AiL-kurser

Digitala medier och 3D-animation och visualisering

Projekt

Projekt

Agila ramverk

Av: Elin Hedlund

Introduktion

Många företag jobbar i projektform, speciellt inom IT-branschen men även inom många andra områden. När man väl kommer ut i arbetslivet kan det vara av stor vikt att åtminstone ha hört talas om det olika processer och metoder som finns för att känna sig förberedd på hur just den arbetsplatsen lägger upp sitt arbete, både i grupp och på individnivå. I denna text kommer du kunna läsa om skillnaden mellan en mer traditionell projekthantering gentemot ett mer modernt sätt att arbeta i projekt. Du kommer även kunna läsa om mer ingående ramverk man kan använda sig utav i ett projektarbete.

Read More


Projektplanering och filminspelning

Lovisa Sandhu, DIM15
“Det är alltså en fråga om att värna om kreativiteten genom att inse att
planeringen inte är en begränsning för den, utan snarare en förutsättning.”

I denna OER (Open Educational Resource) möter vi olika metoder för ta sig an och skapa struktur i projekt. Denna OER består av tre delar och även om de två senare delarna främst fokuserar på film och planering av live-action inspelning så finns det även mycket som är applicerbart även på andra projekt, t.ex. verktygen för kommunikation, storyboard och manus.

Read More

Planera och sluta prokrastinera med Trello

Kajsa Rask

Planering, det är något som ofta krävs oavsett om det gäller händelser i vardagen, en skrivuppgift eller ett projekt inom utbildning eller arbete. Att planera och ha framförhållning kan kännas som en börda. Samtidigt är det ofta man hamnar i situationer där man känner tidspress. Det kan handla om julklapparna som inte inhandlats ens när tredje ljuset är tänt eller om dokumentet som endast nått en halv sida när det är en vecka kvar till inlämning.

Oavsett hur många gånger man hört olika råd om att börja i tid, planera ordentligt och att inte skjuta upp saker hamnar man om och om igen i samma sits. Under min utbildning har jag i projekt mött många olika planeringsverktyg. Men först på min praktikplats hittade jag ett som passade mig, Trello. Därför ber jag dig nu att en sista gång faktiskt lyssna på vad du får lära dig om planering och att implementera det i ditt liv. Att otaliga gånger känna oro över uppgifter är inte värt det.

-More-

Prokrastinering

Psykologers allmänna förklaring av att prokrastinera, eller skjuta upp, innebär att man medvetet väljer att fördröja utförandet av åtaganden trots att man vet att det har negativa effekter (Flett, Haghbin, Pychyl, 2016, s.170). Prokrastineringen kan anses uppkomma från människans önskan om att ha det bra i stunden (Rosensköld, 2017). Även om det kan kännas bra för stunden kan prokrastinering få flera negativa följder. Flett, Haghbin och Pychyl skriver om hur det tidigare konstaterats att prokrastinering kan leda till olika former av negativ påverkan på hälsan, såsom oro, men att det också kan leda till av nedsatt sysselsättning (Flett, Haghbin, Pychyl, 2016, s.170). Prokrastinering anses vara vanligt bland studenter som studerar på eftergymnasial nivå (Flett, Haghbin, Pychyl, 2016, s.174). Anledningen till detta förklaras vara oförmåga att anpassa sig till situationer som är stressande eller som ställer höga krav (a.a.).

Dorotea Pettersson, entreprenör, förklarar i en intervju att det är vanligt att man rättfärdigar sin prokrastinering genom att tänka på alla de gånger man lyckats med att skjuta upp saker men ändå lösa dem (Rosensköld, 2017). För att sluta prokrastinera bör man istället försöka föreställa sig den obehagliga känslan av att vara stressad. För att minska risken för prokrastinering kan man också jämföra känslan med de positiva känslorna från att faktiskt utföra en uppgift i tid (a.a.).

Kopplat till ämnet prokrastinering pratar Pettersson om prestationsångest. Prestationsångest innebär rädsla över att misslyckas eller att inte leva upp till förväntningar (Barn- och ungdomspsykiatri, 2015). Prestationsångesten leder till negativa tankar och känslor om det som har eller ska skapas (a.a.). Barn- och ungdomspsykiatrin (BUP) konstaterar att prestationsångest kan bero på höga krav och önskan att uppnå perfektion (Barn- och ungdomspsykiatri, 2015). Petterson förklarar att det är viktigt att kunna nöja sig med ”good enough”, alltså något som är tillräckligt bra.

För att motverka prokrastinering föreslår Alexander Rozental att man avskärmar sig från olika störningsmoment som påverkar arbetsmiljön (Rozental, 2016). Istället förklaras det att telefonen, som ofta är ett av störningsmomenten, kan användas i belöningssyfte (a.a.). För att fungera effektivt bör en belöning utfärdats när man nått ett delmål (a.a.). På så vis bidrar belöningen också till fortsatt arbete förklarar Rozental (a.a.). Entreprenören Pettersson förklarar dock att det första man bör göra för att motarbeta prokrastinering är att skriva ned vad som behöver göras (Rosensköld, 2017). Detta kan alltså innebära att planera inför sina åtaganden.

Planering

Att planera innefattar bland annat att urskilja arbetsuppgifter samt att fördela dem mellan de personer som är involverade i uppgiften (Eklund, 2011, s.147). Genom att planera kommer man också igång med arbetet och kan få en tydligare bild av vad åtagandet innebär (Wikberg Nilsson, Ericson & Törlind, 2015, s.36). Louise Engström, Redaktör vid 1177 Vårdguiden förklarar att stress kan minskas med hjälp av planering och organisering (Engström, 2018).

En planering kan innehålla mål, aktiviteter, ansvarsområden och tidsplan (Wikberg Nilsson, Ericson & Törlind, 2015, s.37). Att planera digitalt har flera fördelar (Eklund, 2011, s.154). Genom att en planerings olika delkomponenter är skapade med digitala verktyg kan man under arbetsprocessen förändra och addera till innehållet. Detta kan vara viktigt då ett projekt ofta behövs förändras både beträffande innehåll och omfattning (Wikberg Nilsson, Ericson & Törlind, 2015, s.37).

I Trello kan man skapa planeringstavlor som är uppbyggda av listor som innehåller kort för varje uppgift som behövs utföras. Korten fungerar ungefär som digitala post-it-lappar då dem går att flytta fram och tillbaka. Som jag ser det finns det framförallt två olika sätt att använda en tavla i Trello. Ett av dem innebär mer manövrering än det andra men kan därför samtidigt också skapa belöningskänslor. Detta flexibla läge passar vid vardagsuppgifter och innebär att man flyttar uppgiftskorten mellan listor som ”att göra”, ”dagens uppgifter”, ”att avvakta med” och ”färdiga uppgifter” baserat på hur arbetet fortskrider. Ska man istället planera för ett projekt som till exempel är uppdelat i olika faser kan man skapa en lista för varje fas, såsom ”förproduktion”, ”produktion” och ”efterproduktion”. I dessa listor placerar man sedan korten för varje uppgift och låter dem ligga kvar även när de är utförda för att få en bättre överblick av projektet. De olika arbetssätten eller begreppen ”fast” och ”flexibel” är inget som diskuteras av Trello. Istället är det olika arbetssätt som jag fått lära mig på min praktikplats.

En mer flexibel tavla där man flyttar korten utefter hur arbetet går

En mer fast tavla där korten alltid är placerade under den fas de tillhör

Att även inkludera delmål i en planering kan bidra till effektivitet och fungera som belöningsmetod (Hallberg, 2015). Linda Hallberg förklarar att när man uppnår delmål skapas belöningskänslor (a.a.). Anledningen till detta är kroppens produktion av dopamin (Marchese, 2016). Lauren Marchese förklarar att varje gång man anser att man lyckats med något så utsöndrar hjärnan signalsubstansen (a.a.). För att förstärka känslan och binda den till ett planeringsverktyg krävs att det finns funktioner som möjliggör detta (a.a.). Ett exempel på funktioner som ger upphov till utsöndring av dopamin är checklistor som kan bockas av (a.a.). Att delmål skapas och nås bidrar också till att öka chansen för att det slutliga målet uppnås (a.a.). Detta beror på att dopamin är kopplat till känslor som motivation vilket skapar ett kretslopp som ger skäl för att uppnå fler mål (a.a.).

I Trello finns ett flertal sätt att visualisera att man lyckats med något. I ett Trellokort kan man skapa checklistor som går att bocka av. Om det finns flera uppgifter listade i en checklista visas också en förloppsindikator som fylls i och ändrar färg utefter antalet i bockade uppgifter. En likadan kryssruta som i checklistorna finns också att bocka i för att markera att en uppgift är utförd inom deadline. Hos mig skapas också en belöningskänsla när jag flyttar ett färdigt kort till listan ”färdiga uppgifter”.

Ett Trellokort som flyttas till listan för ”färdiga uppgifter”

En checklista där sista kryssrutan bockas i. Listan når 100%

Något som kan ha koppling till delmål är tidsplaneringen. Genom att sätta deadlines för arbetsuppgifter skapas samma belöningsförmåga som vid delmål när de blir utförda i tid (Alphov, 2018). Att sätta deadlines förklarar Michael Alphov, föreläsare inom effektivitet, bidrar till att risken för prokrastinering minskar. Vidare förklaras att tankekapaciteten då istället kan användas åt att utföra istället för att älta det ogjorda. Att skapa en tidsplan menar Alphov också kan minska stressen genom att man får en tydlig överblick av vad som behöver göras och när.

Åtaganden som finns med i en planering men som inte har ett slutdatum anses kunna vara mentalt dränerande och leda till ökad stress eftersom de mentalt gör intrång på den eller de uppgifter som är planerade att utföra under dagen. Med tydliga deadlines blir det lättare att prioritera men också att veta när man har tid att addera fler uppgifter (a.a.). För att uppnå dessa fördelar kan man i Trello sätta deadlines på sina kort. Funktionen i sig har dessutom flera smarta hjälpmedel. En av dessa är att man kan tidsplanera i detalj tack vare att sluttiden för ett kort kan markeras med både tid och datum. När man satt deadlines på alla sina kort får man också en tydlig överblick över hur uppgifterna ska prioriteras. Detta tack vare att färdiga uppgifter markeras med grönt, sena med rött och de som löper ut inom ett dygn med gult.

Förfallodatum för kort.

Något jag anser är viktigt att ha i åtanke när man skapar en tidsplan är att ge sig själv mer tid än vad man tror sig behöva. Om flera deadlines närmar sig samtidigt tror jag att de istället kan ha en negativ inverkan och leda till stress. Att dela upp sluttiderna med marginal är nog alltså avgörande för att det ska bidra till positiva effekter. När man sedan också slutför åtagandet innan den tid eller det datum som är satt kan samma belöningskänsla som tidigare nämnts uppstå. Speciellt viktigt anser jag detta vara om man ska använda sig av Trello. Att mötas av ett flöde av rödmarkerade Trellokort kan nog ha motsatt effekt för många.

Det är också viktigt att veta att planering inte kommer att lösa all stress. Detta beror på att det också finns osynliga arbetsuppgifter som tar av den mentala kapaciteten då de förväntas från en (Ryder, 2018). Dessa inkluderar bland annat återkommande åtaganden som att hälsa på folk först, boka resurser eller att utföra uppgifter som man anses vara snabbare eller duktigare på än andra (a.a.). För att motverka att alltid ha hand om de osynliga men socialt viktiga uppgifterna bör man kommunicera problemet (a.a.). Därefter rekommenderar Ryder att man inför ett schema där dessa uppgifter delas upp under olika perioder (a.a.).

Kommunikation

Om det man planerar för är ett projekt eller en uppgift som involverar andra personer är även kommunikation en viktig del för att skapa en bra arbetsmiljö. Wikberg Nilsson, Ericson och Törlind skriver menar att projekt ofta är beroende av en god kommunikation (Wikberg Nilsson, Ericson & Törlind, 2015, s.41).

It-företaget Meltwater listar i ett blogginlägg de fyra viktigaste aspekterna för att uppnå en fungerande internkommunikation (Meltwater, 2016). I texten förklaras att syftet med kommunikationen bör vara att informera involverade personer om vad som sker i arbetet i gruppen (a.a.). I Trello finns det flera funktioner som möjliggör för ett bra samarbete. Bland annat kan man använda tavlor och kort tillsammans med ett obegränsat antal medlemmar. En funktion som också bidrar till att uppnå vad Meltwater diskuterar är möjligheten att kommentera Trellokort. I en kommentar kan man skriva hur arbetet fortlöper eller hur man ska gå vidare med något. För att koncentrera kommunikationen mellan medlemmar ytterligare kan man också nämna en person i ett kort genom att lägga till dennes namntagg i en kommentar. Medlemmen får då en avisering vilket också möjliggör för en snabb kommunikation.

En del i projektplaneringen och kommunikationen innebär också uppdelning av resurser. Även detta kan utföras i Trello genom att man kan binda en eller flera medlemmar till ett kort. Om man visualiserar ett projekt i Trello är det också möjligt att bedöma hur jämn fördelningen mellan arbetsuppgifter är. Detta kan göras genom att trycka på bokstaven ”F” på tangentbordet efter att man tilldelat medlemmarna uppgifter. Bokstaven ”f” visar filtrering där man kan välja att visa de kort som är placerade på en persons ansvar. För att snabbt se sina egna åtaganden trycker man på bokstaven ”Q” på tangentbordet. Utefter detta kan man sedan jämföra om det krävs någon omfördelning mellan uppgifterna.

En kommentar som innehåller en tagg och en medlem som tilldelas kortet

Förhoppningsvis har du nu börjat fundera över hur du hanterar prokrastinering och planering. Om du vill försöka förändra din situation till det bättre kan du komma igång med Trello genom att utföra nedanstående Workshop. Lycka till!

Workshop

  1. Skapa ett konto på Trello.com och logga in.
  2. Skapa en tavla. Ge den ett namn och välj en bakgrund som motiverar dig.
  3. Fundera över om du i din tavla kommer vilja flytta kort utefter hur arbetet fortlöper eller om de alltid ska vara placerade i samma lista. I en mer fast lista ligger trellokorten alltid kvar på samma plats oavsett om de är färdiga eller inte. En fast lista kan passa om du ska skapa en projektplanering som är uppdelad i till exempel förproduktion, produktion och efterproduktion. Handlar det om vardagsuppgifter kan det vara bättre med flexibla listor i form av ”arbetsuppgifter”, ”att göra idag”, ”avvakta med” och ”färdiga uppgifter” där du drar korten mellan listorna baserat på hur arbetet går.
  4. Skapa en eller flera listor i din tavla.
  5. Lägg till minst två kort i listan/listorna.
  6. Lägg till ett förfallodatum för ett kort.
  7. Skapa en checklista i ett Trellokort.
  8. Sök efter ett namn vid symbolen ”bjud in till tavla”. Om du hittar en användare som du känner och som ska vara involverad i arbetet kan du trycka på ”bjud in till tavla”.
  9. Lägg till dig själv som medlem på ett kort. Detta kan göras om man är flera i en tavla och vill fördela uppgifterna mellan medlemmarna. Låt det andra kortet vara otilldelat.
  10. Tryck på ”Q” på tangentbordet för att filtrera tavlan så att endast din uppgift syns. Kortet som inte är tilldelat till någon medlem blir osynligt. Tryck på Q för att visa alla kort igen.
  11. Bocka i förfallodatumet på ett kort för att visa att du är färdig med en uppgift. Det ger dig kanske lite glädje eller motivation tack vare dopaminet som frigörs när du bockar i checkrutor.

Lär dig mer

Om du behöver mer stöttning eller vill veta mer om Trello finns det mycket hjälp att samla online. Trello själva har skapat flera förklarande videor som förklarar verktygets olika delar i detalj. Observera att videorna är på engelska och visar även den engelska versionen av programmet.

Trello Webinar

Trello har även en rundtursguide som är skriven på svenska men visar den engelska versionen av verktyget. På Trellos blogg finns också en mängd tips om både produktivitet och verktyget i sig.

En rundtur av Trello
Trellos blogg

Det finns även information om verktyget på svenska. På Youtube har användaren Louise Larsson skapat en guide om Trello. Den är troligtvis tänkt för kollegor eller andra som är involverade i projektet som nämns. Samtidigt visar den en del bra och viktiga grunder för användning av verktyget som kan vara bra att ta del av.

 

Referenser

Alphov, M. (2018-02-09). 4 anledningar till att alltid sätta en deadline. [Elektronisk] Tillgänglig: https://michaelalphov.se/4-anledningar-till-att-alltid-satta-en-deadline/. [2018-11-02].

Arbetsmiljöverket (2016). Arbetsorsakade besvär 2016 (Arbetsmiljöstatistik Rapport 2016:3). Stockholm: Arbetsmiljöverket. [Elektronisk] Tillgänglig: https://www.av.se/globalassets/filer/statistik/arbetsorsakade-besvar-2016/arbetsmiljostatistik-arbetsorsakade-besvar-2016-rapport-2016-3.pdf. [2018-10-15].

Barn- och ungdomspsykiatri (BUP) (2015-05-12). Prestationsångest. [Elektronisk] Tillgänglig: http://www.bup.se/sv/Rad-och-fakta/Artiklar/Prestationsangest/. [2018-11-02].

Eklund, S. (2011). Arbeta i projekt – individen, gruppen, ledaren. 4.uppl. Lund: Studentlitteratur.

Engström, L. (2018-01-25). Stress. [Elektronisk] Tillgänglig: https://www.1177.se/Vastra-Gotaland/Fakta-och-rad/Sjukdomar/Stress/. [2018-10-22].

Flett, A. L., Haghbin, M., Pychyl, T. A. (2016). Procrastination and depression from a cognitive perspective: An exploration of the associations among procrastinatory automatic thoughts, rumination, and mindfulness. [Elektronisk] Journal of Rational-Emotive & Cognitive-Behavior Therapy, vol. 34(3), ss. 169-186. Tillgänglig: Springer Link [2018-11-02]. DOI: 10.1007/s10942-016-0235-1.

Hallberg, L. (2015-11-11). Struktur och delmål för att minska stress. [Elektronisk] Tillgänglig: https://www.specialnest.se/forskning/struktur-och-delmal-att-minska-stress. [2018-11-02].

Marchese, L. (2016-01-27). The Psychology of Checklists: Why Setting Small Goals Motivates Us to Accomplish Bigger Things. [Elektronisk] Tillgänglig: https://blog.trello.com/the-psychology-of-checklists-why-setting-small-goals-motivates-us-to-accomplish-bigger-things. [2018-11-03].

Meltwater (2016-03-17). Fyra steg till effektiv intern kommunikation. [Elektronisk] Tillgänglig: https://www.meltwater.com/se/blogg/fyra-steg-till-effektiv-intern-kommunikation/. [2018-11-03].

Rosensköld, G. (2017-03-26). Tidscoachen: 5 knep för att sluta prokrastinera – nu!. [Elektronisk] Tillgänglig: https://www.breakit.se/artikel/6995/tidscoachen-5-knep-for-att-sluta-prokrastinera-nu. [2018-11-02].

Rozental, A. (2013-12-26). Smart målsättning. [Elektronisk] Tillgänglig: http://www.psykologifabriken.se/smart-malsattning/. [2018-11-03].

Rozental, A. (2016-04-21). Sex steg för att sluta skjuta upp. [Elektronisk] Tillgänglig: http://www.psykologifabriken.se/sex-steg-for-att-sluta-skjuta-upp/. [2018-11-02].

Ryder, L. (2018-09-28). That Stress You Feel? It’s A ‘Mental Load’ Of Invisible Work That Needs Talking About. [Elektronisk] Tillgänglig: https://blog.trello.com/mental-load-invisible-work-stress. [2018-11-02].

Wikberg Nilsson, Å., Ericson. Å., Törlind, P. (2015). Design – Process och metod. Lund: Studentlitteratur.

Att föra den interna kommunikationen

Madeleine Mattsson
Högskolan Väst
ALM400, HT2018

Oavsett om man arbetar på ett stort företag/inom en stor projektgrupp eller mindre projektgrupp, är det viktigt att ha en god kommunikation med de övriga på företaget eller projektgruppen. Jag har nu varit på en praktikplats i 10 veckor och har upptäckt och förstått vikten i den interna kommunikationen för att lyckas med de uppdrag eller projekt man arbetar med. Som Sven Eklund förklarar, att en god kommunikation är centralt för att hantera projektets olika processer (2011, s. 106).

I denna OER ska jag därför presentera olika slags sätt att föra den interna kommunikationen på, med hjälp av olika verktyg. Jag kommer i även dra slutsatser kring deras olika för- och nackdelar. Jag kommer till sist framföra en enkel övning, på hur man kan ta till sig de olika kommunikationsverktygen och vad som kan passa bäst för dig och din arbetsplats/projektgrupp. Men det viktigaste av allt, att du och din arbetsgrupp bildar er en egen uppfattning kring verktygen och förstår vikten i intern kommunikation.

Read More

Agil Projektledning (en introduktion)

//John Danielsson

Introduktion:

Kärnan i ett projekt som består av mer än en person är ledarskap och kommunikation. Det finns många metoder och modeller som används för att strukturera ett projekt, alla är dom formade för olika ändamål/organisering/produktion vilket kan göra det svårt att hitta en metod som funkar bäst till den specifika arbetsuppgiften man själv vill utföra. Jag hade tänkt berätta lite om en arbetsmodell som jag upplevde fungerade exceptionellt bra och effektivt under min praktik som 3d-grafiker och animatör tillsammans med mina åtta medarbetare. Jag skriver om en Agil arbetsmodell. Agil betyder i grund och botten flexibel vars vanligaste användningsområde går att finna inom systemutvecklingen(wikipedia). På senare år har denna metod spridits och applicerats på många andra digitalt relaterade yrken. Det finns ett flertal grundpelare som är värda att känna till, jag tänker nämna fyra stycken som sidan Wenell påstår utmärker en agil/flexibel arbetsmetodik:

-Individer och samspel framför ​metoder, processer och verktyg. (wenell)

Det är viktigt hur de i gruppen mår rent psykiskt, ett exempel på att upprätthålla en god psykisk hälsa är att vid systematiskt angivna tidpunkter låta varje medlem utvärdera sitt egna välmående. På min praktik sattes en skala mellan 1-10 på ”Hur mår jag med mig själv”, ”Hur mår jag med att ha jobbat med detta projekt” samt ”hur mår jag utifrån externa faktorer” en gång varje månad. Projektledaren har här möjlighet att se hur individen mår och därmed agera och försöka åtgärda problemet i ett tidigt stadie. Samspel mellan de i gruppen kan enkelt upprätthållas med exempelvis mallar för hur man ska ge feedback till varann, förutbestämda regler som man i gruppen är överens om eller liknande. Minimera möjlighet för missförstånd!


-Andvändbart resultat framför​ omfattande dokumentation. (wenell)

”Minimal Vibal Product” eller minimalt genomförbard produkt (mvp) är ett begrepp som ska försöka minimera misslyckande av att leverera en produkt. bättre att leverera något avskalat och minimalt men fungerande, snarare än att inte kunna leverera något alls.


-Kundsamarbete framför ​kontraktförhandlingar.​ (wenell)

Nog för att det kan vara bra med kontrakt i enklare former, men vad som verkligen hjälper under produktionen är att ha beställaren på plats. Det går så mycket fortare att jobba fram något som beställaren önskar samtidigt som man kan sätta denne på “tråkiga” uppgifter som man inte behöver någon unik kompetens för att utföra. (exempelvis spridningsscheman/klockningar och liknande)

-Anpassning till förändring ​framför att följa en statisk plan. (wenell)

Tanken är egentligen att världen i sig inte är specifikt “statisk”, det kan alltid uppstå förändringar och problem på vägen så att vara på tå och ha underlag/struktur för att kunna ändra i sitt projekt om problem skulle uppstå. Det är nödvändigare än att till punkt och pricka följa ett statisk och låst ramverk som man nödvändigtvis inte behöver tjäna på att upprätthålla.

En till sak värd att nämna är att om hela denna modell ska kunna upprätthållas och styras av projektledaren så krävs det att alla i gruppen känner till hur denna modell funkar, så att inget ska tas personligt eller missförstås. Arbete under ansvar är även en grundpelare jag skulle vilja flika in med som en del av den agila arbetsprocessen. Som projektledare måste man utgå ifrån att sina medarbetare vill och gör sitt bästa och har kompetensen för att utföra sitt yrke. Ens roll som projektledare är att se helheten, inte att fastna för mindre detaljer som specialisten/yrkesutövaren lätt kan göra. Att man som projektledare inte ser sitt arbetslag som marionettdockor utan mer som en orkester. Att dirigera hur orkestern ska spela för att komma till slut, inte visa hur dom ska spela sitt individuella instrumentet. Att få det ansvaret att spela sitt instrument själv och i sin tur tillåta sig bli dirigerad så som jag blev, resulterade i att jag kunde leverera beställningar på en nivå, professionell nog att representeras av min arbetsplats. Något som jag inte hade varit kapabel att göra utan diregentpinnen.

Referenser:

http://www.wenell.se/wp-content/uploads/2016/09/agile-radikal-revolution-eller-enkel-evolution-mats-nyman-2010.pdf [Hämtad 15/1-2018]

https://sv.wikipedia.org/wiki/Agil_systemutveckling  [Hämtad 15/1-2018]

En introduktion till Trello

Jakob Voldberg

Introduktion
Att driva projekt, stora som små, kan vara svårt. Saker ska planeras, strukturera, fördelas, kommas ihåg och följas upp. För att klara av dessa situationer finns det olika digitala verktyg som ska hjälpa till med organiseringen och fungera som en projektbas. Problemet med många av dessa verktyg är att det är ett projekt i sig att lära sig dem och vem har tid till det? Ett annat problem är att de kan kosta pengar vilket gör att man inte sätter sig in i programmen för än man blir tvungen. Trello är det digitala planeringsverktyget som löser dessa problem och gör planering enkelt och effektiv. Nyckeln till Trellos användarvänlighet finns i designen. Hemsidans har endast relevanta knappar synliga i de olika vyerna vilket gör att användaren känner sig i kontroll och behöver inte leta efter funktioner (Norman, 1998, s. 17). Knapparnas utseende ger också starka visuella ledtrådar på hur de ska användas. Allt som går att trycka ändrar färg när du håller över det något som indikerar interaktion Norman, 1998, s. 9).

Read More

Kommunikationsverktyg i ett projekt

Kommunikationsverktyg i ett projekt

av Jesper Eliasson
Högskolan Väst
ALM400
HT2017

 

Introduktion

Många element spelar in i ett framgångsrikt projekt. Man behöver en bra projektledare, ett väl utformat schema, kompetens bland medlemmarna och en bra sammanhållen känsla mellan projektets medlemmar. Men allt detta återkopplas till det som är A och O inom ett projekt, kommunikationen. Utan en bra kommunikation mellan projektmedlemmarna så kommer i största sannolikhet resultatet försämras, deadlines kommer inte hållas och konflikter kommer att uppstå. Kommunikationen mellan kunden och projektgruppen är också väldigt viktigt för att kunna uppnå det förväntande resultatet men också för att göra processen så enkel som möjligt.

I denna OER kommer jag ta upp olika verktyg som underlättar kommunikationen inom projektet och jämtemot kunden. Dessa verktyg har använts i olika projekt i skolan men vi har inte gått in på djupet om vad dessa verktyg gör och hur dem kan appliceras till arbetet.

Denna OER kommer avslutas med en övning som hjälper dig att bestämma dig över vilket verktyg som passar ditt arbetssätt bäst.

 

Trello

Post-it lappar är något som är och har varit användbart i projektarbeten i många år. Att sätta upp post-it lappar på en vägg är en enkel och effektiv lösning för att styra upp ett projekt och få en struktur på processen. Just denna tanke hade Joel Spolsky och Michael Pryor när dem grundade Trello 2011 då dem ville applicera denna metod digitalt i form av en app (Prive, 2016).

Trello har idag över 25 miljoner användare och det är ganska självklart varför detta verktyg har blivit så populärt (Pryor, 2017). Trello har ett flertal användbara lösningar för att underlätta arbetet i ett projekt. I Trello kan du skapa ”kort” vilket du kan använda till vad du själv vill men oftast så representerar ett kort, ett element eller ett steg i projektet. I dessa kort så kan man lägga till en beskrivning, checklistor och bilagor kopplade till kortet. Man kan också lägga till andra personer som ingår i projekt och låta dem lägga till kommentarer eller idéer. Du kan också låta kunden ta del av processen genom att bjuda in han eller hon och på så sätt ha en ständig kommunikation med kunden. Detta gör Trello väldigt användbart eftersom alla i projektet kan enkelt vara delaktiga och snabbt bidra med sina egna tankar.

Något som gör Trello ännu mer kraftfullare är möjligheten att jobba agilt, vilket är något som är väldigt vanligt inom företag. Genom att använda listor och kort i Trello så kan man dela upp processen i olika stadier så som: Idéer>To Do>Pågående>Testfas>Färdigt. Man kan sedan flytta korten mellan dessa stadier och eftersom allt är digitalt kan alla projektmedlemmar se uppdateringarna direkt i telefonen eller genom Trellos hemsida.

Detta är ett verktyg som rekommenderas att användas just pga. enkelheten, kommunikationen och det agila sättet att arbeta.

Evernote

Evernote är också ett användbart verktyg för projekt och har många liknande lösningar som Trello har. Evernote grundades av Stepan Pachikov år 2007 och undersökningar från 2017 visar att Evernote har över 200 miljoner användare (Smith, 2017).

Det som mest skiljer Trello och Evernote åt är att istället för Trellos list och kort system så använder Evernote sig av anteckningsböcker och anteckningar vilket spelar en central del i verktyget. Evernote gör det enkelt för användaren att skriva anteckningar vart man än befinner sig och dela dem anteckningarna med projektmedlemmarna och sin tur kan medlemmarna lägga till sina egna anteckningar i samma anteckningsbok eller skapa sin egen.

Men varför ska jag använda Evernote när jag kan skriva ner mina egna anteckningar och dela dem med projektmedlemmarna genom Google Drive eller liknande? Svaret på denna fråga är att det finns väldigt mycket man kan göra i dessa anteckningar än att bara skriva text. I Evernote har man möjligheten att:

  • tagga anteckningarna så man enkelt kan få en struktur
  • man kan sätta påminnelser på anteckningarna så man inte missar deadlines
  • lägga till filer i anteckningarna
  • sortera anteckningsböcker och anteckningar
  • exportera ut anteckningar som PDF filer

Detta är bara några av de möjligheter Evernote erbjuder, men endast med dessa så underlättar det arbetet (Frasca, 2013).

 

Facebook Messenger

Både Trello och Evernote används för att styra upp projektet och göra processen tydlig för hela projektgruppen. Men vad dessa program inte sköter lika bra är direktkommunikationen, med det menar jag snabba meddelanden mellan projektmedlemmarna. Det finns många verktyg som låter dig skicka snabbmeddelanden till varandra och det verktyget som jag tycker funkar bra till detta är något som många i dagens samhälle använder dagligen, Facebooks egna chattfunktion, Messenger.

Facebook lanserade tjänsten Facebook Chat år 2008 som var implementerad i Facebook (Hendrickson, 2008). Tre år senare så lanserades en ny och förbättrad chattfunktion som vi idag kallar Messenger och har nu över 1.3 miljarder aktiva användare (Kincaid, 2011).

Det finns många anledningar till att använda sig av Facebook Messenger. Man har möjligheten att skapa en grupp där alla i projektet kan medverka. Man skicka meddelanden, bilder, videos och andra filer som ingår i ett projekt. En till anledning för att använda Messenger är för att det är familjärt hos många, så det går smidigt och snabbt att komma igång vilket är positivt när man jobbar under en tidspress. Det är dock viktigt att var och en i projektgruppen använder detta verktyg till just projektet och inte skriver personliga meddelanden som inte hör till arbetet.

 

Avslutning

Jag har i denna OER nämnt tre stycken kommunikationsverktyg som kan spela viktiga roller i ett projekt. Trello låter dig strukturera upp projektets delar på ett enkelt och tydlig sätt och om man gillar att jobba på det agila sättet så passar detta verktyget väldigt bra för dig.

Evernote kan användas på många olika sätt. Man kan jobba agilt och sätta upp de olika delmålen i form av anteckningar och anteckningsböcker för att få en klar bild på processen, men man kan också använda det till att lagra personliga anteckningar eller publika anteckningar som kan användas i projektet.

Det finns flera olika livechatt funktioner som, WhatsApp och Slack men anledningen till att jag valde att ta med Facebook Messenger är att det är familjärt och i syftet med att endast skicka snabbmeddelandet och småfiler så funkar detta verktyg väldigt bra.

Det är upp till användaren att bestämma vad för verktyg som passar han eller hon bäst men jag tror att för att få bästa resultat så ska man kombinera Trellos enkla processtruktur med Evernotes anteckningsfunktioner och sedan använda Messenger för snabba meddelanden mellan varandra. Med dessa tre verktyg så kommer framförallt kommunikationen bli starkare vilket kommer resultera i ett mer effektivt och klarare arbete för alla medlemmar i gruppen.

 

Övningsuppgift

Den här övningsuppgiften är riktad till användningen av Trello och Evernote.

  1. Laddar ner Evernote och Trello.
  2. I början av veckan så bestämmer du vilket verktyg du vill börja använda.
  3. Applicera det valda verktyget till ditt skolarbete eller jobb och använd det flitigt i 3 dagar och efter de 3 dagarna byter du verktyg till det andra och använder det i 3 dagar.
  4. Den sista dagen är till för att utvärdera vad som var positivt och negativt med de olika verktygen. Vad passar dig bäst och i vilka situationer passar dessa verktyg in i?

Efter den här veckan så har du förhoppningsvis en bättre bild på vad dessa verktyg kan göra för dig och hur du kan applicera det till ditt arbete.

 

Källor

Frasca, Jason. 2013. 71 Features of an Evernote Note. 27 oktober. https://blog.jasonfrasca.com/71-features-of-an-evernote-note-549dbdeb7c23 (Hämtad 2017-11-09).

Hendrickson, Mark. 2008. Facebook Chat Launches, For Some. 6 april. https://techcrunch.com/2008/04/06/facebook-chat-enters-pre-release-beta/ (Hämtad 2017-11-12).

Indo Asian News Service. 2017. Facebook Messenger hits 1.3 billion monthly active users mark. 15 September. http://www.hindustantimes.com/tech/facebook-messenger-hits-1-3-billion-monthly-active-users-mark/story-RKrQQSyt4oigee3clsmYTP.html (Hämtad 2017-11-08).

Kincaid, Jason. 2011. Facebook Launches Standalone iPhone/Android Messenger App (And It’s Beluga). 9 augusti. https://techcrunch.com/2011/08/09/facebook-launches-standalone-mobile-messenger-app-and-it%E2%80%99s-beluga/ (Hämtad 2017-11-09).

Mountain Goat Software. New to Agile and Scrum. https://www.mountaingoatsoftware.com/agile/new-to-agile-or-scrum (Hämtad 2017-11-12).

Prive, Tanya. 2016. 10 Hot Startups In NYC. 23 mars. https://www.forbes.com/sites/tanyaprive/2016/03/23/the-10-hottest-startups-in-nyc/2/#169fe0ce1e0b (Hämtad 2017-11-08).

Pryor, Michael. 2017. 25 Million! Celebrate With 4 New Top-Requested Trello Features. 13 september. https://blog.trello.com/25-million-users (Hämtad 2017-11-12).

Smith, Craig. 2017. The Messy Art Of UX Sketching. Smashing Magazine. 10 februari. https://expandedramblings.com/index.php/evernote-statistics/ (Hämtad 2017-11-17).

 

 

 

Intern kommunikation med rätt verktyg

Av: Nirs K.

 

Inledning

Jag genomförde nyligen en praktikperiod på en privatägd vårdverksamhet i Västra Götaland med 6 stycken vårdcentraler, som var för sig drivs individuellt av respektive verksamhetschef. Verksamheten ordnade 1-2 gånger i månaden ett samlat möte för verksamhetscheferna att diskutera och stämma av vad som skett och vad som skulle komma att ske den resterande tiden av månaden, för att alla skulle vara uppdaterade med den nyaste informationen.

Utöver dessa möten var det ända aktiva verktyget för kommunikation E-mail, vilket ofta skapade problem och missförstånd bland verksamhetschefernas konversationer. Framför allt på grund av att alla inte utnyttjade verktyget i den utsträckning som behövdes och då resulterade i att man fick vänta 5 dagar på ett svar, om det nu ens kom ett svar. Detta arbetssätt skapade självfallet irritation hos många av verksamhetscheferna och gjorde det onödigt svårt för företaget att utvecklas och nå nyuppsatta mål.

“ I think the purpose of internal communication is not telling people what to do. It is to create shared understanding and meaning. Only when this happens can employees work together towards a company’s goals. ”   –  Rachel Miller 2017

 

Intern kommunikation

Första steget mot en fungerande verksamhet är att få de anställda att förstå vikten av en effektiv intern kommunikation och vad som kommer ske när det väl fungerar. En problemfri intern kommunikation motiverar hela verksamheten, både anställda och chefer, samt underlättar för arbetet som sker i det hela (Meltwater, 2016). Poängen med detta är att de anställda konstant ska vara välinformerade och enade om vad som försiggår inom företaget, för att man tillsammans ska kunna sätta tydliga mål och nya strategier utan förhinder.

I ett snabbt växande företag är en välutformad intern kommunikation en grundförutsättning för att utvecklas och erhålla goda resultat. Informationen som delas måste inte häller bara var frekvent utan också mer transparent, för att på bästa sätt undvika eventuella missförstånd och komplikationer som kan uppstå när all information inte finns lätt tillgängligt (Wright, 2009). För att uppnå dessa riktlinjer bör därför INTE en första lösning vara att engagera personalen mer genom att ha fler möten, utan istället börja tänka utanför normen för hur företaget arbetat innan (Soprasteria.se, 2017).

Grundproblemet kvarstår då de anställda saknar tid och engagemang, vilket fler avstämningsmöten eller fler E-mail inte kommer att lösa. Istället är detta tillfället då verksamhetens ansvariga bör sakta ner och fundera på andra eventuellt användbara tillvägagångsätt. I andra ord ett mer effektivt internt kommunikationssystem som tillgängliggör möjligheten för en öppen och lätt konversation kring jobb och relevanta projekt (Soprasteria.se, 2017).

När problemet tydligt har visat sig inom verksamheten måste kommunikationskanalerna som företaget använder utvärderas, just för att för att man ska komma fram till en lösning som erhåller de egenskaper som det nuvarande interna kommunikationssystemet saknar. Det handlar med andra ord om att identifiera vilka kommunikativa kanaler som på bäst sätt går att anpassa för de anställdas behov (Meltwater, 2016).  Vilket man ofta säkerställer genom att kombinera ett få antal kanaler som ex: E-mail, chatt och cloudbaserad lagringsplats.

Exakt vilka verktyg man kommer till att använda sig av skiljer sig självfallet från verksamhet till verksamhet, då grundproblemet som från början ledde till den bristande interna kommunikationen oftast är olika. För att koppla tillbaka till min egna erfarenhet som jag fick under praktiktiden på vårdverksamheten, så skulle jag i deras fall välja att implementera en programvara vid namnet Trello för att lösa de kommunikativa problemen som företaget hade.

I grund o botten var deras problem att vissa inte orkade ta sig tiden att läsa långa och ibland korta    E-mail och på så sätt gick miste om viktig information. Samtidigt som några inte var motiverade till att använda den kanalen för kommunikation, då de kunde anses anständigt och allt för formellt. Vilket ledde till att viktig information inte alltid skickades iväg när det hade behövds.

Med hjälp av Trello tar man bort den formella känslan som man kan finna när man skickar ett E-mail, eftersom programmet fungerar mer som ett nätverk där man kommunicerar indirekt med varandra. Samtidigt som Trello har transparenta egenskaper som låter användarna se vad som sker, när det sker och varför, utan att gömma någon sorts information för någon.

” Transparency tells people a lot about your intentions. And unless the information is intended to be confidential, transparency is more likely to help than hurt.  “  –  Moira Alexander, 2015

Att ha en tydlig transparens inom företaget med sina medarbetare bidrar till en mer öppen konversation mellan de anställda och ger bra underlag för att information som kan vara viktig för medarbetare att veta inte gås miste om (Moira Alexander, 2015). Trello bidrar med transparens inom ett företag då programmet och innehållet visar upp information och projekt igenom ”glashus” där anställda öppet kan se vad som sker på företaget utan att exkludera någon.

 


Vad är Trello?

Trello är ett nätbaserat program som låter användaren skapa virtuella anslagstavlor med information på. I programmet refereras dessa anslagstavlor till som ”Boards” och kan lättillgängligt skapas och ändras av alla medverkande. Dessa ”Boards” innehåller i sig så kallade ”Cards” som fungerar likt en ”Post-it” lapp som man kan fylla med information och flytta runt likt en verklig anslagstavla. Användarna kan sen själva välja vilka projekt eller informationstavlor da vill ta del av och kunna interagera med.

Det som gör just Trello till ett så attraktivt val i detta sammanhang är programmets egenskap att helt transparent visa upp vad som pågår i ett projekt, vem som ansvarar för specifika arbeten och hur långt man kommit. Vilket direkt skulle bidra till mindre formella och mer öppna konversationer, som på så sätt förhoppningsvis skulle lösa verksamhetens interna kommunikations problem.

Det finns en enorm mängd med olika programvaror som kan hjälpa företag med att lösa en massa problem och det är viktigt att man söker upp rätt verktyg för rätt verksamhet. Med några ”Google sökningar” kan man hitta hundratals olika verktyg, men här är några jag starkt kan rekommendera:

Asana

Evernote

Freshdesk

Zenkit

Slack

Adobe Connect

Undersök gärna några av dessa verktyg och fundera på hur de kan vara användbara i olika verksamheter, samt vilka problem de kan lösa inom ett redan etablerat företag. Innan jag avslutar denna OER vill jag sammanfatta all information ni nu lärt er om intern kommunikation, med ett betydelsefullt citat.

Intern kommunikation bidrar till att skapa en effektiv verksamhet som presterar på topp.  Det är dessutom en förutsättning för att motivera, behålla och attrahera medarbetare ” – Meltwater, 2016

 

 

Länkar och läsmaterial:

https://asana.com/

https://evernote.com

https://evernote.com

https://zenkit.com/

https://slack.com/

http://www.adobe.com/products/adobeconnect.html

https://trello.com/guide/pro-tips.html

http://www.allthingsic.com/what-is-internal-communication/

https://www.cio.com/article/2882199/project-management/11-communication-skills-of-effective-project-leaders.html

https://www.youtube.com/watch?v=tVooja0Ta5I

 

 

Referenser:

Miller. R, 2017. What is internal communication?. Internal Comms, 2017. [Tillgänglig] http://www.allthingsic.com/what-is-internal-communication/

Soprasteria, 2017.Intern kommunikation som inspirerar till en bra arbetsinsats. SOPRASTERIA.com, 2017. [Tillgänglig] https://www.soprasteria.se/publikationer/publikation/3-minutersguide-intern-kommunikation-som-inspirerar-till-en-bra-arbetsinsats

Wright, M. (2009). Gower Handbook of Internal Communication. Creating an Internal Communication Strategy. P.19

Meltwater, 2017. Fyra steg till effektiv intern kommunikation. MELTWATER.com, 2016. [Tillgänglig] https://www.meltwater.com/se/blogg/fyra-steg-till-effektiv-intern-kommunikation/

Moria A, 2017. 11 Communication Skills of Effective Project Leaders. CIO.com, 2015. [Tillgänglig] https://www.cio.com/article/2882199/project-management/11-communication-skills-of-effective-project-leaders.html

Intern Kommunikation och dess betydelse för företag

Andreas Mattsson
Högskolan Väst
ALM-401

Intern Kommunikation och dess betydelse för företag

Under min praktikperiod har jag varit ett relativt litet och nytt företag med endast fyra heltidsanställda utöver de 4 ägarna. De fyra ägarna har var sitt arbets- och ansvarsområde som de själva tar hand om utan att få allt för mycket hjälp eller delaktighet från de andra ägarna. Det händer att de pratar sinsemellan under dagarna för att stämma av vart de ligger till med sina individuella arbeten och de måste ibland även samarbeta eller dela med sig av information för att deras respektive arbete ska fortsätta. Ibland uppstår det dock en problematik då information uteblir eller de olika ägarna gör som det själva tycker även om någon annan har satt sig emot beslutet. Ett tydligt exempel på detta är när en leverans med 5000 produkter kommer in till företaget och de är i fel färg. I denna situation var det inte så att han som beställde produkterna tyckte de skulle vara i den färg som vanligtvis används utan att informationen om att byta färg inför den nya leveransen inte var tydligt och genomgående i företaget. Kommunikationen borde gå att hantera på ett bättre, smidigare och mer strukturerat vis så att denna typ av misstag inte uppstår.

Företaget har kontinuerliga produktionsmöten på måndagar där de går igenom vad som borde ske under veckan samt de kommande veckorna. Under detta möte får var och en av de olika delarna av företaget chansen att förklara vad denna just nu arbetar med, vad personen behöver av de andra för att färdigställa sitt arbete samt framföra förfrågningar från exempelvis kunder. Detta är en bra utgångspunkt där alla får ta del av väsentlig information och kan på ett gemensamt och rationellt vis ta beslut om viktiga bestämmelser rörande företaget. Därmed har företaget skapat sig en form av strategi, men frågan är om dessa möten och avstämningar borde vara mer frekventa eller borde dessa möten helt enkelt kompletteras med ett annat förhållningssätt till hur den kringliggande kommunikationen sker?

Wright (2009) Menar att god kommunikation inom företag är en av, om inte den viktigaste grundpelaren för att ett företag ska nå framgång. Kommunikation bör även ske på ett konsekvent, tydligt och frekvent vis för att undvika missförstånd, skapa en kontinuitet samt förbättra klimatet på företaget (Wright, 2009). Att ha en övergripande kommunikation där alla är delaktiga och kan göra sin röst hörd som att exempelvis ha gemensamma möten, gruppchattar eller till och med nyhetsbrev gör att alla i företaget känner sig delaktiga vilket i sin tur ledet till ett bättre arbetsklimat och därigenom till en bättre informerad och mer driven personal (Wright, 2009). För att effektivisera kommunikationen ytterligare kanske företaget borde skapa något mer gemensamt och tydligt sätt att förvara och distribuera informationen på, någonstans där alla har tillgång till den. Att viktig information bara finns i huvudet på delar av företaget skapar många gånger en ofullständig kommunikation och förståelse om vart företaget är på väg och i vilken riktning arbetslaget bör föra det (Wright, 2009).

Dewhurst &

FitzPatrick (2009) Menar att intern kommunikation har förändrats under de gångna årtiondena på så vis att man numera försöker att ändra strukturen på hur denna fungerar och har betydelse i företaget. Förr så var det stora målet med intern kommunikation att få alla i arbetslaget upplysta om den rådande situationen medan företagen idag går mot ett allt mer involverande förhållningssätt där arbetslaget är involverade i en helt annan skala (Dewhurst & FitzPatrick, 2009). Detta menar Dewhurst & FitzPatrick (2009) Skapar en delaktighet och ett ökat intresse hos samtliga involverade vilket i sin tur förhoppningsvis kommer att synas i företagets resultat. De belyser även en del viktiga kompetenser en god kommunikatör bör ha där den viktigaste är reflektion.

Du som försöker kommunicera något måste reflektera över vad företaget behöver av dig som ledare och hur du på bästa sätt kan implementera detta i vad du kommunicerar samt sättet du framför det (Dewhurst & FitzPatrick, 2009). Vad är det för typ- och innehåll av kommunikation som är en tillgång för företaget och hur bör denna information struktureras och distribueras för att få störst och framför allt rätt effekt på arbetslaget. Vidare lyfter Dewhurst & FitzPatrick (2009) fram egenskaper som att bygga relationer med arbetslaget och att ha ett arbetsmässigt fokus i dessa, att stötta och hjälpa snarare än att peka med hela handen samt att lyssna på andra med ett öppen och nyfiken inställning.

Dessa är egenskaper som de flesta människor uppskattar men tyvärr styrs många företag inte på detta sätt (Wright, 2009). Top-down-kommunikation är ett sätt som är ganska vanligt och som mer liknar det äldre sättet att sköta kommunikationen på ett företag där arbetsledarna endast tilldelar informationen med arbetslaget utan att ta hänsyn till vad de andra har för insikter och åsikter eller utan att informera om varför beslutet är taget (Wright, 2009). Wright (2009) Menar på att denna typ av kommunikation mycket väl kan vara effektiv men att den bara fungerar om arbetsledarna förmedlar något som arbetslaget håller med om och som de kan ställa sig bakom (Wright, 2009).

Under min tid på företaget så har jag fått erfarenhet om insikter om att det under deras företagsstruktur, med fyra chefer som har olika arbetsområden ändå finns en viss hierarki. Det är inte nödvändigtvis att det är beroende på de olika arbetsområdena utan kanske snarare har att göra med de olika personligheterna. Visserligen så har de olika ägarna ett större mandat att bestämma över respektive arbetsområde då de har störst erfarenhet eller kunskap inom det specifika området. Bortsett från detta kände jag ändå av en viss rangordning där det var en specifik person som drog i de flesta trådarna, hade det yttersta ansvaret och som de andra vände sig till när de behövde hjälp eller frågor besvarade. Detta förklarar Quirke (2009) som att denna individ antagligen är den som visar mest hängivenhet och drivkraft för företaget och att det inte nödvändigtvis behöver vara något negativt så länge denne person har tagit på sig denna roll och är stöttade av de andra cheferna snarare än att ta över för dem. Detta känns som en svår balansgång som lätt kan tära på relationerna mellan cheferna samtidigt som Quirke (2009) menar att ett företag är i behov av en tydlig ledare.

Ett effektivt sätt att undersöka hur bra kommunikation faktiskt sker på ett företag är enligt Walker (2009) att göra så kallade Measurments. Detta kan göras genom att exempelvis låta personalen göra enkäter eller svara på frågeställningar för att på så sätt fånga hur kommunikationen, arbetsförhållanden m.m. fungerar utifrån arbetslagets perspektiv (Walker, 2009). Detta verktyg går även att använda som ett rent kommunikationsverktyg inför specifika uppgifter eller händelser där det innan uppstart tillåter ledningen att få en uppfattning av vilket sätt personalen önskar och har förhoppningar om att det kommande projektet utförs (Walker, 2009).

Dewhurst & FitzPatrick (2009) Menar att det är viktigt att skapa en strategi för hur den interna kommunikationen går till och att tydligt hålla sig till denna. De menar vidare att det är viktigt att låta alla i arbetslaget vara medvetna och delaktiga i denna strategi genom att involvera dem (Dewhurst & FitzPatrick, 2009). Ett exempel på detta från min tid på företaget var att det på väggen i ena arbetsrummet sitter en stor kalender där alla viktiga event och händelser finns nerskrivna. Detta möjliggör att informationen kan nå ut till alla på företaget på ett tydligt och öppet sätt. Här kan även de anställda tydligt se vad som kommer hända i framtiden samt komma med egna synpunkter eller lägga till event eller speciella händelser som de anser vara av relevans.

För att sammanfatta så är företaget är på god väg att bli ett kompetent företag som kommunicerar på ett effektivt vis. De kanske behöver göra någon form av ny konstellation när det kommer till ledarskap och framför allt kommunikation av den interna informationen. Men med fortsatt arbete, ytterligare verktyg och erfarenhet kommer de att nå fram till en mer effektivt förhållningssätt, nya milstolpar och utökad framgång, inte bara inom företaget utan även produktionsmässigt.

 

 

Referenser:

Wright, M. Dewhurst, S. FitzPatrick, L. Quirke, B. Walker, S. (2009). Gower Handbook of Internal Communication. 2nd ed. [Elektronisk]. Tillgänglig:<http://resolver.ebscohost.com.ezproxy.server.hv.se/openurl?sid=EBSCO%3anlebk&genre=book&issn=&ISBN=9780566086892&volume=&issue=&date=20090101&spage=&pages=&title=Gower+Handbook+of+Internal+Communication&atitle=Gower+Handbook+of+Internal+Communication&aulast=&id=DOI%3a&site=ftf-live> [2017-10-13].x

Bildkällor:

Bild 1:

Pixabay. (2016). [Fotografi]. Tillgänglig: < https://pixabay.com/en/girls-whispering-best-friends-young-914823/ [2017-01-13]. Licens: CC0 <https://creativecommons.org/publicdomain/zero/1.0/deed.en>.

Bild 2:

Pixabay. (2016). [Fotografi]. Tillgänglig: < https://pixabay.com/en/barack-obama-dalai-lama-2011-1159790/> [2017-01-13]. Licens: CC0 <https://creativecommons.org/publicdomain/zero/1.0/deed.en>.

Bild 3:

Pixabay. (2016). [Fotografi]. Tillgänglig: <https://pixabay.com/en/ pointing-finger-hand-pointing-1922074/> [2017-01-13]. Licens: CC0 <https://creativecommons.org/publicdomain/zero/1.0/deed.en>.

Bild 4:

Pixabay. (2016). [Fotografi]. Tillgänglig: < https://pixabay.com/en/measure-yardstick-tape-ruler-1509707/> [2017-01-13]. Licens: CC0 <https://creativecommons.org/publicdomain/zero/1.0/deed.en>.

Trello- ett sätt att organisera dina projekt!

trello-logga

Av Jenny Johansson

Högskolan Väst
AIM400 – OER
HT2016

På en arbetsplats försiggår ofta många olika projekt. För att kunna samarbeta kring dessa krävs medvetna strategier som alla kan ta del av. Allt för att veta vilka som gör vad, hur det skall utföras och var i processen man befinner sig. I dagens IT-samhälle är det desto viktigare att verktygen man använder ska fungera oavsett var man befinner sig. Informationen måste vara tillgänglig på olika sorters plattformar och får inte vara bunden till en specifik plats. Idag finns många olika typer av verktyg som både statliga och kommunala verksamheter använder sig när dem ska organisera i sina projekt. Ett av dessa verktyg heter Trello.

Vad är Trello?

https://www.youtube.com/watch?v=xky48zyL9iA

Trello är ett projektverktyg som använder sig av “boards” (anslagstavlor). Det finns ingen begränsning i antalet anslagstavlor utan man kan skapa hur många som helst. Anslagstavlorna består av listor som är sorterade i historisk ordning från vänster till höger där vänster är början av arbetsflödet och höger i slutet av arbetsflödet. Om man har många anslagstavlor och användare kan man använda sig av grupper för att strukturera sina projekt. Grupper är en samling av tavlor och användare.

Listorna innehåller kort där varje kort står för en uppgift, händelse, tanke eller ämne. Korten grundar sig på status och kan användas för att skapa ett arbetsflöde eller organisera en idé.  För att visa hur korten står sig i processen kan man flytta dem mellan listorna för att visa prioritet. På korten kan man lägga till text, bilder, videofilmer och länkar. Man kan även ha med diskussionsanteckningar och deadlines som är viktiga för projektet. Alla som är medlemmar och har tillgång till anslagstavlorna kan lägga till kort, ändra på korten, starta samtal, lägga till material och medlemmar. Korten är dessutom delningsbara och kommer med påminnelser.

26013859361_6cbf2c6527_o

Till varje kort kan man lägga till medlemmar som arbetar med hela kortet eller bara en viss del i kortet. Meningen med att ha medlemmar på korten är för att se vilka som är ansvariga för projektets olika delar. Om man vill ta del av de uppdateringar som sker på varje kort kan man prenumerera på dem. Alla kort i Trello sparas och går att få fram igen genom deras sökfunktion. Man kan filtrera sin sökning genom att söka via kortets medlemmar, kortets namn eller datum. (Pinola, 2015)

woman-hand-smartphone-deskTjänsten har samma funktioner oavsett vilken plattform du vistas på och finns tillgänglig till dem allra flesta digitala enheter. När något händer så får man reda på det genom Trellos notissystem som fungerar på dem flesta digitala enheter, genom appen, via mejl, på skrivbordet i webbläsaren eller i telefonen. Notiserna synkroniseras mellan enheterna. (Trello, 2016)

Varför just Trello?

Vad har Disney, Adobe, Google och Paypal gemensamt? Givetvis använder alla dessa företag Trello i sina projekt. Faktum är att miljoner av människor i världen använder Trello i sina verksamheter. Men varför fungerar just Trello så bra som verktyg?

10499253804_e7f1ee9aa1_o

Trello visualiserar ett projekt från början till slut och ger dig en klar överblick över arbetsprocessen och dess aktiviteter. Istället för att använda flera olika plattformar och verktyg i sitt projekt kan man genom Trello bespara det arbetet genom att kommunicera och informera genom endast en plattform. Medlemmarna på korten behöver enbart ta del av dem uppgifter som dem medverkar i, men kan även nås enkelt genom att nämna @ följt av namnet. Alla kort kan ha sin relevanta information på sin egna plats och behöver inte försvinna ut i cyberrymden. Det är lätt att hitta information och få fram det som noterats tidigare. Ingenting försvinner någonsin i Trello!

Flexibilitet är viktigt när man talar om digitala verktyg. Givetvis fungerar Trello på dem allra flesta plattformarna. Allt sker i realtid och går att strukturera efter personlig smak. (Trello, 2016)

Egna tankar

Trello fungerar för mig för jag tenderar att tänka visuellt när jag ska planera. Och som de flesta andra har lättare att komma ihåg mönster, former och färger än ren text. (Bergström, 2012) Jag har alltid varit en sådan som gillar att använda post-it lappar för att strukturera min vardag. Men post-it lappar tenderar att försvinna eller bli för många. Det blir helt enkelt för rörigt och svårt för att få en överblick över sina aktiviteter. Därför fungerar Trello bra för mig. Det bygger på samma princip som post-it lapparna, fast digitalt och mer övergripligt. Och givetvis med fler funktioner. Jag slänger ofta mina post-it lappar när jag inte längre har “användning” för dem. Med Trello slängs aldrig något, ingenting försvinner! Istället arkiveras det så att man kan få fram det i ett senare skede. Det här kan man nyttja på många sätt. Exempelvis kan man söka efter material i ett gammalt projekt som kan vara en tillgång i ett nytt. Genom ett tangentnedslag kan man se bara dem kort som man själv är delaktighet för att få en tydligare överblick av sin egna arbetsprocess. Det fungerar på alla enheter och är dessutom kostnadsfritt vilket gör att alla kan använda det. Det som jag saknar är en schemaläggningsfunktion. Det skulle man kunna utveckla eftersom dem flesta projekt kräver att man i viss mån träffas i den fysiska världen.

För att Trello ska fungera som verktyg gäller det att alla medlemmar i projektet sätter sig in i programmet och använder det så att ingen information hamnar på en annan kanal. Risken finns annars att information som inte läggs in i Trello missas för samtliga medlemmar.

Övningsuppgift

  1. Gå in på https://trello.com/home och skapa ett konto.
  2. Gör din vecka i fem olika spalter. Inkorg, Att göra, Jobbar med, Idéer och Färdigt. Fyll i med uppgifter/tankar/idéer som kort i dem olika spalterna. Det kan vara vad som helst, stort som smått!
  3. Vad finns det för positivt/negativt att organisera ett projekt genom Trello?
  4. Hur skulle man kunna använda Trello på Digitala Medierprogrammet?

Källor

Bergström, Bo (2012). Effektiv visuell kommunikation. 7:nde upplagan. Stockholm: Carlsson Bokförslag.

Getting started with Trello (2015).[Video online]. https://www.youtube.com/watch?v=xky48zyL9iA [2016-11-03].

Pinola, M. (2015). How to Organize Your Entire Life with Trello. [Elektronisk] Lifehacker, 2 Maj. Tillgänglig: Mediearkivet [2016-11-03]

Trello. (2016-11-02). Trello-guide. [Elektronisk]. Tillgänglig: https://trello.com/tour

Powered by WordPress & Theme by Anders Norén