Emma Green

Under min praktikperiod har jag fått lära mig att arbeta med Trello som planeringsverktyg. Det har varit ett smidigt sätt att organisera sina projekt tillsammans med kollegor. Trello underlättar arbetssystemet och alla får en överblick över vad en själv och alla andra arbetar med just nu.  

Ett projekt kräver en tydlig struktur och ordning, där ett tydligt schema över arbetsområden och vad som skall göras. En tydlig målsättning och struktur är viktigt för att minska osäkerheten i ett projekt (Eklund, 2011). En digital lösning är en allt vanligare metod att använda sig av teknik för att skapa förbättringar och för att förbättra hållbarheten i ett projekt (Austin m.fl. 2012). Planering har flera syften: det är till för att komma igång med arbetet, för att kunna följa upp och utvärdera arbetet, men framför allt för att diskutera och klargöra vad uppdraget handlar om. Det är viktigt att planeringssteget genomförs ordentligt för att bättre förstå uppdraget (Ericson, Törlind & Wikberg, 2015).

Trello är ett bra verktyg för att visualisera sina framsteg. Trello är ett kanban baserat verktyg som gör planeringen mer visuell, (kanban betyder ”visuellt kort” på japanska). Trello visualiserar flödet genom att se projektets framsteg genom listor med namn som ”jobbar med” och ”klart” vilket för det lätt att se resultat när uppgifter förflyttas till klart. Detta hjälper medlemmarna att bättre visualisera sitt arbete och göra dem mer medvetna om arbetsflödet (MacCallum, m.fl. 2018)

Trello är ett planeringsverktyg som kan användas på många olika sätt. Med Trellos tavlor, listor och kort så kan du organisera och prioritera dina projekt på ett roligt, flexibelt och givande sätt. Trello är ett digitalt verktyg som man kan använda på alla sina digitala enheter och finns också som en app. Det är även ett smidigt verktyg som man kan dela med alla i projektet, så att alla kan arbeta och ta del av projektet i samma tavla.

Tavlor kan man ha för ett specifikt projekt som tex filmuppdrag eller ett skolprojekt på en tavla kan man välja bakgrundsbild eller färg för att snygga till eller organisera sin tavla. Man kan ha personliga tavlor och tavlor där man bjuder in medlemmar för att ha tavlor gemensamt och kunna samarbeta.

Varje tavla är sedan uppbyggt av listor som man kan använda för att visa sina framsteg i processen eller använda som kategorier. Man kan tex ha en lista för inkorg, det är uppgifter som är inkomna som behöver ta tags i. En lista för jobbar med, där ser man vilka uppgifter sina kollegor tagit sig an och arbetar med. Samt en lista för klar, där man ser vad sina kollegor är färdiga med. Varje tavla kan ha obegränsad mängd kort, som är lätta att flytta till en annan lista genom att dra dem.

I tavlan lägger man till en beskrivning så att kollegor som man samarbetar med ska ha lätt att ta till sig den information som behövs i projektet samt bifoga filer om man så vill. Trello är ett väldigt bra verktyg enligt mig då man kan välja ett förfallodatum på sina kort, så att man har bra koll på när det skall vara färdigt så man kan planera utefter det och få notiser när det börjar närma sig förfallodatumet. Det är också väldigt smidigt då man kan skriva en kommentar på korten om man har en fråga till en kollega och tagga denna personen, då får denna person en notis och kan svara snabbt.

Man kan lägga in checklistor i korten för att få en ännu tydligare översikt på vad som behövs göra om man vill ha ytterligare struktur. Det visas även i procent så man ser enkelt och tydligt hur långt man har kommit med checklistan. Man kan även färgkoda utifrån kategorier vilket jag också tycker är smidigt för att hålla isär.

Trello kan också kopplas ihop med en mängd andra appar, dessa kopplingar kallas power-ups. Trello kan tex kopplas med Microsoft Outlook så man får notisier via sin mail när någon tex har flyttat, lagt till ett kort eller kommenterat på ett kort.

Kom igång med Trello!

Gå till www.trello.com

  1. Klicka på ”skapa en ny tavla” genom att trycka på + i Trellopanelen som ligger till vänster om ditt namn och välj sedan skapa tavla.
  2. Namnge sedan tavlan efter det aktuella arbetet eller projektet. Och välj bakgrundsbild till tavlan.
  3. Lägg sedan till en lista till din tavla genom att ange listnamn och tryck på ”lägg till lista”. Listnamn kan vara tex inkorg eller jobbar med. Lägg till så många listor du behöver till ditt arbetsflöde.
  4. Lägg sedan till kort genom att trycka på ”lägg till kort” i listan. Titeln kan vara tex filmprojekt, kontakta kunden, göra ett bildmanus osv.
  5. Tryck sedan på kortet för att lägga till mer information:
  • Förfallodatum
  • Bilagor
  • Checklistor
  • Kommentarer
  • Beskrivningar

Trello har precis släppt en ny funktion ”mallar” där man kan ta del av massa olika färdiga tavlor, super smidigt och kul kika gärna in det också!

Referens

Austin, J. Stevenson, H. Wei-skillern, J (2012) Social and commercial entrepreneurship: same, different, or both? [Elektronisk]Revista de Administração (São Paulo). September 2012 47(3):370-384
Tillgänglig: SciELO [2019-10-29] DOI: 10.1590/S0080-21072012000300003.

Eklund, S (2011) Arbeta i projekt. S. 86. Lund. Studentlitteratur AB.

Ericson, Å. Törlind, P. Wikberg, Å. (2015) Design, process och metod. S. 36. Lund. Studentlitteratur AB.

MacCullum, K. Inkila, M. Thorn, R. Parson, D. (2018) Using trello to support agile and lean learning with scrum and Kanban in teacher professional development. [Elektronisk]. 2018 IEEE International Conference on Teaching, Assessment, and Learning for Engineering (TALE).Tillgänglig: IEEE Xplore Digital Library. [2019-10-29]. DOI: 10.1109/TALE.2018.8615399.