Av: Nirs K.

 

Inledning

Jag genomförde nyligen en praktikperiod på en privatägd vårdverksamhet i Västra Götaland med 6 stycken vårdcentraler, som var för sig drivs individuellt av respektive verksamhetschef. Verksamheten ordnade 1-2 gånger i månaden ett samlat möte för verksamhetscheferna att diskutera och stämma av vad som skett och vad som skulle komma att ske den resterande tiden av månaden, för att alla skulle vara uppdaterade med den nyaste informationen.

Utöver dessa möten var det ända aktiva verktyget för kommunikation E-mail, vilket ofta skapade problem och missförstånd bland verksamhetschefernas konversationer. Framför allt på grund av att alla inte utnyttjade verktyget i den utsträckning som behövdes och då resulterade i att man fick vänta 5 dagar på ett svar, om det nu ens kom ett svar. Detta arbetssätt skapade självfallet irritation hos många av verksamhetscheferna och gjorde det onödigt svårt för företaget att utvecklas och nå nyuppsatta mål.

“ I think the purpose of internal communication is not telling people what to do. It is to create shared understanding and meaning. Only when this happens can employees work together towards a company’s goals. ”   –  Rachel Miller 2017

 

Intern kommunikation

Första steget mot en fungerande verksamhet är att få de anställda att förstå vikten av en effektiv intern kommunikation och vad som kommer ske när det väl fungerar. En problemfri intern kommunikation motiverar hela verksamheten, både anställda och chefer, samt underlättar för arbetet som sker i det hela (Meltwater, 2016). Poängen med detta är att de anställda konstant ska vara välinformerade och enade om vad som försiggår inom företaget, för att man tillsammans ska kunna sätta tydliga mål och nya strategier utan förhinder.

I ett snabbt växande företag är en välutformad intern kommunikation en grundförutsättning för att utvecklas och erhålla goda resultat. Informationen som delas måste inte häller bara var frekvent utan också mer transparent, för att på bästa sätt undvika eventuella missförstånd och komplikationer som kan uppstå när all information inte finns lätt tillgängligt (Wright, 2009). För att uppnå dessa riktlinjer bör därför INTE en första lösning vara att engagera personalen mer genom att ha fler möten, utan istället börja tänka utanför normen för hur företaget arbetat innan (Soprasteria.se, 2017).

Grundproblemet kvarstår då de anställda saknar tid och engagemang, vilket fler avstämningsmöten eller fler E-mail inte kommer att lösa. Istället är detta tillfället då verksamhetens ansvariga bör sakta ner och fundera på andra eventuellt användbara tillvägagångsätt. I andra ord ett mer effektivt internt kommunikationssystem som tillgängliggör möjligheten för en öppen och lätt konversation kring jobb och relevanta projekt (Soprasteria.se, 2017).

När problemet tydligt har visat sig inom verksamheten måste kommunikationskanalerna som företaget använder utvärderas, just för att för att man ska komma fram till en lösning som erhåller de egenskaper som det nuvarande interna kommunikationssystemet saknar. Det handlar med andra ord om att identifiera vilka kommunikativa kanaler som på bäst sätt går att anpassa för de anställdas behov (Meltwater, 2016).  Vilket man ofta säkerställer genom att kombinera ett få antal kanaler som ex: E-mail, chatt och cloudbaserad lagringsplats.

Exakt vilka verktyg man kommer till att använda sig av skiljer sig självfallet från verksamhet till verksamhet, då grundproblemet som från början ledde till den bristande interna kommunikationen oftast är olika. För att koppla tillbaka till min egna erfarenhet som jag fick under praktiktiden på vårdverksamheten, så skulle jag i deras fall välja att implementera en programvara vid namnet Trello för att lösa de kommunikativa problemen som företaget hade.

I grund o botten var deras problem att vissa inte orkade ta sig tiden att läsa långa och ibland korta    E-mail och på så sätt gick miste om viktig information. Samtidigt som några inte var motiverade till att använda den kanalen för kommunikation, då de kunde anses anständigt och allt för formellt. Vilket ledde till att viktig information inte alltid skickades iväg när det hade behövds.

Med hjälp av Trello tar man bort den formella känslan som man kan finna när man skickar ett E-mail, eftersom programmet fungerar mer som ett nätverk där man kommunicerar indirekt med varandra. Samtidigt som Trello har transparenta egenskaper som låter användarna se vad som sker, när det sker och varför, utan att gömma någon sorts information för någon.

” Transparency tells people a lot about your intentions. And unless the information is intended to be confidential, transparency is more likely to help than hurt.  “  –  Moira Alexander, 2015

Att ha en tydlig transparens inom företaget med sina medarbetare bidrar till en mer öppen konversation mellan de anställda och ger bra underlag för att information som kan vara viktig för medarbetare att veta inte gås miste om (Moira Alexander, 2015). Trello bidrar med transparens inom ett företag då programmet och innehållet visar upp information och projekt igenom ”glashus” där anställda öppet kan se vad som sker på företaget utan att exkludera någon.

 


Vad är Trello?

Trello är ett nätbaserat program som låter användaren skapa virtuella anslagstavlor med information på. I programmet refereras dessa anslagstavlor till som ”Boards” och kan lättillgängligt skapas och ändras av alla medverkande. Dessa ”Boards” innehåller i sig så kallade ”Cards” som fungerar likt en ”Post-it” lapp som man kan fylla med information och flytta runt likt en verklig anslagstavla. Användarna kan sen själva välja vilka projekt eller informationstavlor da vill ta del av och kunna interagera med.

Det som gör just Trello till ett så attraktivt val i detta sammanhang är programmets egenskap att helt transparent visa upp vad som pågår i ett projekt, vem som ansvarar för specifika arbeten och hur långt man kommit. Vilket direkt skulle bidra till mindre formella och mer öppna konversationer, som på så sätt förhoppningsvis skulle lösa verksamhetens interna kommunikations problem.

Det finns en enorm mängd med olika programvaror som kan hjälpa företag med att lösa en massa problem och det är viktigt att man söker upp rätt verktyg för rätt verksamhet. Med några ”Google sökningar” kan man hitta hundratals olika verktyg, men här är några jag starkt kan rekommendera:

Asana

Evernote

Freshdesk

Zenkit

Slack

Adobe Connect

Undersök gärna några av dessa verktyg och fundera på hur de kan vara användbara i olika verksamheter, samt vilka problem de kan lösa inom ett redan etablerat företag. Innan jag avslutar denna OER vill jag sammanfatta all information ni nu lärt er om intern kommunikation, med ett betydelsefullt citat.

Intern kommunikation bidrar till att skapa en effektiv verksamhet som presterar på topp.  Det är dessutom en förutsättning för att motivera, behålla och attrahera medarbetare ” – Meltwater, 2016

 

 

Länkar och läsmaterial:

https://asana.com/

https://evernote.com

https://evernote.com

https://zenkit.com/

https://slack.com/

http://www.adobe.com/products/adobeconnect.html

https://trello.com/guide/pro-tips.html

http://www.allthingsic.com/what-is-internal-communication/

https://www.cio.com/article/2882199/project-management/11-communication-skills-of-effective-project-leaders.html

https://www.youtube.com/watch?v=tVooja0Ta5I

 

 

Referenser:

Miller. R, 2017. What is internal communication?. Internal Comms, 2017. [Tillgänglig] http://www.allthingsic.com/what-is-internal-communication/

Soprasteria, 2017.Intern kommunikation som inspirerar till en bra arbetsinsats. SOPRASTERIA.com, 2017. [Tillgänglig] https://www.soprasteria.se/publikationer/publikation/3-minutersguide-intern-kommunikation-som-inspirerar-till-en-bra-arbetsinsats

Wright, M. (2009). Gower Handbook of Internal Communication. Creating an Internal Communication Strategy. P.19

Meltwater, 2017. Fyra steg till effektiv intern kommunikation. MELTWATER.com, 2016. [Tillgänglig] https://www.meltwater.com/se/blogg/fyra-steg-till-effektiv-intern-kommunikation/

Moria A, 2017. 11 Communication Skills of Effective Project Leaders. CIO.com, 2015. [Tillgänglig] https://www.cio.com/article/2882199/project-management/11-communication-skills-of-effective-project-leaders.html