Madeleine Mattsson
Högskolan Väst
ALM400, HT2018

Oavsett om man arbetar på ett stort företag/inom en stor projektgrupp eller mindre projektgrupp, är det viktigt att ha en god kommunikation med de övriga på företaget eller projektgruppen. Jag har nu varit på en praktikplats i 10 veckor och har upptäckt och förstått vikten i den interna kommunikationen för att lyckas med de uppdrag eller projekt man arbetar med. Som Sven Eklund förklarar, att en god kommunikation är centralt för att hantera projektets olika processer (2011, s. 106).

I denna OER ska jag därför presentera olika slags sätt att föra den interna kommunikationen på, med hjälp av olika verktyg. Jag kommer i även dra slutsatser kring deras olika för- och nackdelar. Jag kommer till sist framföra en enkel övning, på hur man kan ta till sig de olika kommunikationsverktygen och vad som kan passa bäst för dig och din arbetsplats/projektgrupp. Men det viktigaste av allt, att du och din arbetsgrupp bildar er en egen uppfattning kring verktygen och förstår vikten i intern kommunikation.

 

Olika verktyg

Publicering från server

På den arbetsplats jag varit på de senaste 10 veckorna publiceras allt innehåll på den interna webbplatsen, via Episerver. Episerver är en server som är kopplad till den interna webbplatsen, där man skapar som inlägg under den meny man vill publicera något. Episerver är en plattform för CMS, marknadsföring och e-handel (u.å., episerver), där CMS står för Content Management System, eller på svenska innehållshanteringssystem (u.å., Wikipedia, Innehållshanteringssystem). Flertalet olika företag använder sig av Episerver för att publicera sitt innehåll, såsom Apoteket, NAKD, Kicks eller Scandic (u.å., episerver). Det finns olika plattformar/servrar för CMS, e-handel och digital marknadsföring som man kan använda för att publicera innehåll på sin webbplats.

Att publicera information genom en server, förutsätter att du har en webbplats. Om du tillhör ett litet företag som inte kommunicerar genom en webbplats, eller tillhör en kortvarig projektgrupp, kan det vara överväldigande att skapa en webbplats och lära sig hur en server/plattform fungerar. Därför bör ni sätta er in i andra kommunikationsverktyg som kan passa er bättre.

 

Messenger

Ett annat sätt att föra intern kommunikation inom projektgruppen eller medarbetare på arbetsplats kan vara Facebooks meddelandeapplikation Messenger. På Messenger kan man bland annat kommunicera med människor direkt, på olika sätt, genom text, röst- eller videosamtal. Där man kan skicka foton, videor, dekaler eller andra roliga effekter. Det finns flertalet andra saker, såsom att man kan dela sin position, skicka pengar, skapa grupper, spela spel tillsammans och mycket mer (u.å., Messenger).

Det finns både för- och nackdelar med att använda kommunikationsapplikationen Messenger inom ett projektarbete eller arbetsplatsen. En fördel är att många använder Messenger, enligt Svenskarna och internet använder 81% applikationen Messenger, från åldern 16 år (2018), som gör att aktiviteten ökar och det är enkelt att få tag på medarbetare eller projektdeltagare. De nackdelar som hör ihop med detta, är att man måste ha strikta riktlinjer kring när man bör vara tillgänglig och inte, för att ens privatliv och arbetsliv hamnar i en och samma applikation.

 

Trello

På Trello kan man hantera och organisera sina projekt på ett visuellt sätt. Det är många stora företag som använder Trello, bland annat Google, Adobe och National Geographic (u.å., om Trello). I Trello skapar man en tavla och lägger upp olika kort/”post-it lappar”, där du kan lägga till kommentarer, ladda upp bilagor, skapa checklistor, lägga till etiketter, förfallodatum osv. Om du har en uppgift tillsammans med någon kan du enkelt dra och släppa personer till de kort som ni har gemensamt.

Det som är positivt med Trello är att det är gratis, är i realtid (d.v.s. när någon ändrar något, ändras det hos dig med) och man får en god överblick av uppgifter man har. Om man tillhör en kortvarig projektgrupp, eller ett mindre arbetslag kan Trello vara ett kommunikationsverktyg att titta närmare på. En sak som jag märkt är mindre positivt är att direktkommunikationen är sämre än på exempelvis Messenger, som är väldigt viktigt när man arbetar tillsammans. En annan sak jag upplevde som negativt, är att om man vill ladda upp dokument eller liknande, blir det som bilagor/länkar, istället för att man kan ta del av dokumentet direkt i Trello. Trello har alltså inget bra fil-bibliotek.

 

Slack

Slack är ett samlingsnav, som är uppbyggt i olika kanaler som kan delas upp mellan team, projekt eller av klienter. Projektdeltagare eller företag kan gå med eller lämna kanaler efter behov för att alltid ha god kontakt med rätt personer. I kanalerna kan man ladda upp PDF-filer, bilder, videor osv och få återkoppling på arbeten, samt skapa arkiv av allt du skapat (u.å., Features Slack).

Det som är positivt med Slack, är att detta kommunikationsverktyg kan integrera med över 1500 andra applikationer som finns, för att effektivisera arbetet och slippa andra massvis med olika applikationer eller plattformar när du arbetar. Google Drive och Dropbox, är två applikationer som fungerar att använda tillsammans med Slack. I Slack kan man enkelt chatta med de personer man har projektet tillsammans med, som gör att direktkommunikationen är betydligt bättre än i Trello. Jag tycker att Messenger och Slack är lika varandra när det gäller chattvarianten, som gör att det är enkelt att få tag på rätt personer.

 

Om du vill lära dig lite mer om intern kommunikation och dess svårigheter, finns nedanstående klipp att kika på.

(Fuse Universal, 2016).

 

Slutsats

Vilken eller vilka kommunikationsverktyg som passar för dig och din projektgrupps omständigheter, är svårt att säga. När man ska bestämma vilka verktyg man ska använda i projektarbetet är det viktigt att gå igenom flertalet verktyg som finns och överväga mellan de olika. För att utföra en god övervägning och använda rätt har jag skapat en övningsuppgift längre ner. Sven Eklund förklarar att det är viktigt att det råder ett öppet klimat internt, och att alla deltagare vill och vågar säga vad de tänker på. Det är även viktigt att deltagarna pratar till varandra och inte om varandra (2011, s. 107).

Det är viktigt att se över vilka delar som du och din projektgrupp eller arbetsplats har för kriterier och önskemål för att alla ska trivas. Messenger är en förtrolig applikation som de flesta har tidigare erfarenheter med och behöver därför inte lära sig applikationen för att kunna utföra en effektiv kommunikation mellan projektdeltagarna. Att reflektera kring är om alla inblandade känner sig manade till att använda ett verktyg som brukar användas i privata sammanhang och vad man bör ha för riktlinjer kring tider och tillgänglighet.

Att föra den interna kommunikationen via publicering på webbplats genom servrar, är inte att föredra till ett kortare projekt då det är tidskrävande och kostar pengar att skapa, som antagligen inte är passande för ett tidspressat projekt. Om det är ett större företag, där det finns många medarbetare som behöver nås med information, kan detta förslag vara att preferera. Samt att det kan vara bra att lära sig inför framtida anställningar på arbetsplatser.

Trello är mer som ett verktyg för att organisera projektarbetet och dess inblandande projektdeltagare. Det som kan vara positivt med detta verktyg är att man kan bilda sig en god uppfattning över uppdrag som ska utföras eller som är utförda, för att genomföra ett välstrukturerat projekt. Det som jag upplevde som negativt med Trello, som tidigare nämnt, är direktkommunikationen och att det är svårare att förmedla dokument, till skillnad från Slack, där det är enkelt att chatta och dela dokument.

Slack är mer som en digital mötesplats, där man kan hålla god kontakt med de inblandade. Det är enkelt att visa om man är ”på möte” eller ”tillgänglig” osv, samt att dela dokument med varandra. Det som Slack inte har möjlighet till, är att planera upp projektets olika delar, om man inte skapar ett planeringsdokument utanför Slack och laddar upp det i chatten/kanalen. Till skillnad från Trello där du kan sätta upp kort/post-it lappar för de uppdrag som bör utföras eller är utförda, som inte går i Slack. Däremot går det att använda dessa två applikationer i synergi. Där man kan använda den ena för direktkommunikation och den andra för planering. Dock är det något ni får bilda er en egen uppfattning kring som ni kan göra med övningsuppgiften nedan.

 

Övningsuppgift

För att veta vilket slags verktyg som passar bäst för dig och din arbetsplats/projektgrupp bör man testa sig fram för att utforska verktygen på egen hand, för att själv bilda sig en uppfattning om för- och nackdelar. Jag har därför skapat en enkel övningsuppgift som du kan använda för att undersöka olika verktyg som kan användas.

  1. Utifrån de olika verktyg jag presenterat läser du på extra om två stycken av dem.
  2. Sedan testar du först ena verktyget under två veckors tid i projektet, samt den andra under två veckors tid.
  3. Efter att dessa fyra veckor passerat ska du analysera och utvärdera hur du tycker att de olika verktygen fungerat, deras för- och nackdelar.

För att skapa en godare grund för övningsuppgiften och se vilket verktyg som passar bäst, bör man egentligen utföra övningen under en längre tid. För som Philippa Lally m.fl. förklarar i deras artikel, där de utförde en studie med 96 personer över en 12 veckors period för att se hur lång tid det tar att forma, och bli van, med en ny rutin. Studien visade att det tar mer än 2 månader för att en ny vana att bli automatisk och att man blir bekväm med vanan – 66 dagar för att vara exakt. Beroende på hur stor omställning det är, eller hur du fungerar som person, kan det ta allt från 18 till 254 dagar för att bli bekväm med en ny rutin (2009). Så för att denna övningen ska utföras mer korrekt, bör du testa de två verktygen i minst 66 dagar för att bli van, upptäcka brister eller kanske andra bra saker du inte tidigare tänkt på. Men om du och din projektgrupp inte har tid med att utföra testperioden i 66 dagar, får ni korta ner den utifrån era förutsättningar.

Tips: Under testveckorna är det bra att föra anteckningar om de olika verktygen, exempelvis problem som uppstått, eller kanske något som du uppfattar som väldigt bra. Det är viktigt att diskutera med varandra vilket verktyg man tycker passar bra, så att alla på arbetsplatsen/projektgruppen är överens om vilket verktyg som bör användas.

 

Referenser

Eklund, S. (2011). Arbeta i projekt – individen, gruppen, ledaren. Lund: Studentlitteratur.

Studentlitteratur.Lally, P., H.M. van Jaarsveld, C., W.W. Potts, H. & Wardle, J. (2009). How are habits formed: Modelling habit formation in the real world. [Elektronisk] European Journal of Social Psychology, vol. 40 (6), ss. 998-1009. Tillgänglig: Wiley Online Library. [2018-10-13] DOI: 10.1002/ejsp.674

Episerver, (u.å.). Om Episerver. [Elektronisk] Tillgänglig: https://www.episerver.se/om/foretaget/om-oss/ [2018-10-07]

Fuse Universal, (2016). How Vodafone transformed their internal communications | George Aitken, Head of Comms at Vodafone UK. [Video online] Tillgänglig: https://www.youtube.com/watch?v=vXHCJfd2K9Q [2018-11-05]

Messenger, (u.å.). Messenger. [Elektronisk] Tillgänglig: https://www.messenger.com/ [2018-10-03]

Slack, (u.å.). Features Slack. [Elektronisk] Tillgänglig: https://slack.com/features [2018-10-21]

Svenskarna och internet, (2018). Aktiviteter på Facebook. [Elektronisk] Tillgänglig: https://2018.svenskarnaochinternet.se/sociala-medier/ [2018-10-03]

Trello, (u.å.). Om Trello. [Elektronisk] Tillgänglig: https://trello.com/about [2018-10-21]

Wikipedia, (u.å.). Innehållshanteringssystem. [Elektronisk] Tillgänglig: https://sv.wikipedia.org/wiki/Inneh%C3%A5llshanteringssystem [2018-10-21]