Jakob Voldberg

Introduktion
Att driva projekt, stora som små, kan vara svårt. Saker ska planeras, strukturera, fördelas, kommas ihåg och följas upp. För att klara av dessa situationer finns det olika digitala verktyg som ska hjälpa till med organiseringen och fungera som en projektbas. Problemet med många av dessa verktyg är att det är ett projekt i sig att lära sig dem och vem har tid till det? Ett annat problem är att de kan kosta pengar vilket gör att man inte sätter sig in i programmen för än man blir tvungen. Trello är det digitala planeringsverktyget som löser dessa problem och gör planering enkelt och effektiv. Nyckeln till Trellos användarvänlighet finns i designen. Hemsidans har endast relevanta knappar synliga i de olika vyerna vilket gör att användaren känner sig i kontroll och behöver inte leta efter funktioner (Norman, 1998, s. 17). Knapparnas utseende ger också starka visuella ledtrådar på hur de ska användas. Allt som går att trycka ändrar färg när du håller över det något som indikerar interaktion Norman, 1998, s. 9).

Alla projekt blir bättre av rutiner och planering. Brist på detta leder till en ineffektiv och kostsam arbetsgrupp (Eklund 2011, s. 82). För att planering ska bli av och inte ta för mycket tid krävs det en enkel och lättanvänd design. Trellos är just det och låter dig och ditt team få en direkt, visuell och tydlig överblick över vad som behöver göras och vem som gör vad. All information finns på ett och samma ställe utan att bli rörigt vilket gör att det aldrig råder något tvivel om vart något ska ske. Låter det för bra för att vara sant? Häng med nedan och se för dig själv.

Efter du gjort ett gratis Trello account möts du av den här vyn. Det första du kan göra då är att skapa en ny grupp eller ny tavla. Grupper hjälper dig att separera olika tavlor som är kopplade till varandra. Jag har exempelvis gruppen Personliga tavlor där jag kan separera mina planer och projekt från gruppen Trilo Interactive AB som jag fick från min praktiktid, där allt relaterar till mitt jobb finns. Väl inne i en grupp kan jag skapa olika tavlor som hjälper mig att sortera inuti en grupp.

Som ett exempel kommer jag skapa gruppen Lägenhetsrenovering med tavlorna Vardagsrum och Sovrum.

 

På tavlan Sovrum möts jag av denna vyn som kallas Trello Board. På en Trello Board kan man skapa listor. Man bestämmer själv vad syftet med listorna är. Om du arbetar med sprintar i ditt projekt skulle listorna kunna heta Sprint 1, Sprint 2 osv. Om du gör förproduktionen till en film skulle listorna kunna heta Moodboard, Konceptbilder och Idéer. Till mitt projekt i sovrummet skapar jag listorna Inspiration, Att göra, Gör och Färdigt.

 

Jag är nu redo för att börja fylla mina listor med Kort och planera mitt arbete. Kom igång genom att trycka på knappen Lägg till ett kort… Efter du har lagt till ett kort kan du klicka dig in på ett för att skapa mer information. I bakgrunden på bilden nedan ser ni olika kort jag har skapat och rutan som är uppe tillhör kortet Köpa ny säng. Det första man kan göra är att lägga till en beskrivning (röd rektangel) till den rubrik man har skapat. Jag har också valt att göra en checklista (blå rektangel) med saker jag behöver ha kolla upp innan jag bär hem en säng. Det finns många fler saker man kan göra inne i ett kort. Exempelvis klicka i Förfallodatum på saker som har deadline eller skapa en Etikett för att färgkoda olika kort. Du kan även ladda upp bilagor, något som jag har gjort under listan Inspiration. De bilder jag har valt att ladda upp blir då kortets thumbnail så man enkelt får en översikt om vad kortet handlar om.

 

När allt färdigt och jag har fått hem min nya säng kan jag flytta kortet från listan Gör till listan Färdigt. Att skapa listor och fylla dem med kort, redigera korten och flytta dem, är grunden i Trello. Med den kunskapen är du redo att driva och organisera stora som små projekt.

 

Trello fungerar bäst tillsammans

Det är inte helt ovanligt att man är fler än en person i ett projekt. Oroa er inte, Trello har tänkt på det också och det är lika lätta att arbeta i grupp som ensam. I det renoveringsprojekt jag har skapat väljer jag att bjuda in min sambo (röd rektangel). Det enda hon behöver för att bli inbjuden är ett Trellokonto. När hon är tillagd skapas det en grå cirkel bredvid bokstaven J (röd cirkel) som symboliserar min sambo. Nu kan hon se det som jag ser och hon kan börja skapa och ändra i listor och kort. Vi kan även dela upp korten mellan oss för att se vem som ansvarar för vad. Kort kan delas upp genom att gå in på kortet och sen klicka på Medlemmar eller genom att dra den gråa cirkeln på ett kort. Om en person blir tillagd på ett kort skickas det ett mail samt en notis på Trello till den här personen (Klockan uppe till höger är symbol för notiser). Inuti korten kan medlemmarna kommunicera med varandra genom att kommentera, även det skickar notiser.

 

Med Trello behöver du endast lära dig ett fåtal saker för att kunna vara med i projekt och driva projekt. För den som behöver mer avancerade planeringsverktyg finns det mängder med gratisfunktioner kvar som vi ännu inte har gått igenom. Man kan även ha flera gratistillägg om man skulle sakna något, som exempelvis kalender (Trello, 2015). För att repetera det som jag har beskrivit ovan länkar jag två bra filmer som introducerar Trello på ett enkelt sätt.

 

Workshop

Om du nu är intresserad av att testa Trello för dig själv kan ni göra dessa enkla uppgifter som kommer få igång er på nolltid.

1: Försök att tänka ut ett litet projekt du har framför dig. Det kan exempelvis vara att rensa vinden, laga ett nytt recept eller ett träningsschema. Om du inte har något specifikt kan du hitta på ett projekt.

2: Skapa en grupp och minst en tavla.

3: Skapa minst två lämpliga listor.

4: Skapa minst två kort. Det ena kortet ska ha en kort beskrivning och en etikett. Det andra kortet ska ha en checklista och en deadline

5: Bjud in mig till gruppen: Jakob.voldberg@gmail.com

6: Lägg mig som anvsarig på ett av korten och dig själv som ansvarig på det andra kortet.

7: Byt ett kort till en annan lista och skriv en kommentar på det kortet att det är färdigt.

Referenser

Eklund, Sven (2011). Arbeta i projekt: individen, gruppen, ledaren. 4. uppl. Lund: Studentlitteratur

Norman, Donald A. (1998[1988]). The design of everyday things. [New ed.] London: MIT

Trello (2015-11-24) Adding A Calendar To Your Trello Boards. [Elektronisk]
Tillgänglig: https://blog.trello.com/enable-trello-calendar-mode