trello-logga

Av Jenny Johansson

Högskolan Väst
AIM400 – OER
HT2016

På en arbetsplats försiggår ofta många olika projekt. För att kunna samarbeta kring dessa krävs medvetna strategier som alla kan ta del av. Allt för att veta vilka som gör vad, hur det skall utföras och var i processen man befinner sig. I dagens IT-samhälle är det desto viktigare att verktygen man använder ska fungera oavsett var man befinner sig. Informationen måste vara tillgänglig på olika sorters plattformar och får inte vara bunden till en specifik plats. Idag finns många olika typer av verktyg som både statliga och kommunala verksamheter använder sig när dem ska organisera i sina projekt. Ett av dessa verktyg heter Trello.

Vad är Trello?

https://www.youtube.com/watch?v=xky48zyL9iA

Trello är ett projektverktyg som använder sig av “boards” (anslagstavlor). Det finns ingen begränsning i antalet anslagstavlor utan man kan skapa hur många som helst. Anslagstavlorna består av listor som är sorterade i historisk ordning från vänster till höger där vänster är början av arbetsflödet och höger i slutet av arbetsflödet. Om man har många anslagstavlor och användare kan man använda sig av grupper för att strukturera sina projekt. Grupper är en samling av tavlor och användare.

Listorna innehåller kort där varje kort står för en uppgift, händelse, tanke eller ämne. Korten grundar sig på status och kan användas för att skapa ett arbetsflöde eller organisera en idé.  För att visa hur korten står sig i processen kan man flytta dem mellan listorna för att visa prioritet. På korten kan man lägga till text, bilder, videofilmer och länkar. Man kan även ha med diskussionsanteckningar och deadlines som är viktiga för projektet. Alla som är medlemmar och har tillgång till anslagstavlorna kan lägga till kort, ändra på korten, starta samtal, lägga till material och medlemmar. Korten är dessutom delningsbara och kommer med påminnelser.

26013859361_6cbf2c6527_o

Till varje kort kan man lägga till medlemmar som arbetar med hela kortet eller bara en viss del i kortet. Meningen med att ha medlemmar på korten är för att se vilka som är ansvariga för projektets olika delar. Om man vill ta del av de uppdateringar som sker på varje kort kan man prenumerera på dem. Alla kort i Trello sparas och går att få fram igen genom deras sökfunktion. Man kan filtrera sin sökning genom att söka via kortets medlemmar, kortets namn eller datum. (Pinola, 2015)

woman-hand-smartphone-deskTjänsten har samma funktioner oavsett vilken plattform du vistas på och finns tillgänglig till dem allra flesta digitala enheter. När något händer så får man reda på det genom Trellos notissystem som fungerar på dem flesta digitala enheter, genom appen, via mejl, på skrivbordet i webbläsaren eller i telefonen. Notiserna synkroniseras mellan enheterna. (Trello, 2016)

Varför just Trello?

Vad har Disney, Adobe, Google och Paypal gemensamt? Givetvis använder alla dessa företag Trello i sina projekt. Faktum är att miljoner av människor i världen använder Trello i sina verksamheter. Men varför fungerar just Trello så bra som verktyg?

10499253804_e7f1ee9aa1_o

Trello visualiserar ett projekt från början till slut och ger dig en klar överblick över arbetsprocessen och dess aktiviteter. Istället för att använda flera olika plattformar och verktyg i sitt projekt kan man genom Trello bespara det arbetet genom att kommunicera och informera genom endast en plattform. Medlemmarna på korten behöver enbart ta del av dem uppgifter som dem medverkar i, men kan även nås enkelt genom att nämna @ följt av namnet. Alla kort kan ha sin relevanta information på sin egna plats och behöver inte försvinna ut i cyberrymden. Det är lätt att hitta information och få fram det som noterats tidigare. Ingenting försvinner någonsin i Trello!

Flexibilitet är viktigt när man talar om digitala verktyg. Givetvis fungerar Trello på dem allra flesta plattformarna. Allt sker i realtid och går att strukturera efter personlig smak. (Trello, 2016)

Egna tankar

Trello fungerar för mig för jag tenderar att tänka visuellt när jag ska planera. Och som de flesta andra har lättare att komma ihåg mönster, former och färger än ren text. (Bergström, 2012) Jag har alltid varit en sådan som gillar att använda post-it lappar för att strukturera min vardag. Men post-it lappar tenderar att försvinna eller bli för många. Det blir helt enkelt för rörigt och svårt för att få en överblick över sina aktiviteter. Därför fungerar Trello bra för mig. Det bygger på samma princip som post-it lapparna, fast digitalt och mer övergripligt. Och givetvis med fler funktioner. Jag slänger ofta mina post-it lappar när jag inte längre har “användning” för dem. Med Trello slängs aldrig något, ingenting försvinner! Istället arkiveras det så att man kan få fram det i ett senare skede. Det här kan man nyttja på många sätt. Exempelvis kan man söka efter material i ett gammalt projekt som kan vara en tillgång i ett nytt. Genom ett tangentnedslag kan man se bara dem kort som man själv är delaktighet för att få en tydligare överblick av sin egna arbetsprocess. Det fungerar på alla enheter och är dessutom kostnadsfritt vilket gör att alla kan använda det. Det som jag saknar är en schemaläggningsfunktion. Det skulle man kunna utveckla eftersom dem flesta projekt kräver att man i viss mån träffas i den fysiska världen.

För att Trello ska fungera som verktyg gäller det att alla medlemmar i projektet sätter sig in i programmet och använder det så att ingen information hamnar på en annan kanal. Risken finns annars att information som inte läggs in i Trello missas för samtliga medlemmar.

Övningsuppgift

  1. Gå in på https://trello.com/home och skapa ett konto.
  2. Gör din vecka i fem olika spalter. Inkorg, Att göra, Jobbar med, Idéer och Färdigt. Fyll i med uppgifter/tankar/idéer som kort i dem olika spalterna. Det kan vara vad som helst, stort som smått!
  3. Vad finns det för positivt/negativt att organisera ett projekt genom Trello?
  4. Hur skulle man kunna använda Trello på Digitala Medierprogrammet?

Källor

Bergström, Bo (2012). Effektiv visuell kommunikation. 7:nde upplagan. Stockholm: Carlsson Bokförslag.

Getting started with Trello (2015).[Video online]. https://www.youtube.com/watch?v=xky48zyL9iA [2016-11-03].

Pinola, M. (2015). How to Organize Your Entire Life with Trello. [Elektronisk] Lifehacker, 2 Maj. Tillgänglig: Mediearkivet [2016-11-03]

Trello. (2016-11-02). Trello-guide. [Elektronisk]. Tillgänglig: https://trello.com/tour