbete för ditt team att samtala och samarbeta. Flowdock vill inte bara vara ett ställe för arbeten utan samtidigt vara någonstans för ditt team att växa och visa personligheten (flowdock, u.å.). Flowdock kan också integrera med olika verktyg som många företag redan använder. B.la: ScrumDesk, Trello, asana och workingOn med flera.

Övningsuppgift

Det är inte lätt att veta vad man skall använda för något projektverktyg till sitt företag när det finns många olika sådana verktyg. Därför skall du nu i denna övningsuppgiften få testa att använda ett utav projektverktygen jag har skrivit om ovan tillsammans med ett annat verktyg. Om det projektverktyget inte är något för dig tycker jag att du skall testa att använda något annat verktyg och se vad ditt företag behöver.

  1. Skapa ett konto på Trello och logga in.

    (Figur 2.)

    2. Tryck på plustecknet längst upp till höger för att skapa en ny board.(Figur 3.)

    3. Döp denna boarden till något du tycker passar bra in till de du vill göra. Jag döper min till Skidåkning för att göra en packningslista där. När du har döpt din board trycker du på knappen create board.

    4. Om du skall göra ett projekt eller en planering där andra också skall medverka kan du bjuda in dem genom att trycka på invite. Men om du skall använda dig av ett team som du redan har kan du trycka på private (punkt 1) och sedan trycker du på team (punkt 2) för att kunna bjuda in de som skall medverka i listan. I mitt fall vill jag trycka på invite för att bjuda in de som skall åka med mig på skidsemestern.
    (Figur 4.)

    5. Skriv in den mailen som de personerna använder sig utav som du vill dela packningslistan med eller för det projektet du skapar.

    6. Nu vill vi lägga till en lista på våran vägg där vi kan skriva in packningslistan. Den skapar vi genom att trycka på add a list i vänstra hörnet av väggen.

    7. Du kan döpa din board till något som passar din. Jag döper min till Elin.

    8. Tryck på: add card för att sedan skriva packning för min del.

    9. Klicka någonstans på den vita ramen där det står packning, förutom på pennan.
    (Figur 5.)

    10. På den nya rutan som kommer upp kan man skapa en ny checklista i det högra fältet som kommer upp. Nu döper jag den till packning och börjar skriva in de saker som skall packas med.

    (Figur 6.)

    11. Skapar därefter en till lista för den personen som också skall åka med och åka skidor. Gör samma sak igen och skapa en packningslista för den personen.

    12.För att testa på att integrera Trello med något annat program kan du testa detta genom att klicka in på det kortet precis så som du gjorde för att komma till packningen. Men nu skall du trycka på: attachment för att välja på vilket sätt du vill lägga in något ifrån. Jag vill lägga in en bild på ett kaffe då det är de kaffet som skall packas med av person 2. Välj något av alternativen hur du vill importera en bild eller bifoga en fil.(Figur 7.)

    13. Nu ser din board ut ungefär så här beroende på hur du har valt att skapa den.
    (Figur 8.)

    14. När du har testat Trello. Undersök vad erat företag har för något behov av ett projektverktyg, passade Trello er som företag? Eller var det för krångligt att använda? Om det passade är det bara att fortsätta använda detta som verktyg, men om du/ni tyckte att detta projektverktyget kändes svårt tycker jag att ni skall leta upp ett annat verktyg som passar er bättre.

    Lycka till!

    Tips på länkar för att välja rätt projektverktyg

    Nedan kan du kika in och läsa om två olika personer som har skrivit om hur man väljer projektverktyg på två olika ställen. Att följa dessa punkter kan vara bra för att välja det verktygen som passar för just ditt företag och företagets mål.

    •Duric (2018) skriver på webforum om 4 viktiga steg för att välja rätt projektverktyg. Detta tycker jag att du skall trycka in på och läsa mer om, om du är sugen på att läsa om vilka steg man behöver tänka på. Länken hittar du här: blog.webforum.com/sv/4-viktiga-steg-for-att-valja-ratt-projektverktyg?hs_amp=true.

    •Balcanovic (2014) på projektform skriver om hur man väljer rätt projektverktyg. Om du vill läsa mer om hur du väljer rätt projektverktyg kan då läsa det via denna sidan: projektforum.se/sa-valjer-du-ratt-projektverktyg/.

    Länkar till verktyg som inte blivit länkade till någon källa
    www.asana.com
    www.slack.com

    Referenser


    Avdragslexikon. (u.å.). Projekt – Vad är ett projekt och hur planerar och genomför du det? [Elektronisk] Tillgänglig: https://avdragslexikon.se/projektledning/projekt-planerar-genomfor/ [2020-01-03]

    Balcanovic, S. (2014). Så väljer du rätt projektverktyg. [Elektronisk] Tillgänglig: https://projektforum.se/sa-valjer-du-ratt-projektverktyg/ [2020-01-05]

    Duric, A. (2018). 4 viktiga steg för att välja rätt projektverktyg. [Elektronisk] Tillgänglig: https://blog.webforum.com/sv/4-viktiga-steg-for-att-valja-ratt-projektverktyg?hs_amp=true [2020-01-05]

    Eklund, S. (2011). Arbeta i projekt – individen, gruppen, ledaren. 4.uppl. Lund: Studentlitteratur.

    Flowdock. (u.å.). [Elektronisk] Tillgänglig: https://www.flowdock.com/features [2020-01-05]

    Monday. (u.å.).  [Elektronisk] Tillgänglig: https://monday.com/ [2020-01-04]

    Projektledare.info (u.å.). Projektverktyg. [Elektronisk] Tillgänglig:    http://www.projektledare.info/projektverktyg.html [2020-01-05]

    Qbus. (2019). Hur väljer man rätt projektverktyg? [Elektronisk] Tillgänglig:   https://www.qbis.se/hur-valjer-man-ratt-projektverktyg/ [2020-01-03]

    Trello. (u.å.). [Elektronisk] Tillgänglig: https://trello.com/ [2020-01-04]

    Webforum. (u.å.). 4 viktiga steg för att välja rätt projektverktyg. [Elektronisk] Tillgänglig: https://blog.webforum.com/sv/4-viktiga-steg-for-att-valja-ratt-projektverktyg [2020-01-03]

    Wikberg Nilsson, Å., Ericson. Å., Törlind, P. (2015). Design – Process och metod. Lund: Studentlitteratur.

    Bildkällor

    Figur 1: Octavian, Dan. (2019). Projects lettering, lighting with colored gels. [Fotografi]. Tillgänglig: https://unsplash.com/photos/b21Ty33CqVs, Unsplash [2019-10-27]

    Figur 2: Privat bild.

    Figur 3: Privat bild.

    Figur 4: Privat bild.

    Figur 5: Privat bild.

    Figur 6: Privat bild.

    Figur 7: Privat bild.

    Figur 8: Privat bild.