Screen Shot 2016-01-15 at 18.56.09

Projekthantering
Jan Riha
DIG13 – AIM400
2015

 

Inledning:

Nästan alla har jobbat i minst ett projekt och för många blev projekt vardagsliv oavsett om man jobbar eller utbildar sig. Att hantera, styra eller organisera projekt på ett bra sätt, individuellt eller i en grupp, betyder att det finns ett sätt att kommunicera och dokumentera projektutveckling och allt annat som tillhör till projektet. Detta gör projekt snabbare och lättare att styra utan att någon organization sätter hinder. Texten behandlar tips för smidig projekthantering och mjukvara för projekthantering med djupare koll på e-tjänst Trello.com

Projekt, viktig att styra tydligt?

“Whether the project is taking the lead to plan a new student orientation, or are part of a library space planning project, or begin working with a few colleagues to analyze assessment data, team projects can get unruly fast.” Mallon M. (2012, s.114)

Oavsett om man jobbar i en grupp eller ensam är det viktig att styra och organisera projekt. Det är möjligt att arbeta utan att skapa projektstruktur, riskanalys, tidrapportering, dokumentation och så vidare. Men så fort man jobbar i ett större projekt eller samarbetar med andra så hamnar grupp eller individ i oklara situationer och tappar det viktigaste i varje projekt – tid. Vilka metoder kan vi använda då att förbereda oss för ett projekt och styra eller dokumentera hur det fortlöper? Det finns flera möjliga sätt hur man kan hantera jobbet så att deltagare kan slippa att tänkta på i vilket fas de befinner sig och koncentrera sig på själva jobbet istället. Jag väljer att beskriva den tekniska och praktiska delen av projekthantering. Jag väljer att utgå ifrån olika webbutveckling projekt som jag varit med om. Däremot är många tankar och funderingar absolut användbara i många andra områden. Det finns några viktiga saker som man måste tänka på:

 

Kommunikation med uppdragsgivare:

Med detta förstås kommunikation med uppdragsgivare, kunder eller hur uppgiften beskrivs. Bästa sätt är att möta kunden personligen (eller till exempel genom ett Skype möte). Då kan vi direkt diskutera  alla detaljer och frågor som vi eller uppdragsgivare har. Det är viktigt att informera uppdragsgivare om projektets gång. Detta skapar förtroende mellan gruppen och kunderna. Det är alltid en bra idé att göra mer än endast ett möte i projektets början. Bäst är att presentera eller diskutera en idé med kunden för att veta deras önskemål istället för att gruppen gissar vad kunden vill ha. Gruppen måste också ge kunden möjlighet att få ett möte om det behövs. Alla möten måste dokumenteras för två anledningar. Dels för att projektets involverade inte ska glömma bort att göra någonting (skicka material, deadlines och så vidare) och därmed undvika eventuella bråk där kund eller de som jobbar på projektet säger och gör nåt annat än vad som var sagt på möte. Vi är alla människor och kan glömma saker och ting så varför inte dokumentera allt så vi slipper att tänka på allt?

Material:

Ett smidigt sätt att jobba på är att samla så mycket material som man kan redan i början av projektet. Speciellt om man jobbar med kunder som ska skicka in material. Materialen kan ändras under projektet men om vi vet redan på början ungefär hur materialet ser ut så kan vi jobba med den informationen. Till exempel om man skapar en design artefakt som innehåller text och vi vet att texten kommer att ha tre paragrafer så är det lättare att förbereda material för detta. I så fall måste vi våga att trycka lite på kunder eller uppdragsgivare att ge oss informationen som behövs inför projektet.

Tid uppskattning:

Ett av de svåraste ämnena. Att uppskatta projekt på ett bra sätt betyder att vi måste evaluera våra eller gruppens förmågor i projekt och se projektet i sin helhet. Då dyker det upp flera frågor. Jobbar vi med givna tekniker för första gången eller har vi erfarenheter från tidigare arbeten? Har vi koll på de snabbaste tekniker som finns? Måste vi göra forskning för att få nya kunskaper? Finns det några risker som vi måste tänka på – i så fall vad är den värsta situationen som kan uppstå och hur kan detta påverka tidsplannen? Om vi kan svara på alla dessa frågor, kan vi förhoppnings skapa en enkelt tidsuppfattning.

Kontrakt:

I fall man jobbar för kunder är det essensielt att skriva kontrakt på början av projektet. Det bästa läget för detta är efter första mötet där projekt beskrivs och definieras. De som jobbar i projektet måste tänka så att kontraktet är det enda som sätter några tekniska regler i förhållandet mellan oss och kunder. Det betyder att om kunder skulle backa från projektet, eller hitta på massa saker som inte nämnades så hittar vi stöd i kontraktet. Vad ska finnas i kontraktet? Ett enkelt kontrakt ska innehålla vad som ska göras, deadlines och ersättning i fall det finns. Gruppen ska till exempel jobba på en webbsida. Då skriver vi i kontraktet vad som ska göras. Webbsidan utan CMS systemet med fyra undersidor. Och detta ska kosta antal kronor. På det sättet undviker vi att kunder säger i mitten av projektet att de vill faktiskt ha sex undersidor. Utan ett kontrakt kan det hända att det är svår att argumentera för ett högre pris för att projektet är ju webbsidan och antalet undersidor är inte relevant. Vi måste tänka så att kunder har ingen erfarenhet av processen så vi måste förklara på ett enkelt sätt hur processen pågår och stödja processen med kontraktet. Man får inte glömma att kontraktet representerar tjänsten mellan båda sidor. Det vill säga att det är helt ok att det finns till exempel om vi inte klarar att leverera produkten i tid så sänks priset. Allt detta beror på diskussion mellan kunden och de som jobbar.

Screen Shot 2016-01-15 at 19.01.42
Trello.com och varför den är bra för dig
“Trello is an online, collaborative workspace you can use to manage projects of all kinds, whether they’re business-related or personal. It works fairly simply, with drag-and-drop capabilities and an intuitive interface, but it doesn’t include some more-traditional project management staples, such as Gantt charts, time-tracking components, or reporting tools. Trello is eye-catching and fun, but it’s not right for every project.” Duffy J. (2015)

Trello är online tjänst för projekthantering. Den största fördelen med den är att Trello styrs väldig enkelt och är väldig tydlig i alla sina möjligheter. Trello satsar på visuell enkelhet och drag-and-drop systemet. Trello använder Boards, Listor och Cards. Konceptet är olik traditionella projekthantering tjänster – till exempel Gantt charts eller pipelines.

Boards

Screen Shot 2016-01-15 at 19.04.42

Board [1]

Boards representerar olika projekt. På bilden board [1] finns sex olika projekt i gruppen My Boards som kan ändras och ses endast av mig. Under finns det också ett projekt som heter U Vsech Certu. Detta projekt är tillgäglig för alla medlemmar i gruppen Matous s Honzou jednou bomby. Man kan skapa hur många boards som helst (free konto). Man kan även stjärnmarkera. I så fall hamnar projektet över alla andra och markeras som favorit projekt för lätt projekthantering.

Listor

Screen Shot 2016-01-15 at 19.04.49

Listor  [1]

Listor befinner sig under alla projekt boards. Antalet listorna beror helt på användaren. På bilden Listor [1] finns listor för grupp projekt U Vsech Certu. Varje lista består av namn och Cards. Thumbnail på ett kort innehåller namn och ikoner för olika typer av innehåll. Fyrkantiga bilder på höger sida representerar användare som tillhör till kortet. Alla som är i gruppen kan komma in på kortet och ändra på saker (i free konto versionen) men för bättre tydlighet kan man förordna användare till olika kort. På bilden Listor [2] och Listor [3] kan presenteras redan nämnd funktion drag-and-drop. Användare kan helt enkelt dra och ändra placering av listor eller cards.

Screen Shot 2016-01-15 at 19.05.00

Cards

Användaren har möjligheten att skapa flera cards inom en lista. Alla cards erbjuder några funktioner. Kanske den viktigaste funktionen är att skapa checklistor. På det sätt kan vi till exempel skapa ett kort som heter Design. I det kortet kan vi skapa checklista som heter Desktop (namn beror helt på användare) och innehåller checklista med design artefakter som måste skapas för designen på dator. Användare kan kryssa i färdiga processer, så får man bättre koll på vad är klart och vad som behövs att göra. Användaren kan skapa flera checklistor per kort. Andra användare kan även kommentera och subscriba på ett kort. Vi kan ladda upp filer och välja en av dem bilderna som omslagsbild för kortet. Kort kan markera färgmässigt och det ger möjlighet till oss att skapa ännu bättre strukturering. Till exempel kan blå färg representera att det finns information eller uppgifter för kodutvecklare, gul färg kan vara för designer och så vidare. Man kan tilldela medlemmar olika kort så blir det ändå tydligare i gruppen var medarbetares ansvar ligger  för någonting. Trello låter oss att exportera kort, vi kan skriva ut det eller spara som JSON filer. Vi får även länken direk till kortet. På bilden Kort [1] kan vi se ett kort med omslag bild, tilldelad medlem, gul markerings färg och två checklistor. På höger sida finns meny med redan nämnada funktioner.  

Screen Shot 2016-01-15 at 19.05.07

Kort [1]

Att lära sig med Trello

Trello i sig är väldig lätt att lära sig att jobba med. Ändå finns det några videor på Trellos Youtube kanalen som hjälper till oss att fatta hur Trello funkar och vilka möjligheter har vi.

Pris – värd de funkionerna?

Det fyra olika versioner av Trello konto.

Free

Stor fördel med Trello Free account är att den innehåller alla grundfunktionen. Ditt konto kan kopplas i grupper med andra. Ditt konto kan även samarbeta med Box, Google Drive och Dropbox. Användare kan ha obegränsat många boards, listor, kort, checklistor och billagor (upp till 10MB). Om gruppen jobbar på korta projekt (förstås till exempel måndas lång projekt max) och har inga speciella behov av mjukvara så är free varianten det optimala valet. Free kontot rekommenderas till grupper som har mindre än sexton medlemmar.

Gold ($5 för ett konto per månad )

Funktionalitet är likadant som Free account. Det som användare får är visuella ändringar. Möjlighet att ändra bakgrundsbilder, emotikoner, premium bakgrundsbilder. Den ända skillnaden är möjlighet att ladda upp billagor upp till 250MB.

Business Class ($8,33 för ett konto per månad )

Business Class innehåller självklart allt som Free och Gold kontot. Det största skillnad är att Bussines Class konto innehåller möjlighet att skapa Admin konto i olika Trello grupper. Då kan man skapa privata och offentliga boards. Trello erbjuder också möjlighet att bjuda in människor med Read-only rättigheter. Detta är bra om gruppen vill bjuda in uppdragsgivare som ska kunna kolla hur projektet pågår. Admin konto har också rättigheter att deaktivera gamla konto som används inte längre utan att radera innehåll som skapades av de kontona. Dessutom finns det möjlighet att interagera mer appar. Till exempel Evernote, Github, Google Hangouts, Mailchimp, Saleforce, Slack, Google drive och apps, Dropbox och andra. Business Class innehåller mail support med en dag svarstid. Rekommenderas upp till ett hundra medlemmar.

Enterprise ($20,83 för ett konto per månad )

Enterprise erbjuder samma funktioner som Business Class. Det som skiljer dem två är bättre säkerhet (SAML 2.0 service, säkerhets review, software monitoring och så vidare) och bättre förvaltning i form av telefon förvaltning. Kontoägare får absolut koll på alla kontroll över data. Det finns även personlig hjälp i fall om man vill migrera data till ett annat konto eller koppla olika konto till ett. Enterprise rekommenderas till grupper med mer än hundra medlemmar.

Nackdel med pris systemet kan märks i fall använder Bussiness Class eller Enterprise. Problemet är att Trello fakturerar medlemmar per konto och inte per hela företaget. Det betyder att om gruppen är större än 15 medlemmar kan det blir lite dyrare än andra kända e-tjänster (Teamwork Project’s $49 per månad för hela organisation, Zoho Projects’s $40 per månad per hela organisationen.) Däremot finns det tjänster som är dyrare och man måste också betala per konto (LiquidPlanner $29 per konto per månad eller Comindware Projects $29 per konto per månad). Alla program erbjuder lite annorlunda tjänster och därför måste gruppen eller företaget välja det som blir mest anvädbart för dem.

Trello erbjuder gratis appar till iOS, Android och Kindle Fire. Tyvärr finns det inte stöd för Windows phone. Tjänsten är optimaliserad för Google Chrome, Mozzila Firefox, Safari och Internet Explorer (10+). Appar för mobila enheter är nästan identiska med originella tjänsten och därför finns det inga konstigheter i användning, man kan helt enkelt konvertera till mobil appen utan några problem. Så kan man till exempel använda tablet på kundmötena och så vidare.

Tips på övningar

Prova att skapa dokumentation i Trello om nästa projektet. Tänk på vilka funktioner är bra just för din projekt och vilka behövs inte. Prova att samarbete i Trello med andra medlemmar – till exempel prova att tilldela olika uppgifter, skapa sin egen struktur för färg delning. Utifrån planen i Trello – prova att tidsuppskatta ditt nästa projekt och försök att markera den på ett tidligt sätt. Öva på att skriva kontrakt till uppdragsgivare. Det går lätt att öva på med uppgifterna från skola. Lycka till!

Slutsats

Trello är lätt att använda och visuellt tydlig projekthantering e-tjänst. Gratis versionen som är tillgänglig till alla är tillräckligt bra för alla mindre grupper som har den önskan att använda något form av online projekthantering. Trello funkar väldig bra för en person också och erbjuder möjlighet att deltaga i olika grupper samtidig. Stöd av mobil enheter är stor fördel. Samt integration med andra e-tjänster som till exempel Google drive. Det storsta nackdel är tidsrapportering där måste man improvisera lite. Utifrån detta kan jag rekommendera Trello till alla som är sugna på modern och lätthanterbart e-tjänst.

Källföretcking:

Duffy, Jill (2015) Trello. Ziff-Davis Media Inc. PCmag.com, New York, ISSN: 08888507 [Elektronisk] 2015-10-08 http://ezproxy.server.hv.se/login?url=http://search.proquest.com.ezproxy.server.hv.se/docview/1694954747?accountid=14825

Trello Youtube Channel (2015) Getting Started With Trello (Demo) [Elektronisk] 2015-10-23 https://www.youtube.com/watch?v=xky48zyL9iA

Mallon, Melissa (2015) Project Management, Public Services Quarterly, 11:2, 114-122, DOI: 10.1080/15228959.2015.1026624, [Elektronisk] 2015-10-08 http://dx.doi.org/10.1080/15228959.2015.1026624

Åberg, Mikaela (2015) Doing Project Work: The Interactional Organization of Tasks, Resources, and Instructions. Acta Universitatis Gothoburgensis, Ineko AB, Kållered. ISBN 978-91-7346-858-9 [Elektronisk] 2015-11-08 https://gupea.ub.gu.se/bitstream/2077/40716/1/gupea_2077_40716_1.pdf

Board [1], Listor [1], Listor [2], Listor [3], Kort [1] – privata bilder.