Kajsa Rask

Planering, det är något som ofta krävs oavsett om det gäller händelser i vardagen, en skrivuppgift eller ett projekt inom utbildning eller arbete. Att planera och ha framförhållning kan kännas som en börda. Samtidigt är det ofta man hamnar i situationer där man känner tidspress. Det kan handla om julklapparna som inte inhandlats ens när tredje ljuset är tänt eller om dokumentet som endast nått en halv sida när det är en vecka kvar till inlämning.

Oavsett hur många gånger man hört olika råd om att börja i tid, planera ordentligt och att inte skjuta upp saker hamnar man om och om igen i samma sits. Under min utbildning har jag i projekt mött många olika planeringsverktyg. Men först på min praktikplats hittade jag ett som passade mig, Trello. Därför ber jag dig nu att en sista gång faktiskt lyssna på vad du får lära dig om planering och att implementera det i ditt liv. Att otaliga gånger känna oro över uppgifter är inte värt det.

-More-

Prokrastinering

Psykologers allmänna förklaring av att prokrastinera, eller skjuta upp, innebär att man medvetet väljer att fördröja utförandet av åtaganden trots att man vet att det har negativa effekter (Flett, Haghbin, Pychyl, 2016, s.170). Prokrastineringen kan anses uppkomma från människans önskan om att ha det bra i stunden (Rosensköld, 2017). Även om det kan kännas bra för stunden kan prokrastinering få flera negativa följder. Flett, Haghbin och Pychyl skriver om hur det tidigare konstaterats att prokrastinering kan leda till olika former av negativ påverkan på hälsan, såsom oro, men att det också kan leda till av nedsatt sysselsättning (Flett, Haghbin, Pychyl, 2016, s.170). Prokrastinering anses vara vanligt bland studenter som studerar på eftergymnasial nivå (Flett, Haghbin, Pychyl, 2016, s.174). Anledningen till detta förklaras vara oförmåga att anpassa sig till situationer som är stressande eller som ställer höga krav (a.a.).

Dorotea Pettersson, entreprenör, förklarar i en intervju att det är vanligt att man rättfärdigar sin prokrastinering genom att tänka på alla de gånger man lyckats med att skjuta upp saker men ändå lösa dem (Rosensköld, 2017). För att sluta prokrastinera bör man istället försöka föreställa sig den obehagliga känslan av att vara stressad. För att minska risken för prokrastinering kan man också jämföra känslan med de positiva känslorna från att faktiskt utföra en uppgift i tid (a.a.).

Kopplat till ämnet prokrastinering pratar Pettersson om prestationsångest. Prestationsångest innebär rädsla över att misslyckas eller att inte leva upp till förväntningar (Barn- och ungdomspsykiatri, 2015). Prestationsångesten leder till negativa tankar och känslor om det som har eller ska skapas (a.a.). Barn- och ungdomspsykiatrin (BUP) konstaterar att prestationsångest kan bero på höga krav och önskan att uppnå perfektion (Barn- och ungdomspsykiatri, 2015). Petterson förklarar att det är viktigt att kunna nöja sig med ”good enough”, alltså något som är tillräckligt bra.

För att motverka prokrastinering föreslår Alexander Rozental att man avskärmar sig från olika störningsmoment som påverkar arbetsmiljön (Rozental, 2016). Istället förklaras det att telefonen, som ofta är ett av störningsmomenten, kan användas i belöningssyfte (a.a.). För att fungera effektivt bör en belöning utfärdats när man nått ett delmål (a.a.). På så vis bidrar belöningen också till fortsatt arbete förklarar Rozental (a.a.). Entreprenören Pettersson förklarar dock att det första man bör göra för att motarbeta prokrastinering är att skriva ned vad som behöver göras (Rosensköld, 2017). Detta kan alltså innebära att planera inför sina åtaganden.

Planering

Att planera innefattar bland annat att urskilja arbetsuppgifter samt att fördela dem mellan de personer som är involverade i uppgiften (Eklund, 2011, s.147). Genom att planera kommer man också igång med arbetet och kan få en tydligare bild av vad åtagandet innebär (Wikberg Nilsson, Ericson & Törlind, 2015, s.36). Louise Engström, Redaktör vid 1177 Vårdguiden förklarar att stress kan minskas med hjälp av planering och organisering (Engström, 2018).

En planering kan innehålla mål, aktiviteter, ansvarsområden och tidsplan (Wikberg Nilsson, Ericson & Törlind, 2015, s.37). Att planera digitalt har flera fördelar (Eklund, 2011, s.154). Genom att en planerings olika delkomponenter är skapade med digitala verktyg kan man under arbetsprocessen förändra och addera till innehållet. Detta kan vara viktigt då ett projekt ofta behövs förändras både beträffande innehåll och omfattning (Wikberg Nilsson, Ericson & Törlind, 2015, s.37).

I Trello kan man skapa planeringstavlor som är uppbyggda av listor som innehåller kort för varje uppgift som behövs utföras. Korten fungerar ungefär som digitala post-it-lappar då dem går att flytta fram och tillbaka. Som jag ser det finns det framförallt två olika sätt att använda en tavla i Trello. Ett av dem innebär mer manövrering än det andra men kan därför samtidigt också skapa belöningskänslor. Detta flexibla läge passar vid vardagsuppgifter och innebär att man flyttar uppgiftskorten mellan listor som ”att göra”, ”dagens uppgifter”, ”att avvakta med” och ”färdiga uppgifter” baserat på hur arbetet fortskrider. Ska man istället planera för ett projekt som till exempel är uppdelat i olika faser kan man skapa en lista för varje fas, såsom ”förproduktion”, ”produktion” och ”efterproduktion”. I dessa listor placerar man sedan korten för varje uppgift och låter dem ligga kvar även när de är utförda för att få en bättre överblick av projektet. De olika arbetssätten eller begreppen ”fast” och ”flexibel” är inget som diskuteras av Trello. Istället är det olika arbetssätt som jag fått lära mig på min praktikplats.

En mer flexibel tavla där man flyttar korten utefter hur arbetet går

En mer fast tavla där korten alltid är placerade under den fas de tillhör

Att även inkludera delmål i en planering kan bidra till effektivitet och fungera som belöningsmetod (Hallberg, 2015). Linda Hallberg förklarar att när man uppnår delmål skapas belöningskänslor (a.a.). Anledningen till detta är kroppens produktion av dopamin (Marchese, 2016). Lauren Marchese förklarar att varje gång man anser att man lyckats med något så utsöndrar hjärnan signalsubstansen (a.a.). För att förstärka känslan och binda den till ett planeringsverktyg krävs att det finns funktioner som möjliggör detta (a.a.). Ett exempel på funktioner som ger upphov till utsöndring av dopamin är checklistor som kan bockas av (a.a.). Att delmål skapas och nås bidrar också till att öka chansen för att det slutliga målet uppnås (a.a.). Detta beror på att dopamin är kopplat till känslor som motivation vilket skapar ett kretslopp som ger skäl för att uppnå fler mål (a.a.).

I Trello finns ett flertal sätt att visualisera att man lyckats med något. I ett Trellokort kan man skapa checklistor som går att bocka av. Om det finns flera uppgifter listade i en checklista visas också en förloppsindikator som fylls i och ändrar färg utefter antalet i bockade uppgifter. En likadan kryssruta som i checklistorna finns också att bocka i för att markera att en uppgift är utförd inom deadline. Hos mig skapas också en belöningskänsla när jag flyttar ett färdigt kort till listan ”färdiga uppgifter”.

Ett Trellokort som flyttas till listan för ”färdiga uppgifter”

En checklista där sista kryssrutan bockas i. Listan når 100%

Något som kan ha koppling till delmål är tidsplaneringen. Genom att sätta deadlines för arbetsuppgifter skapas samma belöningsförmåga som vid delmål när de blir utförda i tid (Alphov, 2018). Att sätta deadlines förklarar Michael Alphov, föreläsare inom effektivitet, bidrar till att risken för prokrastinering minskar. Vidare förklaras att tankekapaciteten då istället kan användas åt att utföra istället för att älta det ogjorda. Att skapa en tidsplan menar Alphov också kan minska stressen genom att man får en tydlig överblick av vad som behöver göras och när.

Åtaganden som finns med i en planering men som inte har ett slutdatum anses kunna vara mentalt dränerande och leda till ökad stress eftersom de mentalt gör intrång på den eller de uppgifter som är planerade att utföra under dagen. Med tydliga deadlines blir det lättare att prioritera men också att veta när man har tid att addera fler uppgifter (a.a.). För att uppnå dessa fördelar kan man i Trello sätta deadlines på sina kort. Funktionen i sig har dessutom flera smarta hjälpmedel. En av dessa är att man kan tidsplanera i detalj tack vare att sluttiden för ett kort kan markeras med både tid och datum. När man satt deadlines på alla sina kort får man också en tydlig överblick över hur uppgifterna ska prioriteras. Detta tack vare att färdiga uppgifter markeras med grönt, sena med rött och de som löper ut inom ett dygn med gult.

Förfallodatum för kort.

Något jag anser är viktigt att ha i åtanke när man skapar en tidsplan är att ge sig själv mer tid än vad man tror sig behöva. Om flera deadlines närmar sig samtidigt tror jag att de istället kan ha en negativ inverkan och leda till stress. Att dela upp sluttiderna med marginal är nog alltså avgörande för att det ska bidra till positiva effekter. När man sedan också slutför åtagandet innan den tid eller det datum som är satt kan samma belöningskänsla som tidigare nämnts uppstå. Speciellt viktigt anser jag detta vara om man ska använda sig av Trello. Att mötas av ett flöde av rödmarkerade Trellokort kan nog ha motsatt effekt för många.

Det är också viktigt att veta att planering inte kommer att lösa all stress. Detta beror på att det också finns osynliga arbetsuppgifter som tar av den mentala kapaciteten då de förväntas från en (Ryder, 2018). Dessa inkluderar bland annat återkommande åtaganden som att hälsa på folk först, boka resurser eller att utföra uppgifter som man anses vara snabbare eller duktigare på än andra (a.a.). För att motverka att alltid ha hand om de osynliga men socialt viktiga uppgifterna bör man kommunicera problemet (a.a.). Därefter rekommenderar Ryder att man inför ett schema där dessa uppgifter delas upp under olika perioder (a.a.).

Kommunikation

Om det man planerar för är ett projekt eller en uppgift som involverar andra personer är även kommunikation en viktig del för att skapa en bra arbetsmiljö. Wikberg Nilsson, Ericson och Törlind skriver menar att projekt ofta är beroende av en god kommunikation (Wikberg Nilsson, Ericson & Törlind, 2015, s.41).

It-företaget Meltwater listar i ett blogginlägg de fyra viktigaste aspekterna för att uppnå en fungerande internkommunikation (Meltwater, 2016). I texten förklaras att syftet med kommunikationen bör vara att informera involverade personer om vad som sker i arbetet i gruppen (a.a.). I Trello finns det flera funktioner som möjliggör för ett bra samarbete. Bland annat kan man använda tavlor och kort tillsammans med ett obegränsat antal medlemmar. En funktion som också bidrar till att uppnå vad Meltwater diskuterar är möjligheten att kommentera Trellokort. I en kommentar kan man skriva hur arbetet fortlöper eller hur man ska gå vidare med något. För att koncentrera kommunikationen mellan medlemmar ytterligare kan man också nämna en person i ett kort genom att lägga till dennes namntagg i en kommentar. Medlemmen får då en avisering vilket också möjliggör för en snabb kommunikation.

En del i projektplaneringen och kommunikationen innebär också uppdelning av resurser. Även detta kan utföras i Trello genom att man kan binda en eller flera medlemmar till ett kort. Om man visualiserar ett projekt i Trello är det också möjligt att bedöma hur jämn fördelningen mellan arbetsuppgifter är. Detta kan göras genom att trycka på bokstaven ”F” på tangentbordet efter att man tilldelat medlemmarna uppgifter. Bokstaven ”f” visar filtrering där man kan välja att visa de kort som är placerade på en persons ansvar. För att snabbt se sina egna åtaganden trycker man på bokstaven ”Q” på tangentbordet. Utefter detta kan man sedan jämföra om det krävs någon omfördelning mellan uppgifterna.

En kommentar som innehåller en tagg och en medlem som tilldelas kortet

Förhoppningsvis har du nu börjat fundera över hur du hanterar prokrastinering och planering. Om du vill försöka förändra din situation till det bättre kan du komma igång med Trello genom att utföra nedanstående Workshop. Lycka till!

Workshop

  1. Skapa ett konto på Trello.com och logga in.
  2. Skapa en tavla. Ge den ett namn och välj en bakgrund som motiverar dig.
  3. Fundera över om du i din tavla kommer vilja flytta kort utefter hur arbetet fortlöper eller om de alltid ska vara placerade i samma lista. I en mer fast lista ligger trellokorten alltid kvar på samma plats oavsett om de är färdiga eller inte. En fast lista kan passa om du ska skapa en projektplanering som är uppdelad i till exempel förproduktion, produktion och efterproduktion. Handlar det om vardagsuppgifter kan det vara bättre med flexibla listor i form av ”arbetsuppgifter”, ”att göra idag”, ”avvakta med” och ”färdiga uppgifter” där du drar korten mellan listorna baserat på hur arbetet går.
  4. Skapa en eller flera listor i din tavla.
  5. Lägg till minst två kort i listan/listorna.
  6. Lägg till ett förfallodatum för ett kort.
  7. Skapa en checklista i ett Trellokort.
  8. Sök efter ett namn vid symbolen ”bjud in till tavla”. Om du hittar en användare som du känner och som ska vara involverad i arbetet kan du trycka på ”bjud in till tavla”.
  9. Lägg till dig själv som medlem på ett kort. Detta kan göras om man är flera i en tavla och vill fördela uppgifterna mellan medlemmarna. Låt det andra kortet vara otilldelat.
  10. Tryck på ”Q” på tangentbordet för att filtrera tavlan så att endast din uppgift syns. Kortet som inte är tilldelat till någon medlem blir osynligt. Tryck på Q för att visa alla kort igen.
  11. Bocka i förfallodatumet på ett kort för att visa att du är färdig med en uppgift. Det ger dig kanske lite glädje eller motivation tack vare dopaminet som frigörs när du bockar i checkrutor.

Lär dig mer

Om du behöver mer stöttning eller vill veta mer om Trello finns det mycket hjälp att samla online. Trello själva har skapat flera förklarande videor som förklarar verktygets olika delar i detalj. Observera att videorna är på engelska och visar även den engelska versionen av programmet.

Trello Webinar

Trello har även en rundtursguide som är skriven på svenska men visar den engelska versionen av verktyget. På Trellos blogg finns också en mängd tips om både produktivitet och verktyget i sig.

En rundtur av Trello
Trellos blogg

Det finns även information om verktyget på svenska. På Youtube har användaren Louise Larsson skapat en guide om Trello. Den är troligtvis tänkt för kollegor eller andra som är involverade i projektet som nämns. Samtidigt visar den en del bra och viktiga grunder för användning av verktyget som kan vara bra att ta del av.

 

Referenser

Alphov, M. (2018-02-09). 4 anledningar till att alltid sätta en deadline. [Elektronisk] Tillgänglig: https://michaelalphov.se/4-anledningar-till-att-alltid-satta-en-deadline/. [2018-11-02].

Arbetsmiljöverket (2016). Arbetsorsakade besvär 2016 (Arbetsmiljöstatistik Rapport 2016:3). Stockholm: Arbetsmiljöverket. [Elektronisk] Tillgänglig: https://www.av.se/globalassets/filer/statistik/arbetsorsakade-besvar-2016/arbetsmiljostatistik-arbetsorsakade-besvar-2016-rapport-2016-3.pdf. [2018-10-15].

Barn- och ungdomspsykiatri (BUP) (2015-05-12). Prestationsångest. [Elektronisk] Tillgänglig: http://www.bup.se/sv/Rad-och-fakta/Artiklar/Prestationsangest/. [2018-11-02].

Eklund, S. (2011). Arbeta i projekt – individen, gruppen, ledaren. 4.uppl. Lund: Studentlitteratur.

Engström, L. (2018-01-25). Stress. [Elektronisk] Tillgänglig: https://www.1177.se/Vastra-Gotaland/Fakta-och-rad/Sjukdomar/Stress/. [2018-10-22].

Flett, A. L., Haghbin, M., Pychyl, T. A. (2016). Procrastination and depression from a cognitive perspective: An exploration of the associations among procrastinatory automatic thoughts, rumination, and mindfulness. [Elektronisk] Journal of Rational-Emotive & Cognitive-Behavior Therapy, vol. 34(3), ss. 169-186. Tillgänglig: Springer Link [2018-11-02]. DOI: 10.1007/s10942-016-0235-1.

Hallberg, L. (2015-11-11). Struktur och delmål för att minska stress. [Elektronisk] Tillgänglig: https://www.specialnest.se/forskning/struktur-och-delmal-att-minska-stress. [2018-11-02].

Marchese, L. (2016-01-27). The Psychology of Checklists: Why Setting Small Goals Motivates Us to Accomplish Bigger Things. [Elektronisk] Tillgänglig: https://blog.trello.com/the-psychology-of-checklists-why-setting-small-goals-motivates-us-to-accomplish-bigger-things. [2018-11-03].

Meltwater (2016-03-17). Fyra steg till effektiv intern kommunikation. [Elektronisk] Tillgänglig: https://www.meltwater.com/se/blogg/fyra-steg-till-effektiv-intern-kommunikation/. [2018-11-03].

Rosensköld, G. (2017-03-26). Tidscoachen: 5 knep för att sluta prokrastinera – nu!. [Elektronisk] Tillgänglig: https://www.breakit.se/artikel/6995/tidscoachen-5-knep-for-att-sluta-prokrastinera-nu. [2018-11-02].

Rozental, A. (2013-12-26). Smart målsättning. [Elektronisk] Tillgänglig: http://www.psykologifabriken.se/smart-malsattning/. [2018-11-03].

Rozental, A. (2016-04-21). Sex steg för att sluta skjuta upp. [Elektronisk] Tillgänglig: http://www.psykologifabriken.se/sex-steg-for-att-sluta-skjuta-upp/. [2018-11-02].

Ryder, L. (2018-09-28). That Stress You Feel? It’s A ‘Mental Load’ Of Invisible Work That Needs Talking About. [Elektronisk] Tillgänglig: https://blog.trello.com/mental-load-invisible-work-stress. [2018-11-02].

Wikberg Nilsson, Å., Ericson. Å., Törlind, P. (2015). Design – Process och metod. Lund: Studentlitteratur.