Sara Ekholm
Högskolan Väst, Trollhättan
2017 – 01 – 09

Strävan efter den perfekta interna kommunikationen

Denna rapport kommer ta upp varför det är viktigt med en väl fungerande kommunikation inom företaget. För att nischa in denna rapport kommer den mer reflektera runt programvaror och applikationer som företag använder sig av för att kommunicera inom företaget.

För att en väl fungerande kommunikation på ett företag ska fungera bör vägen för att kommunicera vara enkel. Kommunikationen skall inte behöva vara en hög tröskel som man alltid snubblar på när man behöver kontakta någon inom företaget.

Interna kommunikationsvägar

De interna kommunikationsvägarna flödar oftast från ledningen och nedåt till de anställda. Den kan också ske i motsatt riktning. Då oftast för att de anställda vill ge tankar, idéer och synpunkter till ledningen. Kommunikationen strömmar även inom specifika enheter som ligger på samma nivå. En individ inom en enhet kan också vända sig till en annan enhet. Då möts alltså individer i olika enheter med olika kunskapsområden (Kisch & Thalbäck 2005).

Oavsett vilken kommunikationsväg som man vill gå för att kommunicera med någon så är huvudsyftet att tillvägagångssättet ska vara enkel. Trots att ett företag har fungerande kommunikationsvägar med hjälp av en eller flera programvaror ger det inte garanti till att informationen som kommuniceras tas emot. Detta kan bero på att mottagarna av informationen har ett annat perspektiv eller behov (Power & Rienstra 1999).

Teknisk kommunikation

Desto större och mer komplex ett företag är, desto större är kraven på företagets kommunikation. Detta är anledningen till att större företag ofta inför olika slags tekniska system (Rice, 1993). De köper in olika programvaror som på så vis ska hjälpa kommunikation inom företaget, men som också kan stjälpa.

Ett företag kanske väljer att sina medarbetare skall använda sig utav mindre chattgrupper. En chattkonversation tillåter snabb återkoppling vilket ger en positiv effektivitet för just det ärendet. Nackdelen med detta är att det endast är den slutna chattgruppen som får ta del av diskussionen och lösningen. Motsatt exempel är när företag använder sig av större programvaror för alla kommunikation. Alltså att all kommunikation för hela företaget är samlat. Detta låter självklart positivt att man har öppna kort och alla får vara delaktiga, men är det verkligen lönsamt? Givetvis beror det på vilken typ av innehåll som publiceras i programmet, men ifall det nu är ett stort företag med många anställda får kan man få mycket information som inte rör en själv. Vilket i slutändan kan leda till att man slutar att kolla uppdateringarna för att det för sällan är något som är relevant. Istället har man andra kontaktytor där man får den information och kommunikation man behöver för arbetet. Många företag använder sig utav Whatsapp eller SlackSlack är den app som de använde sig utav på min praktikplats. Dessa är applikationer som fungerar som chattkonversationer. I dessa grupper är man oftast mindre grupper, runt 10 personer. De som är med i grupperna ligger antagligen på samma enhetsnivå – som jag beskrev det under rubriken Interna kommunikationsvägar.

Bild: Whatsapp applikationen

Bild: Slack applikationen

Min far

Ambitionen för att ett företag skall ha god kommunikation kan komma till en överdrift och/eller bli för svår för de anställda som faktiskt skall använda sig utav programvaran. Min fars företag exempelvis har infört en applikation som samtliga på företaget skall använda för att bli uppdaterade om vad som sker på företaget. Det som dock är lite tokigt är att detta är ett globalt företag, så det kommer många inlägg på engelska men även på ryska och tyska. Vilket gör det helt oväsentligt för vissa att läsa (då det inte kan språket). Med för mycket orelevant innehåll för många blir programvaran helt enkelt inte användbar och fyller då heller inte sin ursprungliga funktion.

Bild: Yammar:s verksamhetskoncept

Programvaran som min fars företag använder sig av heter Yammer och den skall användas till att kommunicera med istället för via mejl är tanken. Yammer har ett flöde där man kan posta inlägg med information eller frågeställningar. Det kan leda till att många av inläggen försvinner i mängden av andra inlägga, vilket betyder att man kan missa något viktigt. Nackdelen blir också detta blir ett ytterligare forum som man måste kika in och ha koll på. En till nackdel är att denna programvara är för långsam jämförelsevis med andra kommunikationssätt, såsom Whatsapp och att ringa. Som jag skrev tidigare så kan ett forum bli oväsentlig och inte fylla sin funktion om innehållet inte rör en själv. Då blir det att man scrollar igenom mycket men man läser inte allt – precis som man gör på facebook.

Min praktikplats

På min praktikplats använder de sig som sagt utav Slack. Det är ett chattforum som det också går att dela html-koder på och andra filer. Appen är snabb och enkel och jag fick själv mycket nytta utav applikationen under min praktikperiod. Vi hade en gemensam grupp där för de som jobbade i den digitala enheten. Man fick snabbt reda på vardagliga saker ifall någon i den digitala gruppen skulle komma sent eller om något möte blev inställt osv. Men också kunde man som sagt skicka över mockups och filer och ge/få snabb feedback. Att dela med sig och höra vad de olika enheterna gjorde var något jag saknade. Enda gångerna man hade tillfälle att dela med sig var på måndagsmötena och under lunchtiden. Själva syftet att ta hjälp utav varandra och sprida information tyckte jag det sköttes bra via mailen. Det fanns också en i receptionen som sammanfattade varje morgon hur hela dagen skulle se ut och skrev vilka som var ute på vift eller sjuka. Genom detta tyckte jag att alla fick en bra överblick för varje dag.

Nackdelen tycker jag väl var när man skulle överlämna projekt. Man fick då en länk till projektet i den gemensamma hårddisken eller att projektledaren slängde iväg ett mail eller ett meddelande i Slack till en där det stod beskrivningar för uppdraget. Detta låter ju helt okej, men det var alltid pusselbitar som fattades som man blev tvungen till att fråga efter. Exempelvis att bilder och text fattades till sajten som skulle göras. Att behöva göra dessa onödiga förfrågningar tar tid och tid är pengar. Detta skulle kunna struktureras upp bättre. Med en bättre kommunikation i detta fallet skulle man kanske kunnat knyta ihop alla delar i ett projekt så det blir ännu tydligare och strukturerad innan överlämning.

Hela syftet med att ha programvaror och applikationer för att kommunicera inom företaget är för att det skall underlätta i arbetet. Utan syftet med att det underlättar fyller det inte sin funktion.

Individens egna anpassning

Både på och utanför arbetet anpassar man sina forum efter det som är bekvämt, lättåtkomligt och snabbast. Inom arbetet när problem uppstå som är inom ens egna område är det lättaste sättet att ta reda på en lösning genom att skriva i en chattgrupp eller ringa till någon. Ifall man behöver information utöver detta är det lättast att ringa eller slänga iväg ett mejl och kolla ifall någon har koll. Antagligen vet man vilket område det rör, därför behöver man bara ta i kontakt med exempelvis en IT-support istället för att behöva kontakta hela företaget. Vissa företag har ambitionen att man vill dela så mycket som möjligt så att alla får ta del av allt. Redan där förstår man att det blir för mycket information att ta in. Därmed blir det en fallande väg att gå.

En fungerande kommunikation hjälper företag att se var de är på väg, vilka prioriteringar som bör göras och att se efterfrågan och behov. En fungerande kommunikation gör att arbetsmiljön blir innovativ likaså som den hjälper företaget att förstå och tillgodose kundens målgrupp och önskningar.

Källförteckning

Kisch, A., & Thalbäck, T. (2005). Intern kommunikation-ett verktyg för extern framgång: en fallstudie av energibolaget Fortum.

Power Mary, Rienstra Byron (1999). Internal communication in new corporate conglomerates.
The international Journal of Public Sector management. Vol 12. Nr 6. Sid 501-515

Rice, R.E. (1993). Media appropriateness: Using social presence theory to compare traditional and new organizational media. Human Communication Research, 19(4), 451-484.