Kommunikationsverktyg i ett projekt

av Jesper Eliasson
Högskolan Väst
ALM400
HT2017

 

Introduktion

Många element spelar in i ett framgångsrikt projekt. Man behöver en bra projektledare, ett väl utformat schema, kompetens bland medlemmarna och en bra sammanhållen känsla mellan projektets medlemmar. Men allt detta återkopplas till det som är A och O inom ett projekt, kommunikationen. Utan en bra kommunikation mellan projektmedlemmarna så kommer i största sannolikhet resultatet försämras, deadlines kommer inte hållas och konflikter kommer att uppstå. Kommunikationen mellan kunden och projektgruppen är också väldigt viktigt för att kunna uppnå det förväntande resultatet men också för att göra processen så enkel som möjligt.

I denna OER kommer jag ta upp olika verktyg som underlättar kommunikationen inom projektet och jämtemot kunden. Dessa verktyg har använts i olika projekt i skolan men vi har inte gått in på djupet om vad dessa verktyg gör och hur dem kan appliceras till arbetet.

Denna OER kommer avslutas med en övning som hjälper dig att bestämma dig över vilket verktyg som passar ditt arbetssätt bäst.

 

Trello

Post-it lappar är något som är och har varit användbart i projektarbeten i många år. Att sätta upp post-it lappar på en vägg är en enkel och effektiv lösning för att styra upp ett projekt och få en struktur på processen. Just denna tanke hade Joel Spolsky och Michael Pryor när dem grundade Trello 2011 då dem ville applicera denna metod digitalt i form av en app (Prive, 2016).

Trello har idag över 25 miljoner användare och det är ganska självklart varför detta verktyg har blivit så populärt (Pryor, 2017). Trello har ett flertal användbara lösningar för att underlätta arbetet i ett projekt. I Trello kan du skapa ”kort” vilket du kan använda till vad du själv vill men oftast så representerar ett kort, ett element eller ett steg i projektet. I dessa kort så kan man lägga till en beskrivning, checklistor och bilagor kopplade till kortet. Man kan också lägga till andra personer som ingår i projekt och låta dem lägga till kommentarer eller idéer. Du kan också låta kunden ta del av processen genom att bjuda in han eller hon och på så sätt ha en ständig kommunikation med kunden. Detta gör Trello väldigt användbart eftersom alla i projektet kan enkelt vara delaktiga och snabbt bidra med sina egna tankar.

Något som gör Trello ännu mer kraftfullare är möjligheten att jobba agilt, vilket är något som är väldigt vanligt inom företag. Genom att använda listor och kort i Trello så kan man dela upp processen i olika stadier så som: Idéer>To Do>Pågående>Testfas>Färdigt. Man kan sedan flytta korten mellan dessa stadier och eftersom allt är digitalt kan alla projektmedlemmar se uppdateringarna direkt i telefonen eller genom Trellos hemsida.

Detta är ett verktyg som rekommenderas att användas just pga. enkelheten, kommunikationen och det agila sättet att arbeta.

Evernote

Evernote är också ett användbart verktyg för projekt och har många liknande lösningar som Trello har. Evernote grundades av Stepan Pachikov år 2007 och undersökningar från 2017 visar att Evernote har över 200 miljoner användare (Smith, 2017).

Det som mest skiljer Trello och Evernote åt är att istället för Trellos list och kort system så använder Evernote sig av anteckningsböcker och anteckningar vilket spelar en central del i verktyget. Evernote gör det enkelt för användaren att skriva anteckningar vart man än befinner sig och dela dem anteckningarna med projektmedlemmarna och sin tur kan medlemmarna lägga till sina egna anteckningar i samma anteckningsbok eller skapa sin egen.

Men varför ska jag använda Evernote när jag kan skriva ner mina egna anteckningar och dela dem med projektmedlemmarna genom Google Drive eller liknande? Svaret på denna fråga är att det finns väldigt mycket man kan göra i dessa anteckningar än att bara skriva text. I Evernote har man möjligheten att:

  • tagga anteckningarna så man enkelt kan få en struktur
  • man kan sätta påminnelser på anteckningarna så man inte missar deadlines
  • lägga till filer i anteckningarna
  • sortera anteckningsböcker och anteckningar
  • exportera ut anteckningar som PDF filer

Detta är bara några av de möjligheter Evernote erbjuder, men endast med dessa så underlättar det arbetet (Frasca, 2013).

 

Facebook Messenger

Både Trello och Evernote används för att styra upp projektet och göra processen tydlig för hela projektgruppen. Men vad dessa program inte sköter lika bra är direktkommunikationen, med det menar jag snabba meddelanden mellan projektmedlemmarna. Det finns många verktyg som låter dig skicka snabbmeddelanden till varandra och det verktyget som jag tycker funkar bra till detta är något som många i dagens samhälle använder dagligen, Facebooks egna chattfunktion, Messenger.

Facebook lanserade tjänsten Facebook Chat år 2008 som var implementerad i Facebook (Hendrickson, 2008). Tre år senare så lanserades en ny och förbättrad chattfunktion som vi idag kallar Messenger och har nu över 1.3 miljarder aktiva användare (Kincaid, 2011).

Det finns många anledningar till att använda sig av Facebook Messenger. Man har möjligheten att skapa en grupp där alla i projektet kan medverka. Man skicka meddelanden, bilder, videos och andra filer som ingår i ett projekt. En till anledning för att använda Messenger är för att det är familjärt hos många, så det går smidigt och snabbt att komma igång vilket är positivt när man jobbar under en tidspress. Det är dock viktigt att var och en i projektgruppen använder detta verktyg till just projektet och inte skriver personliga meddelanden som inte hör till arbetet.

 

Avslutning

Jag har i denna OER nämnt tre stycken kommunikationsverktyg som kan spela viktiga roller i ett projekt. Trello låter dig strukturera upp projektets delar på ett enkelt och tydlig sätt och om man gillar att jobba på det agila sättet så passar detta verktyget väldigt bra för dig.

Evernote kan användas på många olika sätt. Man kan jobba agilt och sätta upp de olika delmålen i form av anteckningar och anteckningsböcker för att få en klar bild på processen, men man kan också använda det till att lagra personliga anteckningar eller publika anteckningar som kan användas i projektet.

Det finns flera olika livechatt funktioner som, WhatsApp och Slack men anledningen till att jag valde att ta med Facebook Messenger är att det är familjärt och i syftet med att endast skicka snabbmeddelandet och småfiler så funkar detta verktyg väldigt bra.

Det är upp till användaren att bestämma vad för verktyg som passar han eller hon bäst men jag tror att för att få bästa resultat så ska man kombinera Trellos enkla processtruktur med Evernotes anteckningsfunktioner och sedan använda Messenger för snabba meddelanden mellan varandra. Med dessa tre verktyg så kommer framförallt kommunikationen bli starkare vilket kommer resultera i ett mer effektivt och klarare arbete för alla medlemmar i gruppen.

 

Övningsuppgift

Den här övningsuppgiften är riktad till användningen av Trello och Evernote.

  1. Laddar ner Evernote och Trello.
  2. I början av veckan så bestämmer du vilket verktyg du vill börja använda.
  3. Applicera det valda verktyget till ditt skolarbete eller jobb och använd det flitigt i 3 dagar och efter de 3 dagarna byter du verktyg till det andra och använder det i 3 dagar.
  4. Den sista dagen är till för att utvärdera vad som var positivt och negativt med de olika verktygen. Vad passar dig bäst och i vilka situationer passar dessa verktyg in i?

Efter den här veckan så har du förhoppningsvis en bättre bild på vad dessa verktyg kan göra för dig och hur du kan applicera det till ditt arbete.

 

Källor

Frasca, Jason. 2013. 71 Features of an Evernote Note. 27 oktober. https://blog.jasonfrasca.com/71-features-of-an-evernote-note-549dbdeb7c23 (Hämtad 2017-11-09).

Hendrickson, Mark. 2008. Facebook Chat Launches, For Some. 6 april. https://techcrunch.com/2008/04/06/facebook-chat-enters-pre-release-beta/ (Hämtad 2017-11-12).

Indo Asian News Service. 2017. Facebook Messenger hits 1.3 billion monthly active users mark. 15 September. http://www.hindustantimes.com/tech/facebook-messenger-hits-1-3-billion-monthly-active-users-mark/story-RKrQQSyt4oigee3clsmYTP.html (Hämtad 2017-11-08).

Kincaid, Jason. 2011. Facebook Launches Standalone iPhone/Android Messenger App (And It’s Beluga). 9 augusti. https://techcrunch.com/2011/08/09/facebook-launches-standalone-mobile-messenger-app-and-it%E2%80%99s-beluga/ (Hämtad 2017-11-09).

Mountain Goat Software. New to Agile and Scrum. https://www.mountaingoatsoftware.com/agile/new-to-agile-or-scrum (Hämtad 2017-11-12).

Prive, Tanya. 2016. 10 Hot Startups In NYC. 23 mars. https://www.forbes.com/sites/tanyaprive/2016/03/23/the-10-hottest-startups-in-nyc/2/#169fe0ce1e0b (Hämtad 2017-11-08).

Pryor, Michael. 2017. 25 Million! Celebrate With 4 New Top-Requested Trello Features. 13 september. https://blog.trello.com/25-million-users (Hämtad 2017-11-12).

Smith, Craig. 2017. The Messy Art Of UX Sketching. Smashing Magazine. 10 februari. https://expandedramblings.com/index.php/evernote-statistics/ (Hämtad 2017-11-17).