Matilda Rudblom

Under hösten har jag fått en inblick i det arbetsliv jag är på väg att möta. Efter att ha genomfört en 20 veckors lång AIL hos ett mindre företag, där fokus i mångt och mycket ligger på att kommunicera till befintliga och nya kunder och att hjälpa kunder med sina externa kommunikationskanaler, har jag märkt att det är lätt att glömma av vikten av en effektiv intern kommunikation. 

I ett fokuserat arbete med att nå ut och synas är det lätt att ta den interna kommunikationen för givet, vilket jag tyckte mig uppleva hos det företag jag praktiserade hos. Där upplevde jag ganska tidigt att det fanns en brist i den interna kommunikationen som visade sig genom att all information inte nådde alla och att det därför, stundtals, fanns en viss förvirring mellan medarbetarna. 

Jag tänkte därför, med min OER, ta tillfället i akt och skriva om effektiv intern kommunikation. Jag kommer också ge tips på hur företag kan tänka rent praktiskt för att förbättra och effektivisera sin interna kommunikation och slutligen avslutar jag min OER med en övningsuppgift kring detta.<!–more–>

 

För och främst, vad är effektiv internkommunikation? 

kommunikation (latin communicaʹtio ’ömsesidigt utbyte’, av commuʹnico ’göra gemensamt’, ’låta få del i’, ’få del av’, ’meddela’, av commuʹnis ’gemensam’, ’allmän’, ’offentlig’), överföring av information mellan människor /…/”

(1) Uppslagsverket Nationalencyklopedin (NE) 

Kommunikation är i sin grund, hos uppslagsverket NE att läsa,  en form av ömsesidigt utbyte av information. Människan kommunicerar på olika sätt, genom tal och gester, genom kroppsspråk och i vår tid  även genom digitala artefakter som internet och sociala medier. Det ligger i människans natur att kommunicera med sin omvärld och sina medmänniskor. 

Intern kommunikation handlar om kommunikationen som sker på en arbetsplats mellan olika typer av medarbetare.  Hur kommunikationen ter sig kan skilja sig åt men oavsett arbetsplats eller storlek på företag förlorar aldrig kommunikationen sitt värde, eftersom kommunikation är en av våra mest fundamentala behov och verktyg.  

Syftet med intern kommunikation är att se till att alla anställda på ett företag är välinformerade om vad som sker inom i den egna organisationen (Meltwater, 2019).  Men även om kommunikationen ligger i människans natur och därigenom borde vara enkel för oss, kan det vara nog så svårt att genomföra och göra den värdefull, framför allt på en arbetsplats.  

Hos ett företag är lyckad internkommunikation en kommunikation som fungerar. Den ska inte bara nå fram utan även nå in, det är då den fungerar. 

En fungerande internkommunikation bidrar till att skapa en effektiv verksamhet som presterar på topp. Medarbetarnas engagemang ökar och lagkänslan i företaget stärks. 

Det är dessutom en förutsättning för att motivera, behålla och attrahera medarbetare.  Framgångsrik intern kommunikation inspirerar medarbetarna i deras arbete och bidrar till bättre arbetsinsatser som ger resultat, (Meltwater, 2019).

Berghs School of Communications skriver i sin artikel “Engagerade människor är det viktigaste kapitalet ett företag har” att engagemanget hos medarbetarna skapas av att de känner sig sedda och får bekräftelse. Berghs menar att i ett företag som är bra på internkommunikation växer människor och människor som växer ger sitt allt vilket föder framgång och lönsamhet. (Berghs, 2018).

En ineffektiv och bristfällig internkommunikation leder till mängder med olika problem. Missförstånd, frustration, förvirring och stress leder till en sänkt motivation hos medarbetarna. 

Med andra ord är alltså en effektiv internkommunikation grunden i ett framgångsrikt företag. 

 

Hur får ett företag en effektiv internkommunikation som fungerar? 

Involvera medarbetarna

Först och främst gäller det att involvera medarbetarna i kommunikationsarbetet. Kommunikation handlar ju om, enligt NE, en form av ömsesidigt utbyte av information. Låt kommunikativa medarbetare vara aktiva i dialogen. Medarbetare som blir lyssnade på och känner att det har en möjlighet att påverka tenderar att bli mer engagerade och bidrar sannolikt i högre grad till att organisationen når sina mål (Sveriges kommunikatörer, u.å).


Välj rätt kommunikationskanal

Diskutera med medarbetarna om hur de önskar att kommunikationen förs och genom vilka kanaler. Kanske är det så att olika medarbetare vill ha informationen genom olika kanaler. Olika kanaler ger olika effekt så välj därför kanal efter önskvärd effekt istället för på vana (Sveriges kommunikatörer, 2019).

Anpassa kommunikationen och kommunicera där mottagaren är – finns det medarbetare som är ute “på fältet”, t.ex. en säljare eller filmfotograf på inspelning, vill säkert denne bli kommunicerad med och få information via sin telefon eller surfplatta medans en medarbetare på kontoret sannolikt uppskattar att få sin information via datorn. Vad som styr valet av kanaler är hur effektivt mottagaren kan ta till sig informationen (CGI, u.å).

Även om medarbetarnas tjänster bli mer och mer digitaliserade och så även den interna kommunikationen, är dock fysiska samtal av allra största vikt.  Digital kommunikation kan inte ersätta fysiska samtal, eftersom vi pratar med varandra på fler sätt än med text, som jag skrev inledningsvis.

Hur vi väljer att tolka information är direkt kopplat till vilken relation vi har till avsändaren. Utmaningen i skriftlig kommunikation är att nyanser går förlorade och man kan inte läsa kroppsspråket. Det kan leda till missförstånd och feltolkningar. Det är kommunikationen i allt vi gör, och kvaliteten på vår kommunikation, som avgör hur vi uppfattas och hur mycket effekt vi får (Dale Carnegie Sverige, 2017).


Lyckad internkommunikation är den som inte bara når fram, utan även når in.”

 

Övning: Är din internkommunikation effektiv? 

Genom att kommunicera på medarbetarnas villkor och utifrån deras intressen, ökar möjligheten att nå fram till dem och driva ett ökat engagemang. Övningen du ska få göra är att analysera dina medarbetare för att kunna ha som underlag när du väljer era interna kommunikationskanaler. Du kommer få lära dig att bygga personas och segmentera dina medarbetare efter behov och intressen. På så sätt kommer du ha underlag att anpassa din kommunikation med rätt budskap till rätt person genom rätt kanal. 

 

  • Skapa personas 

 

Du ska få börja med att skapa personas. En persona är en avbild av, i det här fallet, din medarbetare. Bygg din persona utifrån medarbetarens personliga behov och intressen, inte bara efter dess yrkesroll. Lär dig deras vardag; Vilka nyheter intresserar dem? Vilka budskap tycker de är viktigast? Hur konsumerar de internkommunikation? Vilken kanal är bäst för dem – är det telefonen, sociala medier eller den interna chatten/mailen? Vad driver deras engagemang och hur får du dem att trivas?

Tips!
Är det många medarbetare kan en persona representera flera lika medarbetare. Kanske finns de personer som har gemensamma nämnare? Ca 5-10 personas är bra. 

 

  • Segmentering 

 

Lär känna dina personas och vad de behöver och önskar.  Därefter delar du in dina personas i segment, vilket bildar mottagargrupper.  Kartlägg också era kommunikationskanaler och matcha kanalerna mot mottagargrupperna. Segmentera även  nyheter och information i olika segment. Vilka grupper engagerar sig mest? Vilka budskap driver mer engagemang än andra och för vilka?

När segmenteringen är gjord har du parametrar; personas, kanaler och nyheter. Med denna information kan du nu matcha ihop rätt persona med rätt nyhet genom rätt kanal. 

  • Mät effektiviteten

Nästa steg är att mäta hur effektiv din internkommunikation är. Mät “audience reach”, dvs. hur många av dina medarbetare som läser och engagerar sig i informationen. 

Utifrån den informationen kan du sedan finjustera din ihopmatchning av persona/nyhet/kanal. 

Lycka till! 

(CGI, u.å) 


 

(1) https://www.ne.se

 

Referensförteckning

Berghs School of Communications. (2018-04-15). Engagerade människor är det viktigaste kapitalet ett företag har. [Elektronisk] Tillgänglig:https://www.berghs.se/artiklar/manniskor-ar-det-viktigaste-kapitalet-ett-foretag-har/ [2020-01-19]

CGI. (u.å). Effektiv internkommunikation – Fem faktorer för att lyckas. [Elektronisk] Tillgänglig: https://www.cgi.se/sv/effektiv-interkommunikation-faktorer-lyckas [2020-01-19]

CGI. (u.å). Strategier och verktyg för en effektiv internkommunikation. [Elektronisk] Tillgänglig:https://www.cgi.se/sites/default/files/2019-09/strategier_och_verktyg_for_en_effektiv_internkommunikation_0.pdf [2020-01-19]

Dale Carnegie Sverige. (2017-04-27). Digitala kommunikationsverktyg ersätter inte fysisk kommunikation på arbetsplatsen. [Elektronisk] Tillgänglig: https://www.dalecarnegie.se/blogg/digitala-kommunikationsverktyg-ersatter-inte-fysisk-kommunikation-pa-arbetsplatsen/ [2020-01-19]

Meltwater. (2019-11-20). Fyra steg till effektiv internkommunikation. [Elektronisk] Tillgänglig:https://www.meltwater.com/se/blogg/fyra-steg-till-effektiv-intern-kommunikation/ [2020-01-19]

Sveriges kommunikatörer. (u.å). 10 goda råd om intern kommunikation. [Elektronisk] Tillgänglig:https://sverigeskommunikatorer.se/globalassets/dokument/10godarad_intern_kommunikation.pdf [2020-01-19]