presentation

 

 
För att ro hem en affär så krävs det att visa den andra parten något som väcker intresse/ett behov, detta görs oftast via en presentation. En presentation kan skapas och visas på en mängd olika sätt.
Men det man oftast ser är att man använder sig av någon slags bildpresentation och pratar till denna. Detta är enligt Mikael Ekström (2009) på grund av att vi har både en höger och vänster hjärnhalva, den ena stimuleras av fakta och den andra mer åt det artistiska hållet t.ex. bilder. För att då kunna få ut så mycket som möjligt av sin presentation, vill man ju övertyga de båda hjärnhalvorna. Detta görs då bäst med hjälp av en presentation som är en kombination av både information och relevanta bilder.

arb1

Information för att skapa bild:(http://mi.eng.cam.ac.uk/~cipolla/archive/Presentations/MakingPresentations.pdf)

När det gäller de presentationer som har varit under utbildningens gång så har de flesta använt sig utav Power Point eller Prezi. Dessa verktyg är väldigt bra och smidiga att använda sig utav. Speciellt för att spara tid då den grafiska och animerade biten, då dessa program erbjuder färdiga mallar på funktioner.

powerpoint_logo_0

Men när Noctem Group ville att jag skulle skapa en affärspresentation för ett kommande projekt, så hade dem några synpunkter. En av dessa synpunkter var att de ville ha stående bild och att dem ville ha presentationen i PDF format för att underlätta och skapa möjligheter att visa i olika enheter, samt fungera i utskrift.

Att använda sig utav PDF-format (Portable Document Format) har ifrågasatts på väldigt många sätt och det verkar alltid vara något annat format som vinner över PDF-filen i alla dessa olika kategorier, såsom dess format, utseende, portabilitet m.m. listan kan göras lång.

Men varför skall man använda PDF som format?
Det finns väldigt många bra anledningar till att använda just PDF-formatet. Trots att det kanske är begränsat och inte alltid har lika bra egenskaper som andra format har, så kommer alltid PDF ha något som övertrumfar dem alla. Detta är enligt Investintech att PDF är en universell fil som är delbar mellan alla olika enheter och plattformar. Detta är väldigt i tiden då trenden att byta ut papper mot digitala dokumentationer växer väldigt snabbt. Även John Whitington (2012) ä intygar detta. Finns inget format som kan mäta sig med PDF i denna kategori då det är lika användbart i utskrift, som för online-använding och är unik tack vare denna egenskap.

PDF gör det även möjligt att kunna presentera när och var som helst, tack vare att det är universellt. Detta hör verkligen till dagens tekniska samhälle, då man vill kunna kunna öppna sin presentation i mobilen, på datorn m.m. när som helst och inte vara beroende på teknik eller operativsystem. Detta gör PDF till det perfekta presentation formatet. Detta är bara en av få anledningar enligt Investintech att använda sig utav PDF, här nedan kommer några till.

PDF är även ett säkert format när det gäller att kunna skicka vidare sin presentation/dokument, då det inte finns någon möjlighet till redigering när man har sparat ner sin PDF. Detta blir en stor trygghet då om man tillexempel skickar iväg en presentation som skall presentera sitt företag, så vill man ju inte att möjligheten att någon annan skulle ändra i den. Då man inte vill att sitt företag skall presenteras på ett olämpligt eller fel sätt. Detta gäller även andra dokument, så som tillexempel kontrakt och skolarbeten.

PDF-formatet har även andra attribut och alternativ som lyfter dess användnings områden jämt i mot tillexempel PowerPoint.
En av dessa egenskaper är att PDF-dokument kan öppnas på nästan alla enheter, då man vanligtvis har exempel Adobe Reader eller Förhandsvisning på sin dator. Samt att alla nya enheter oftast har någon slags applikation för just detta. Detta är exempel något som är en stor nackdel när det gäller PowerPoint då man kräver att ha just PowerPoint på sin enhet och detta kostar. Därför blir PDF ett bra gratis alternativ när det gäller mjukvarufrågor.

En annan egenskap är även att man kan anpassa PDF-filerna för personer med funktionshinder, genom att ha funktioner såsom tangentbords kontroll, läsa högt alternativ, och större synlighet.

PDF-formatets online resurser är även många. Man kan till exempel använda det för bilagor och även lägga in kommentarer på kompletterande information på dokumenten, så att inte tittarna går miste om vad just en frånvarande presentatör skulle kunna täcka.

Som ni förstår så har PDF väldigt många fördelar, så är inte konstigt att formatet även blev vinnare av Universal Format Championship.
PDF kommer inte ”ersätta” andra format, men det är ett bra alternativ då det inte bara är lätt att använda, utan också är väldigt praktiskt. Så oavsett vad konkurrenterna har att erbjuda så är PDF här för att stanna!

12

Vad skall man tänka på när man skapar en presentation?
När man tänker på företagspresentationer så är det lätt att det hamnar under kategorin tråkigt.
Men det behöver absolut inte vara på detta sätt. Enligt James Geoffrey (2012) så är detta några säkra sätt att göra din presentation lite bättre och intressantare.

– För det första var förberedd innan du börjar.

– Bygg en berättelse. Presentationer blir lätt väldigt tråkiga när det presenteras massor av information utan sammanhang eller menig.

– Håll det relevant. Tänk på vad det är du vill få ut av presentationen, se till att allt som nämns har en betydelse.

– Håll din personliga presentation kort, högst en till två meningar. För en introduktion som beskriver dig, ditt företag, ditt ämne eller hur du kom dit tråkar bara ut människor.

– Håll även hela presentationen kort och koncist. För när hörde du sist att någon klagar över att en presentation är för kort?

– Använd fakta, inte generaliseringar. Luddiga begrepp återspeglar ett luddigt tänkande.

– Skräddarsy för varje publik, för tänk på att varje publik är annorlunda.

– Förenkla din grafik. Det är lätt hänt att din publik stänger av sina hjärnor om dem konfronteras med komplicerade ritningar och tabeller. Använd enkel grafik och lyft fram de datapunkter som är viktigast.

Hur gick jag tillväga?
Det sätt som jag har arbetat med under min praktik när det gäller affärspresentationer.
Är att ha ledord efter vilket budskap och vilken känsla dem vill förmedla. Har även arbetat bredvid den person som skall hålla i presentationen för att få ut en presentation som kommer funka och kännas bekvämt för hen. Valde att arbeta i Photoshop där jag känner att jag har min största trygghet och vet om att jag klarar av att skapa det mesta. Därefter sparade jag ner varje bild i PDF-format och importerande in dessa bilder i Acrobat. Där inne kunde jag välja hur jag ville att övergången mellan bilderna skulle vara och sedan spara ihop allt till en enda presentation i PDF-format.

Vad finns det för fördelar/nackdelar med att skapa presentationer med hjälp utav Photoshop/Illustrator?
De fördelar som finns när man jobbar fram sina presentationer med hjälp av Photoshop eller Illustrator är att man kan sätta sin egna personliga prägel på det hela. Där jobbar man utifrån en blank sida och kan då styra exakt varenda detalj efter hur man vill ha det. Det man går miste om är att man inte kan använda sig utav några speciella rörliga effekter, men där av är detta positivt när det gäller utskrift och användning i alla olika enheter.

acrobat

Lärdommar, tips:
Är smartare att jobba med till exempel illustrator då filerna inte blir lika tunga som i photoshop. Där av mindre problem med lagg i uppvisning av sammansatt pdf. Men om man använder photoshop så som jag gjorde, dra ner på kvalitén genom att när du skall spara ner din PDF presentation i Adobe Acrobat, gå in på:
Arkiv
Spara som annan
Minskad PDF-storlek…
Gör kompatibel med: Acrobat 4.0 och senare.

Övning:
– Skapa 3 olika bilder i Photoshop eller Illustrator.

– Spara ner som PDF-filer.

– Öppna Adobe Acrobat.

– Gå in på verktyg – ordna sidor.
Här kan du infoga alla sidor och anpassa ordning på sidorna.

– Välj den effekt du vill ha vid sidoövergångar.
Detta gör du under mer i menyn och trycker där sidoövergångar.

– Förminska filstorlek och spara ner din sammansatta presentation.

Källor:

Ekström Mikael  (2009), Presentera utan att söva <br>– tips för din Powerpoint-presentation. [Elektronisk] Tillgänglig:
http://www.publikt.se/artikel/presentera-utan-att-sova-tips-din-powerpoint-presentation-10763 (2015-11-20)

Investintech (U:Å) (2000-2015) A BOUT OF PRESENTATION FORMATS: PDF AS AN ALTERNATIVE TO POWERPOINT [Elektronisk] Tillgänglig: http://www.investintech.com/resources/articles/presentationformats/ (2015-11-20)

Geoffrey James (2012), Fix Your Presentations: 21 Quick Tips.  [Elektronisk] Tillgänglig:
http://www.inc.com/geoffrey-james/how-to-fix-your-presentations-21-tips.html (2015-11-20)

Whitington John (2012), PDF Explained.
[Elektronisk] Tillgänglig: https://books.google.se/books?id=1TpDgwNGIK8C&pg=PA10&dq=why+pdf&hl=en&sa=X&redir_esc=y#v=onepage&q&f=false

Bild:
Cipollo Roberto, How to prepare and deliver a presentation.
[Elektronisk] Tillgänglig: http://mi.eng.cam.ac.uk/~cipolla/archive/Presentations/MakingPresentations.pdf (2015-11-20)