Andreas Mattsson
Högskolan Väst
ALM-401

Intern Kommunikation och dess betydelse för företag

Under min praktikperiod har jag varit ett relativt litet och nytt företag med endast fyra heltidsanställda utöver de 4 ägarna. De fyra ägarna har var sitt arbets- och ansvarsområde som de själva tar hand om utan att få allt för mycket hjälp eller delaktighet från de andra ägarna. Det händer att de pratar sinsemellan under dagarna för att stämma av vart de ligger till med sina individuella arbeten och de måste ibland även samarbeta eller dela med sig av information för att deras respektive arbete ska fortsätta. Ibland uppstår det dock en problematik då information uteblir eller de olika ägarna gör som det själva tycker även om någon annan har satt sig emot beslutet. Ett tydligt exempel på detta är när en leverans med 5000 produkter kommer in till företaget och de är i fel färg. I denna situation var det inte så att han som beställde produkterna tyckte de skulle vara i den färg som vanligtvis används utan att informationen om att byta färg inför den nya leveransen inte var tydligt och genomgående i företaget. Kommunikationen borde gå att hantera på ett bättre, smidigare och mer strukturerat vis så att denna typ av misstag inte uppstår.

Företaget har kontinuerliga produktionsmöten på måndagar där de går igenom vad som borde ske under veckan samt de kommande veckorna. Under detta möte får var och en av de olika delarna av företaget chansen att förklara vad denna just nu arbetar med, vad personen behöver av de andra för att färdigställa sitt arbete samt framföra förfrågningar från exempelvis kunder. Detta är en bra utgångspunkt där alla får ta del av väsentlig information och kan på ett gemensamt och rationellt vis ta beslut om viktiga bestämmelser rörande företaget. Därmed har företaget skapat sig en form av strategi, men frågan är om dessa möten och avstämningar borde vara mer frekventa eller borde dessa möten helt enkelt kompletteras med ett annat förhållningssätt till hur den kringliggande kommunikationen sker?

Wright (2009) Menar att god kommunikation inom företag är en av, om inte den viktigaste grundpelaren för att ett företag ska nå framgång. Kommunikation bör även ske på ett konsekvent, tydligt och frekvent vis för att undvika missförstånd, skapa en kontinuitet samt förbättra klimatet på företaget (Wright, 2009). Att ha en övergripande kommunikation där alla är delaktiga och kan göra sin röst hörd som att exempelvis ha gemensamma möten, gruppchattar eller till och med nyhetsbrev gör att alla i företaget känner sig delaktiga vilket i sin tur ledet till ett bättre arbetsklimat och därigenom till en bättre informerad och mer driven personal (Wright, 2009). För att effektivisera kommunikationen ytterligare kanske företaget borde skapa något mer gemensamt och tydligt sätt att förvara och distribuera informationen på, någonstans där alla har tillgång till den. Att viktig information bara finns i huvudet på delar av företaget skapar många gånger en ofullständig kommunikation och förståelse om vart företaget är på väg och i vilken riktning arbetslaget bör föra det (Wright, 2009).

Dewhurst &

FitzPatrick (2009) Menar att intern kommunikation har förändrats under de gångna årtiondena på så vis att man numera försöker att ändra strukturen på hur denna fungerar och har betydelse i företaget. Förr så var det stora målet med intern kommunikation att få alla i arbetslaget upplysta om den rådande situationen medan företagen idag går mot ett allt mer involverande förhållningssätt där arbetslaget är involverade i en helt annan skala (Dewhurst & FitzPatrick, 2009). Detta menar Dewhurst & FitzPatrick (2009) Skapar en delaktighet och ett ökat intresse hos samtliga involverade vilket i sin tur förhoppningsvis kommer att synas i företagets resultat. De belyser även en del viktiga kompetenser en god kommunikatör bör ha där den viktigaste är reflektion.

Du som försöker kommunicera något måste reflektera över vad företaget behöver av dig som ledare och hur du på bästa sätt kan implementera detta i vad du kommunicerar samt sättet du framför det (Dewhurst & FitzPatrick, 2009). Vad är det för typ- och innehåll av kommunikation som är en tillgång för företaget och hur bör denna information struktureras och distribueras för att få störst och framför allt rätt effekt på arbetslaget. Vidare lyfter Dewhurst & FitzPatrick (2009) fram egenskaper som att bygga relationer med arbetslaget och att ha ett arbetsmässigt fokus i dessa, att stötta och hjälpa snarare än att peka med hela handen samt att lyssna på andra med ett öppen och nyfiken inställning.

Dessa är egenskaper som de flesta människor uppskattar men tyvärr styrs många företag inte på detta sätt (Wright, 2009). Top-down-kommunikation är ett sätt som är ganska vanligt och som mer liknar det äldre sättet att sköta kommunikationen på ett företag där arbetsledarna endast tilldelar informationen med arbetslaget utan att ta hänsyn till vad de andra har för insikter och åsikter eller utan att informera om varför beslutet är taget (Wright, 2009). Wright (2009) Menar på att denna typ av kommunikation mycket väl kan vara effektiv men att den bara fungerar om arbetsledarna förmedlar något som arbetslaget håller med om och som de kan ställa sig bakom (Wright, 2009).

Under min tid på företaget så har jag fått erfarenhet om insikter om att det under deras företagsstruktur, med fyra chefer som har olika arbetsområden ändå finns en viss hierarki. Det är inte nödvändigtvis att det är beroende på de olika arbetsområdena utan kanske snarare har att göra med de olika personligheterna. Visserligen så har de olika ägarna ett större mandat att bestämma över respektive arbetsområde då de har störst erfarenhet eller kunskap inom det specifika området. Bortsett från detta kände jag ändå av en viss rangordning där det var en specifik person som drog i de flesta trådarna, hade det yttersta ansvaret och som de andra vände sig till när de behövde hjälp eller frågor besvarade. Detta förklarar Quirke (2009) som att denna individ antagligen är den som visar mest hängivenhet och drivkraft för företaget och att det inte nödvändigtvis behöver vara något negativt så länge denne person har tagit på sig denna roll och är stöttade av de andra cheferna snarare än att ta över för dem. Detta känns som en svår balansgång som lätt kan tära på relationerna mellan cheferna samtidigt som Quirke (2009) menar att ett företag är i behov av en tydlig ledare.

Ett effektivt sätt att undersöka hur bra kommunikation faktiskt sker på ett företag är enligt Walker (2009) att göra så kallade Measurments. Detta kan göras genom att exempelvis låta personalen göra enkäter eller svara på frågeställningar för att på så sätt fånga hur kommunikationen, arbetsförhållanden m.m. fungerar utifrån arbetslagets perspektiv (Walker, 2009). Detta verktyg går även att använda som ett rent kommunikationsverktyg inför specifika uppgifter eller händelser där det innan uppstart tillåter ledningen att få en uppfattning av vilket sätt personalen önskar och har förhoppningar om att det kommande projektet utförs (Walker, 2009).

Dewhurst & FitzPatrick (2009) Menar att det är viktigt att skapa en strategi för hur den interna kommunikationen går till och att tydligt hålla sig till denna. De menar vidare att det är viktigt att låta alla i arbetslaget vara medvetna och delaktiga i denna strategi genom att involvera dem (Dewhurst & FitzPatrick, 2009). Ett exempel på detta från min tid på företaget var att det på väggen i ena arbetsrummet sitter en stor kalender där alla viktiga event och händelser finns nerskrivna. Detta möjliggör att informationen kan nå ut till alla på företaget på ett tydligt och öppet sätt. Här kan även de anställda tydligt se vad som kommer hända i framtiden samt komma med egna synpunkter eller lägga till event eller speciella händelser som de anser vara av relevans.

För att sammanfatta så är företaget är på god väg att bli ett kompetent företag som kommunicerar på ett effektivt vis. De kanske behöver göra någon form av ny konstellation när det kommer till ledarskap och framför allt kommunikation av den interna informationen. Men med fortsatt arbete, ytterligare verktyg och erfarenhet kommer de att nå fram till en mer effektivt förhållningssätt, nya milstolpar och utökad framgång, inte bara inom företaget utan även produktionsmässigt.

 

 

Referenser:

Wright, M. Dewhurst, S. FitzPatrick, L. Quirke, B. Walker, S. (2009). Gower Handbook of Internal Communication. 2nd ed. [Elektronisk]. Tillgänglig:<http://resolver.ebscohost.com.ezproxy.server.hv.se/openurl?sid=EBSCO%3anlebk&genre=book&issn=&ISBN=9780566086892&volume=&issue=&date=20090101&spage=&pages=&title=Gower+Handbook+of+Internal+Communication&atitle=Gower+Handbook+of+Internal+Communication&aulast=&id=DOI%3a&site=ftf-live> [2017-10-13].x

Bildkällor:

Bild 1:

Pixabay. (2016). [Fotografi]. Tillgänglig: < https://pixabay.com/en/girls-whispering-best-friends-young-914823/ [2017-01-13]. Licens: CC0 <https://creativecommons.org/publicdomain/zero/1.0/deed.en>.

Bild 2:

Pixabay. (2016). [Fotografi]. Tillgänglig: < https://pixabay.com/en/barack-obama-dalai-lama-2011-1159790/> [2017-01-13]. Licens: CC0 <https://creativecommons.org/publicdomain/zero/1.0/deed.en>.

Bild 3:

Pixabay. (2016). [Fotografi]. Tillgänglig: <https://pixabay.com/en/ pointing-finger-hand-pointing-1922074/> [2017-01-13]. Licens: CC0 <https://creativecommons.org/publicdomain/zero/1.0/deed.en>.

Bild 4:

Pixabay. (2016). [Fotografi]. Tillgänglig: < https://pixabay.com/en/measure-yardstick-tape-ruler-1509707/> [2017-01-13]. Licens: CC0 <https://creativecommons.org/publicdomain/zero/1.0/deed.en>.