Lovisa Sandhu, DIM15
“Det är alltså en fråga om att värna om kreativiteten genom att inse att
planeringen inte är en begränsning för den, utan snarare en förutsättning.”

I denna OER (Open Educational Resource) möter vi olika metoder för ta sig an och skapa struktur i projekt. Denna OER består av tre delar och även om de två senare delarna främst fokuserar på film och planering av live-action inspelning så finns det även mycket som är applicerbart även på andra projekt, t.ex. verktygen för kommunikation, storyboard och manus.

INNEHÅLL

Bakgrund
Planeringsverktyg och metoder

WBS
PERT-schema + post-it metoden
Tidsuppskattning
Kritiska vägen
Successiv kalkylering
Gantt-schema
Kommunikation
Plattformar och hjälpmedel
Manus
Storyboard
Planering av filminspelning
Shotlist
Shooting shedule
Location scouting
Att spela in film på natten
Call sheets
Filmplaneringsdokument
Referenser

BAKGRUND

I de projekt, både personliga och de som utförts som en del av Digitala Medier-utbildningen och AIL på Högskolan Väst har jag erfarit vad planering och brist på planering kan resultera i. De gångerna vi har kompromissat med eller hoppat över planeringen då vi varit för ivriga att komma igång med den kreativa delen av våra projekt så har skapandet nästintill alltid behövt stanna upp. Det går helt enkelt inte att hoppa över planeringen. Det som inte planeras i förväg har en tendens att göra sig påmint vid senare tillfälle och ofta i då redan stressade förhållanden. Genom att lägga ner den tid och energi som krävs till planeringen av projektet redan i början så definierar ni vad som ska göras, hur och av vem, samt kan agera mer effektivt och förutseende. Att först planera innan ni producerar ger den kreativa delen av projektet större och mer ostört utrymme. Det är alltså en fråga om att värna om kreativiteten genom att inse att planeringen inte är en begränsning för den utan snarare en förutsättning.

PLANERINGSVERKTYG OCH METODER

Den teoretiska delen av stycket om planeringsmetoder grundar sig i boken Arbeta i projekt – individen, gruppen, ledaren av Sven Eklund, medan de praktiska exemplena av planeringsmetoder kommer från en spellista av Engineer4free på YouTube som du hittar här: 

PROJECT MANAGEMENT PLAYLIST
https://www.youtube.com/playlist?list=PLOAuB8dR35oeyKU0ojIxD8Muf6Mwc8ugW

Filmklippen är korta och innehåller enkla förklaringar och exempel, men behöver absolut inte se alla klippen. Jag länkar de mest aktuella klippen i styckena nedan åt dig. Till att börja med så behövs kravspecifikation, projektdefinition och målförståelsen etablerats, vilket vi inte kommer att gå in på här, men behöver du en påminnelse hur dessa utförs se Sven Eklunds bok. När de nämnda dokumenten är klara behöver vi fastställa deluppgifterna för projektet. De behöver planeras i detalj med bl.a. vem som bär ansvar för uppgiften. För att göra det finns en mängd olika metoder tillgängliga och vi kommer följande stycken gå igenom dessa.

WBS

En WBS, vilket står för Work Breakdown Structure, är ett av de vanligen förekommande sätten att lista ut och strukturera projektets delar. Den är som ett flödesschema som beskriver projektet och dess beståndsdelar hierarkiskt. Du kan bygga din WBS på olika sätt och sortera beståndsdelarna efter hur de uppfattas i projektet. 
I länken nedan kan du få en kort introduktion till WBS och se ett exempel på en WBS. Videon under tar upp numreringssystemet, vilket du också kommer möta i onlineverktyget för WBS senare. 

WHAT IS A WORK BREAKDOWN STRUCTURE (WBS) https://www.youtube.com/watch?v=4h09ZT0lT8M&index=23&list=PLOAuB8dR35oeyKU0ojIxD8Muf6Mwc8ugW

INTRODUCTION TO PMI NUMBERING SYSTEM FOR A WORK BREAKDOWN STRUCTURE
https://youtu.be/Ao8X0nsmqoo
PMI = project management institute

Eftersom WBS av naturen inte påvisar tid kan det vara en god idé det att skapa en struktur som åtminstone följer ett någorlunda kronologiskt händelseförlopp. T.ex. om du ska göra en film skulle underkategorierna kunna vara de samma som faserna i filmproduktion: Utveckling, förproduktion, produktion, efterproduktion och distribution, vilka i sin tur får underkategorier som kommer att se olika ut beroende på er situation, film, budget ambition osv.

När huvudgrenarna är satta är det dags att börja sortera ut delmomenten eller “löven” som de också skulle kunna kallas. Dessa arbetsuppgifter får som mest stäcka sig över en vecka. Tar uppgiften längre tid bör denna istället göras som en undergren med egna delmoment eller “löv”.
Ett sätt att sortera huvudmomenten på kan också göras med färgkodning som pipeline exemplet nedan från boken Inspired 3D Short Film Production av Jeremy Cantor och Pepe Valencia (2004).

Cantor, J. Valencia, P. (2004). Inspired 3D Short Film Production.
Boston: Thomson Course Technology.

Det finns en mängd digitala verktyg för att göra WBS. Klicka på länken nedan för att komma till WBS-verktyget. Tänk dig att du ska göra en film. Vilka delar består processen av? Vad innehåller de olika delarna? Finns det något som man alltid behöver när man gör film? 

WBS-TOOL
http://www.wbstool.com/WBSEditor.php

ArbetsfördelningDet räcker inte med att identifierat arbetsuppgifterna utan det bör också fastställas vem som ska göra vad. Detta gör vi med uppgifts- och ansvarskontrakt för varje uppgift. Dessa innehåller fyra punkter som kan ses i exemplet nedan. Det är särskilt viktigt att resultatet är specifikt och mätbart.

  • Vad? Göra storyboard
  • Vem? Exempel Exempelsson
  • Utgångspunkt… Manuskript
  • Som resulterar i… En digital storyboard i 16:9 format för pitch

För att skapa en överblick av vad de olika aktiviteterna tillsammans kommer att kosta per dag kan du skapa ett resurshistogram. 

RESOURCE HISTOGRAM EXPLAINED FOR PROJECT MANAGEMENT
https://youtu.be/NwyCTXQraLk

PERT-schema

Som nämndes tidigare så påvisar inte WBS tiden och inte heller hur de olika uppgifterna förhåller sig till varandra och prioritet. Det är där som PERT-scheman kommer in i bilden. PERT står för Program Evaluation Review Technique och är ett nätverksdiagram som visar utförandeordningen för arbetsgifterna.  
I demonstrationerna kommer vi främst att använda oss av PDM nätverk. Se artikeln härnedan för en jämförelse av PDM, PERT och CPM samt klippet som mer praktiskt visar skillnaden mellan PDM och CPM.

CHOOSING YOUR NETWORKING TECHNIQUE
https://www.pmi.org/learning/library/networking-technique-cpm-pert-pdm-5737

INTRODUCTION TO CPM NETWORK DIAGRAM
https://youtu.be/TDriHWnHkrE

Post-it metoden

Med Post-it metoden kan du eller din grupp på ett enkelt sätt skapa ett PERT-diagram. Det du behöver är post-its, skrivdon och en white-board samt markers. Varje arbetsuppgift får en enskild post-it och de placeras sedan ut på white-boarden. Använd din marker för att dra linjer mellan arbetsuppgifterna för att visa i vilken ordning de bör utföras och hur de hör ihop. Placera gärna om lapparna eller sudda och dra nya streck om arbetsuppgifter sitter fel, ändras, eller nya uppgifter tillkommer.

 Uppskatta tiden med botten upp

När arbetsuppgifterna finns nertecknade och är satta i relation till varandra är det desto enklare att planera tiden. När du planerar tidsåtgång kan du göra en s.k bottom-up där du först räknar ut vad alla löven av små uppgifter kan uppskattas kosta i fråga om tid. Det är viktigt att tänka på att alltid ha marginal för tidsplaneringen eftersom alla inte kan eller kommer att ta sig an sina uppgifter 100% effektivt. När du sedan har alla föreslagna tiderna av deluppgifterna så räknar du ihop dem för att komma tillbaka upp till grenarna dvs. de större uppgifterna och beräkna ungefär hur långt tid de kommer att ta med de resurser som tilldelats uppgifterna. 

Den kritiska vägen

PERT-schemat kommer att visa olika vägar för arbetet och den väg i nätverksdiagrammet som tar längst tid kallas även för den kritiska vägen. Det är genom att bevaka denna väg som projektledaren vet hur långt tid det kommer att ta, hur de ligger till med projektet när det är igång och om det hamnat ur fas med tidsplaneringen. Den marginal som finns i de andra vägarna innan de blir lika lång som den kritiska vägen kallas för slack. Se filmerna nedan för exempel på hur du kan räkna ut den kritiska vägen, samt hur lång tid de olika vägarna och aktiviteterna får ta. 

USE FORWARD AND BACKWARD PASS TO DETERMINE PROJECT DURATION AND CRITICAL PATH
https://youtu.be/4oDLMs11Exs

DETERMINE EARLY START (ES) AND EARLY FINNISH (EF) OF ACTIVITIES IN A PDM NETWORK
https://youtu.be/GRlXRYok3oQ

DETERMINE LATE START (LS) AND LATE FINNISH (LF) OF ACTIVITIES IN A PDM NETWORK
https://youtu.be/bobDz_Bh3tI

WHAT IS TOTAL FLOAT (TOTAL SLACK) AND HOW TO CALCULATE IT IN A NETWORK DIAGRAM
https://youtu.be/jmCc5VIMOro

WHAT IS FREE FLOAT (FREE SLACK) AND HOW TO CALCULATE IT IN A NETWORK DIAGRAM
https://youtu.be/ErsolVw9UKE

Successiv kalkylering

När vi använder oss av successiv kalkylering även känd som Lichtenbergs metod kan vi skapa oss en uppfattning om den förväntade tiden av hela sekvensen av aktiviteter från början till slut. För att få så trovärdiga uträkningar som möjligt så bör vi låta en grupp av bred attityd och kompetens, exempelvis projektgruppen bedöma tiden för uppgifterna. Det vi behöver veta här är den lägsta, mest sannolika och högsta tid aktiviteter kan uppskattas ta. Med dem värdena kan vi sedan räkna ut förväntad tid, varians och standardavvikelse. Videon nedan illustrerar och ger en tydlig förklaring på hur den successiva kalkyleringen går till. 

HOW TO CALCULATE EXPECTED DURATION, VARIANCE AND STANDARD DEVIATION OF AN ACTIVITY
https://youtu.be/_-rrXdPal8U

Gantt-schema

När PERT-schemat är färdigställt kan vi skapa ett Gantt-schema. I ditt Gantt-schema kan du följa upp hur arbetet fortlöper då det finns en tidsaxel och varje uppgift visas som horisontella staplar i schemat. I klippen nedan kan du se hur du kan skapa ett Gantt-schema, fördelar och nackdelar, de olika aktiviteternas förhållandena till varandra samt lite överkurs med att rita Gantt-schema med komplicerade föregångare. Det finns förstås en hel del mjukvara som kan hjälpa dig att göra Gantt-scheman. Eller templates att ladda ner till din Excell eller Numbers. Dessa kan ha lite olika sätt att visualisera uppföljningen av projekten. Sven Eklund föreslår i boken Arbeta i projekt att det bör finnas två staplar för varje aktivitet – en med den planerade tiden och en med det faktiska händelseförloppet.

HOW TO DRAW GANTT
https://youtu.be/NcOmJSrXYoQ

HOW TO DRAW A GANTT CHART WITH MORE COMPLICATED PREDECESSORS (lätt överkurs)
https://youtu.be/cBa8YPJvTn0

ADVANTAGES AND DISADVANTAGES WITH GANTT CHARTS
https://youtu.be/ZXSC71Cvznk

LOGICAL RELATIONSHIPS IN NETWORK DIAGRAMS ILLUSTRATED
https://youtu.be/P-5e0OgH9NE

GANTT.COM (mer om Gantt)
http://www.gantt.com/

KOMMUNIKATION

Plattformar och hjälpmedel

I ett projekt behöver vi mer än att kunna kommunicera våra visioner. Vi behöver också se till att kommunikationen fungerar i fråga om hur relevant information och resurser finns tillgängliga för teamet och i god tid dessutom. Det finns en mängd olika digitala hjälpmedel för att planera och kommunicera projekt. Ta reda på om det finns några särskilda verktyg som är branschstandard eller används på din framtida eller ideala arbetsplats.
Googles verktyg som drive, docs, sheets osv i kombination med e-post användes för planering och kommunikation under min praktiktid. För enskild uppgifts och tidsrapportering användes planeringsverktyget Smartsheet. När vi sedan gick in i produktion och filmade on location förlitade vi oss på analoga metoder som utskrivna dokument som manus, storyboard, script breakdown sheet och scripta-dokumenten, då det ofta finns begränsad tillgång till att strömförse och ladda elektronik. Exempel på script breakdown och scripta-dokumenten hittar du i mitt föregående inlägg om övergången mellan för och efterproduktion.

BRYGGAN MELLAN FÖRPRODUKTIONEN OCH EFTERPRODUKTIONEN
http://media.hv.se/kurser/ail/bryggan-mellan-forproduktionen-och-efterproduktionen/

Manus

Manuset är ett viktigt verktyg för att kommunicera och planera er story med vilka karaktärer som ska vara med, miljöer, händelseförlopp och budskap. Även om det kan finnas ett stort nöje och vissa fördelar med improvisation så krävs manus som bidrar till effektivitet och trygghet i produktionsstadiet samt en smidigare post-produktion som kommer göra klippare och klippassistenter glada. Det finns olika sätt att gå tillväga för att skapa ditt manus och du hittar en bra beskrivning och tips på hur det kan göras i länken nedan.

HOW TO WRITE MOVIE SCRIPTS
https://www.wikihow.com/Write-Movie-Scripts

Lite bonus om att introducera dina karaktärer i manuset. En skicklig manusförfattare förstår att en karaktär sällan byggs genom fysiska attribut utan om kontexten vi möter denne i, hur den interagerar med omvärlden och händelseförloppet.

HOW TO INTRODUCE CHARACTERS IN A SCREENPLAY
https://www.youtube.com/watch?v=q4GrVg-MwSc

Storyboard

En metod som kan vara viktig för planering av kreativa projekt är storyboards. De möjliggör en visuell översikt över filmen som ska göras och styra in teamet mot samma vision. Den bör vara enkel och tydlig, och kan vara lite serietidningsaktig. Det finns en mängd tutorials och storyboard templates tillgängliga online och du behöver absolut inte vara “bra” på att måla. Trent Kaniuga är en Concept artist och i en av sina videos, som länkas nedan, tar han upp några enkla men kraftfulla knep kring perspektiv, komposition, fokus, djup, känsla m.m. vilket är användbart för att utveckla samt förbättra storyboards och bildspråk i allmänhet.

SECRETS OF THUMBNAIL DRAWING

https://www.youtube.com/watch?v=LREZ2dSTZLQ

PLANERING AV FILMINSPELNING

Shot list

Om ni ska producera live-action film kan en shot list vara en verklig life saver och viktig för att kunna göra ett logiskt inspelningsschema. En shot list är helt enkelt en lista på alla de klipp som ska fångas och inkluderar bl.a. utrustning och vinklar. Detta är främst viktigt för regissören och de som riggar upp scenen, samt projektledare och scripta, men kan även vara till hjälp för övriga teamet så att t.ex. skådespelaren kan förbereda sig mentalt och smink och kostym vet var de ska lägga särskilt fokus. Nedan följer en snabb tutorial på hur du kan göra en shot list. De baserar sin shot list på manuset och gör sedan en storyboard, men det går även att skapa en storyboard innan och använda den för att göra en shot list. Notera att de kan vara mer avancerade och se ut på olika sätt, så googla gärna “shot list template” för ytterligare inspiration.

TUTORIAL ON HOW TO CREATE  A SHOT LIST
https://www.youtube.com/watch?v=flUkcIzLzY4

Shooting schedule

För att göra en film krävs noggrann planering så att teamet är förberedda på allt, eller nästan allt i alla fall. Detta klipp tar upp saker som är bra att tänka på inför att göra ett inspelningsschema.

5 KEYS TO PREPPING A SHOOTING SCHEDULE
https://www.youtube.com/watch?v=PzhW2VsI3gA

Det finns ett verktyg från StudioBinder som finns som gratisversion men är då begränsat till ett projekt. Kolla in intro-videon och testa gärna!

FILM SCHEDULING: HOW TO MAKE A SHOOTING SCHEDULE USING A STRIPBOARD
https://www.youtube.com/watch?v=w9KmYOUNwKA

Mer om det hittar du på deras blogg.
https://www.studiobinder.com/blog/shooting-schedule-stripboard/


Location scouting

Nedanstående två klipp tar upp lite råd kring sådant som är bra att ha i åtanke när det är dags att söka inspelningsplats.

8 KEYS TO LOCATION SCOUTING LIKE A PRO
https://www.youtube.com/watch?v=wr-7PwdMaWk

8 Film & TV Location Scout & Management Tips
https://www.youtube.com/watch?v=5wYeky964PY

Spela in film på natten

Vissa inspelningar kanske behöver ske nattetid. Det ställer helt andra krav på utrustningen och teamet och kräver därför extra noggrann planering. Se klippet nedan för lite tips på vad ni ska tänka på om ni spelar in film på natten.

9 FILM TECHNIQUES FOR SHOOTING AT NIGHT
https://www.youtube.com/watch?v=0ah-RYdqY6Q

Call sheets

Ett dagsbesked är ett schema över varje inspelningsdag med kallelsetid för skådespelare samt information om övriga teamets arbetstider, inspelningsplatserna, transporter m.m.

THE ANATOMY OF A CALL SHEET
https://www.youtube.com/watch?v=1pDuuOtgvS4

Filmplanering på svenska
På Voodofilm kan du hitta ytterliga dokument för planering av film (alla talar svenska!) och fler tips för att göra både filmen men också vägen dit så smidig som möjligt.

VOODOOFILM.COM
http://www.voodoofilm.org/blanketter/

Avslutningsvis

Det bästa sättet att optimera sitt arbete inom projekt är att kontinuerligt utvärdera vad som fungerar bra och vad som skulle kunna förbättras, att vara villig att testa nya metoder och verktyg för att sedan förkasta eller förbättra. Tillåt de olika faserna att få ta sin tid, ha inte bråttom med planeringen, se till att ni har marginaler i schemat så att eventuella förseningar och oförutsedda händelser inte orsakar risk att missa deadline. Lycka till med era projekt!


REFERENSER (in order of appearance)

Eklund, S. (2014). Arbeta i projekt – individen, gruppen ledaren. Lund: Studentlitteratur AB.

PROJECT MANAGEMENT PLAYLIST
https://www.youtube.com/playlist?list=PLOAuB8dR35oeyKU0ojIxD8Muf6Mwc8ugW

WHAT IS A WORK BREAKDOWN STRUCTURE (WBS)
https://www.youtube.com/watch?v=4h09ZT0lT8M&index=23&list=PLOAuB8dR35oeyKU0ojIxD8Muf6Mwc8ugW

INTRODUCTION TO PMI NUMBERING SYSTEM FOR A WORK BREAKDOWN STRUCTURE
https://youtu.be/Ao8X0nsmqoo

Cantor, J. Valencia, P. (2004). Inspired 3D Short Film Production. Boston: Thomson Course Technology.

WBS-TOOL
http://www.wbstool.com/WBSEditor.php

RESOURCE HISTOGRAM EXPLAINED FOR PROJECT MANAGEMENT
https://youtu.be/NwyCTXQraLk

CHOOSING YOUR NETWORKING TECHNIQUE
https://www.pmi.org/learning/library/networking-technique-cpm-pert-pdm-5737

INTRODUCTION TO CPM NETWORK DIAGRAM
https://youtu.be/TDriHWnHkrE 

USE FORWARD AND BACKWARD PASS TO DETERMINE PROJECT DURATION AND CRITICAL PATH
https://youtu.be/4oDLMs11Exs

DETERMINE EARLY START (ES) AND EARLY FINNISH (EF) OF ACTIVITIES IN A PDM NETWORK
https://youtu.be/GRlXRYok3oQ

DETERMINE LATE START (LS) AND LATE FINNISH (LF) OF ACTIVITIES IN A PDM NETWORK
https://youtu.be/bobDz_Bh3tI

WHAT IS TOTAL FLOAT (TOTAL SLACK) AND HOW TO CALCULATE IT IN A NETWORK DIAGRAM
https://youtu.be/jmCc5VIMOro

WHAT IS FREE FLOAT (FREE SLACK) AND HOW TO CALCULATE IT IN A NETWORK DIAGRAM
https://youtu.be/ErsolVw9UKE

HOW TO CALCULATE EXPECTED DURATION, VARIANCE AND STANDARD DEVIATION OF AN ACTIVITY
https://youtu.be/_-rrXdPal8U

HOW TO DRAW GANTT
https://youtu.be/NcOmJSrXYoQ

HOW TO DRAW A GANTT CHART WITH MORE COMPLICATED PREDECESSORS
https://youtu.be/cBa8YPJvTn0

ADVANTAGES AND DISADVANTAGES WITH GANTT CHARTS
https://youtu.be/ZXSC71Cvznk

LOGICAL RELATIONSHIPS IN NETWORK DIAGRAMS ILLUSTRATED
https://youtu.be/P-5e0OgH9NE

GANTT.COM
http://www.gantt.com/

BRYGGAN MELLAN FÖRPRODUKTIONEN OCH EFTERPRODUKTIONEN
http://media.hv.se/kurser/ail/bryggan-mellan-forproduktionen-och-efterproduktionen/

HOW TO WRITE MOVIE SCRIPTS
https://www.wikihow.com/Write-Movie-Scripts

HOW TO INTRODUCE CHARACTERS IN A SCREENPLAY
https://www.youtube.com/watch?v=q4GrVg-MwSc

SECRETS OF THUMBNAIL DRAWING
https://www.youtube.com/watch?v=LREZ2dSTZLQ

TUTORIAL ON HOW TO CREATE  A SHOT LIST
https://www.youtube.com/watch?v=flUkcIzLzY4

5 KEYS TO PREPPING A SHOOTING SCHEDULE
https://www.youtube.com/watch?v=PzhW2VsI3gA

FILM SCHEDULING: HOW TO MAKE A SHOOTING SCHEDULE USING A STRIPBOARD
https://www.youtube.com/watch?v=w9KmYOUNwKA

STUDIO BINDER BLOG
https://www.studiobinder.com/blog/shooting-schedule-stripboard/

8 KEYS TO LOCATION SCOUTING LIKE A PRO
https://www.youtube.com/watch?v=wr-7PwdMaWk

8 FILM & TV LOCATION SCOUT & MANAGEMENT TIPS
https://www.youtube.com/watch?v=5wYeky964PY

9 FILM TECHNIQUES FOR SHOOTING AT NIGHT https://www.youtube.com/watch?v=0ah-RYdqY6Q

THE ANATOMY OF A CALL SHEET
https://www.youtube.com/watch?v=1pDuuOtgvS4

VOODOOFILM.COM
http://www.voodoofilm.org/blanketter/