Sofie bernsand

För många av oss klingar ordet ”möte” negativt och kan ofta uppfattas som något tråkigt, onödigt och oproduktivt. Faktum är att någon form av möten är nödvändiga för att både en grupp ska kunna fungera bra och utvecklas samt för att ett projekt ska kunna drivas framåt. Olika former av möten är också den vanligaste återkommande rutinen för att kommunicera under ett projekt (Eklund 2011 s. 155).

Under min praktik har antal möten varit många och täta, vissa mer effektiva än andra, vilket många gånger gjort mig stressad. För visst är det som Eklund också skriver (2011 s. 155), att en fungerande kommunikation är en grundläggande faktor för framgång i projekt, men hur effektiviserar och strukturerar vi dem på bästa sätt för att de ska kännas meningsfulla?

Jag kommer här att gå igenom varför möten är viktigt och olika tekniker och tips till dessa för att på bästa sätt kunna genomföra meningsfulla möten som också resulterar i ett bra samarbete i gruppen.

<!–more–>

Kommunikation

Kommunikation är a och o när det kommer till att undvika missförstånd oss människor emellan. Med en god kommunikation kan vi undvika både konflikter och främja ett gott samarbete. Och vem blir inte gladare och mer positiv av det? I grunden handlar det om att dels bli förstådd men kanske framförallt att förstå. Redaktionen i Personlig utveckling (2015) skriver om vikten att att verkligen lyssna på den du samtalar med och menar att det är det allra viktigaste i en konversation. Läs gärna hela artikeln om hur du undviker vanliga misstag när du samtalar med andra och vad du bör tänka på: https://www.foretagande.se/personlig-utveckling/vanliga-misstag-i-kommunikation-mellan-manniskor-flera-av-dem-begar-du-med.

Även Eklund skriver (2011 s.56) om vikten av att lyssna och sätta sig in i den andres situation. Han förklarar att ofta när vi lyssnar till människor passerar informationen vi får ett moln i vår hjärna med våra egna tolkningar. Han beskriver detta moln som ett slags filter där vi omedvetet väger in våra egna värderingar, erfarenheter, fördomar osv. För att verkligen kunna höra vad den andre berättar för dig är det viktigt att försöka undvika detta och leva dig in i den andres situation och lyssna till hens subjektiva upplevelse.

Olika typer av möten

Eklund skriver (2011 s.156-157) om tre olika typer av möten, informationsmöten, problemlösande möten och beslutsmöten.

Informationsmöten handlar till största del av en envägskommunikation och påminner ofta om en slags föreläsning där en eller ett fåtal personer ger ut information till en grupp människor. Syftet här är inte att i stunden starta några diskussioner men åhörare ska under mötets gång ha möjlighet att ställa egna frågor.

Syftet med problemlösande möten är att deltagande tillsammans försöker ta ställning till olika frågeställningar och precis som det låter, lösa problem. Här är det viktigt att inte bara de som hörs och syns mest får komma till tals, utan här ska alla deltagare få säga sitt och komma med sina förslag.

På ett beslutsmöte är målet just att fatta avgörande beslut, däremot kan tillvägagångssättet att fatta dessa beslut variera. Exempelvis kan det handla om demokratiska beslut som röstas fram under mötet, slumpmässiga beslut där man låter slumpen avgöra eller ett så kallat expertbeslut där en viss person har mer inflytande än övriga deltagare.

Mötesledare

En mötesledare är oftast den person som kallat till möte och fungerar som en slags projektledare för mötet. Fördelarna med en mötesledare beskriver Eklund (2011 s.158) bland annat som att ge mötet struktur, ordning och mål samt att skapa ramar och förutsättningar för mötet så som att skaffa lokal, bestämma tid och bjuda in deltagare.

Mötesledaren bör också förbereda så mycket som möjligt inför mötet genom att samla in relevant material och sätta upp punkter eller ett schema över mötet för att få ett bra flyt på mötet. Se också till att förbereda eventuella skärmar och uppkopplingar, man vet aldrig när tekniken tänkt krångla.

Under mötet fortsätter man i sin ledarroll, hur varierar naturligtvis beroende på vilket av ovan beskrivna möten man kallat till.

Vid till exempel ett informationsmöte presenterar man den information man tänkt ge medan man vid ett problemlösande möte försöker engagera gruppen och få igång diskussioner.  Gemensamt är att man alltid ska hålla ihop struktur och sträva efter uppsatt mål.

Här kommer ett litet tips på hur du ska tänka när du sätter en tid för mötet, så kallad ställtid:

Mötesdeltagare

För det första, kom alltid i tid och visa respekt. Som deltagare på ett möte ska man också ta sitt ansvar och engagera sig. Här tror jag personligen ofta att det spricker för många, kanske är det här man upplever det jobbiga och tråkiga med möten. Se det inte bara som något du tvingas genomföra utan se möjligheterna eller chanserna i varje möte, här kan ju även du som deltagare få chansen att säga ditt. För att kunna vara engagerad krävs det också att du förbereder dig inför ett möte, gå igenom eventuella punkter eller material som tilldeltas innan och ta med dig egna åsikter eller tankar.

Glöm heller inte att släppa in eventuella tystare om mer försiktiga personer, dem är lika viktiga på mötet som du.

Tänkt också på att du är kallad till mötet av en anledning, antingen är det viktig information för dig eller så vill mötesledaren bli medveten om dina åsikter eller få din expertis.

Gå aldrig ifrån ett möte med funderingar utan var engagerad, ställ eventuella frågor och för anteckningar.

Övning till företaget

https://battremoten.suntarbetsliv.se/ kan ni få många olika tips på övningar att göra under möten, både som grupp och som individ för att göra era möten mer effektiva och öka motivationen och positiviteten.

Jag har här valt att sammanfatta med en rad punkter med några steg för att få lite hjälp att skapa effektiva och meningsfulla möten:

1. Behövs ett möte?

Innan du bjuder in till ett möte, fundera alltid på om det verkligen behövs. Bjuder du gång på gång in till onödiga möten som hade kunnat skötas på andra sätt riskerar du att få ett oseriöst intryck och ingen blir varken engagerad eller positivt inställd.

2. Sätt upp mål för mötet

När du bestämt dig för att kalla till ett möte, tänk igenom vad målet är med mötet och vad som ska uppnås.

3. Bestäm tid och plats

Utgå ifrån vilken typ av möte du kallat till, behöver alla deltagare kunna se och diskutera med varandra kanske ett rum med ett runt bord är passande, eller om du ska presentera något i ett informationsmöte kanske du behöver en stor skärm eller whiteboard där du tydlig syns för samtliga deltagare.

För att undvika stressade och oengagerade deltagare, sätt inte av för lång tid. Se till att planera innan så mötet känns effektivt.

4. Vilka behöver vara med?

Bjud bara in dem som berörs av mötets syfte. Det är viktigt att alla deltagare känner varför dem är där och inte slösar sin tid.

5. Förberedelser

Alla som är med på ett möte behöver vara förberedda, mer eller mindre. Som mötesledare är det viktigt att man vet vad som ska gås igenom, vad som ska sägas och hur mötet ska struktureras. Som mötesdeltagare är det också viktigt att ha gjort eventuell research innan eller förbereda egna frågor eller funderingar.

6. Börja i tid

Återigen för att undvika irritation eller negativitet, kom igång i tid.

7. Inledning

Mötesledaren inleder alltid mötet med att påminna om mötets mål och syfte så att alla är på det klara med varför dem är där och vad som förväntas.

8. Håll fokus

Mötesledaren går igen dagordningen och styr diskussionen. Se också till att inte sväva bort från ämnet för mycket, detta riskerar också att vissa deltagare börjar undra varför dom är där och blir omotiverade.

9. Låt alla komma till tals

Alla deltagare är som sagt där av en anledning, låt därför inte enbart de mest högljudda höras mest. Ge alla plats.

10. Notera

Det bästa är alltid om en utsedd person för övergripande anteckningar. Men för din egen skull, för även egna, det kan alltid komma upp frågor eller funderingar senare och även den bäste glömmer ibland.

11. Sammanfatta

Mötesledaren sammanfattar en kort utvärdering i slutet av mötet och knyter an till mötets mål. Uppnåddes målen med mötet? Vet alla hur de ska gå vidare härifrån? Lämna ingen med frågor.

Referenser

Brask, P. (2016). Effektiva Möten – Ställtid. [Video online] Tillgänglig: https://www.youtube.com/watch?v=LNZtaJVMa-U [2020-01-09]

Eklund, S. (2011). Arbeta i projekt. Lund: Studentlitteratur AB.

Redaktionen i Personlig utveckling (2015). Vanliga misstag i kommunikation mellan människor – flera av dem begår du med. [Elektronisk] Tillgänglig: https://www.foretagande.se/personlig-utveckling/vanliga-misstag-i-kommunikation-mellan-manniskor-flera-av-dem-begar-du-med [2020-01-09]

Suntarbetsliv (u.å.). Bättre möten. [Elektrionisk] Tillgänglig: https://battremoten.suntarbetsliv.se/ [2020-01-09]