Av: Elin Hedlund

Introduktion

Många företag jobbar i projektform, speciellt inom IT-branschen men även inom många andra områden. När man väl kommer ut i arbetslivet kan det vara av stor vikt att åtminstone ha hört talas om det olika processer och metoder som finns för att känna sig förberedd på hur just den arbetsplatsen lägger upp sitt arbete, både i grupp och på individnivå. I denna text kommer du kunna läsa om skillnaden mellan en mer traditionell projekthantering gentemot ett mer modernt sätt att arbeta i projekt. Du kommer även kunna läsa om mer ingående ramverk man kan använda sig utav i ett projektarbete.

Vattenfall VS Agil projekthantering

Ett projekt definieras av en tydlig start, ett tydligt mål och är tids- och resursbestämt. Detta innebär att det finns mycket som kan förklaras som ett projekt, men oavsett vad projektet innehåller så har planeringen och utförandet ofta liknande struktur, beroende på vilken metod man vill jobba utefter. Storleken på projektet spelar mindre roll när det kommer till struktureringen (Eklund, S. 2011).

I planering och genomförande av ett projekt så finns två större vägar att gå, antingen väljer man att jobba utefter den mer traditionella vägen som kallas för vattenfallsmodellen eller så väljer man att jobba agilt. I vattenfallsmodellen stolpar du upp processen likt bilden nedan och följer den enkelriktat. Du gör klart en fas eller uppgift och sedan går man vidare till nästa, utan att gå tillbaka. Upptäcks något problem från tidigare fas så försöker man lösa det i den fas man är i för tillfället istället, inte titta tillbaka (Projektledning.com, u.å).

De fasta faserna för ett mjukvaru-, systemutveckling- eller annat digitalt projekt kan såklart variera beroende på projekt men en standard är att ha kravspecifikation, analys, systemdesign, första implementationen, testning, andra implementationen, och underhåll. Det som är viktigt när man använder sig av vattenfallsmetoden är att man under kravspecifikationsfasen är noggrann med att samla all information om projektet för att vara säker på att resurserna räcker och att resultat blir som tänkt (Projektledning.com, u.å).

Vattenfallsmodellen kommer ursprungligen ur tillverkningsindustrin där du jobbar mot en färdig produkt som är svår att förändra när den är klar. Det är inte riktigt samma slutpunkt med mjukvaruprodukter, inom IT är det mesta förändringsbart vilket gjorde att man började fundera på andra metoder att använda sig utav för att optimera arbetet och göra det mer utvecklande (Tillgangligtprojekt.se, u.å).

Den agila projektmodellen är uppbyggd på ett annat sätt. Ordet ”Agile” betyder vig eller lättrörlig. Grundtanken med Agilt tankesätt är att man inte ska blunda för problem som uppstår och försöka gå runt dom på något osmidigt vis, tanken är att man i en föränderlig värld ska kunna hantera förändring i samspel med verkligheten – likt bilden nedan (Nyman, M 2010).

De agila modellerna har jobbats på sedan 90-talet då de uppkom som ett svar på vattenfallsmetoden för att kunna jobba mer flexibelt enligt utvecklingen av projektet och omvärlden (Projektledning.com, u.å). De definierades dock inte förrän 2001 då ett antal systemutvecklare satte sig och definierade modellen genom det Agila manifestet.

Dessa fyra punkter utgör grunden för det agila manifestet:

  • Individer och samspel framför metoder, processer och verktyg.
  • Användbart resultat framför omfattande dokumentation.
  • Kundsamarbete framför kontraktsförhandlingar.
  • Anpassning till förändring framför att följa en statisk plan.

(Nyman, M 2010)

Det finns fördelar med båda modellerna och de passar olika projekt, däremot är det många inom IT- och mediabranschen som använder sig utav just de agila metoderna eftersom de är mer flexibla och ger mer tid till att fokusera på själva projektet istället för att lägga mycket tid på planer och analyser som kanske ändå förändras under tiden. Det syns inte minst i jobbannonser för IT-och medietjänster där det ofta är meriterande att ha jobbat med agila modeller eller åtminstone man bör vara medveten om vad det är och hur det fungerar.

Inom den agila modellen finns det lite olika ramverk att arbeta med beroende på i vilken grad man vill och behöver strukturera upp projektet och vad det är för projekt. Det är dock alltid samma grund och samma slutmål med alla de olika agila metoderna. Det ramverk som används mest på arbetsmarknaden just nu är någonting som heter Scrum vilket kommer gås igenom mer grundligt nedan med en ytligare jämförelse med andra ramverk så som Kanban och en blandning vid namn Scrumban (Panayotova, E. 2018).

Scrum

Scrum är ett agilt ramverk som är framtagen för mindre grupper speciellt (oftast mellan 3-9 personer), för en enkel och produktiv nivå på projekthantering. Det är även den metod som är mest väletablerad av de agila metoderna (Panayotova, E. 2018).

Scrum är uppdelat på 3 roller, 3 artefakter och 5 aktiviteter. De hänger ihop väldigt väl med varandra men det är däremot inte stramt och stelt utan man kan skräddarsy Scrum till vad som passar ett visst projekt eller företag.

De tre rollerna:

En poduktägare som har i uppgift att hålla koll på produktbacklogen och därigenom maximera värdet som utkommer av produktionsteamet, en Scrum Master som sköter ramverket för Scrum och ser till att det följs både från produktionsteamets sida men också från produktägarens. Sen har man produktionsteamet som verkställer projektet (Karlsson, P. 2008).

3 artefakter i Scrum:

Scrum är uppbyggt med en produktbacklog vilket är en lista som är ordnad efter prioritering och innehåll men som är levande, justerbart och som bör förändras över tid. Den innehåller alla ändringar som framöver ska göras på en produkt men som man ännu inte påbörjat (Schwaber, Sutherland. 2017).

Man arbetar man med en Sprint backlog vilket visar alla förändringar som bör göras i en sprint för att kunna leverera målet med sprinten. Här ska uppgifterna vara tydligt beskrivna, både i vad som behöver göras men också när det ska anses som klart. Här visas då även framstegs och motgångar eftersom man återkopplar under sprintens gång (Comstedt, M. 2017).

När man sedan kan anse en produkt klar så läggs det i inkrement, vilket är en samling av produktbacklogen och sprintbacklogen. Det behöver nödvändigtvis inte betyda att den publiceras/skickas till kund men det betyder att det inte finns mer i sprinten på den produkten så den för tillfället anses som klar. Sen kan den behöva redigeras och uppdateras och då återkommer det saker i sprinten  (Comstedt, M. 2017).

Scrum består av 5 olika aktiviteter för att se till att saker gör i rätt ordning men alla ingår i samma iteration:

Sprint

Den första aktiviteten är Sprinten vilket är ett annat ord för iteration.  En sprint är allt som oftast definierad i tid och inom den tidsramen ryms planering, utveckling och utvärdering. Sprintar avlöser alltid varandra, när man är klar med en del så början man på nästa (Comstedt, M. 2017).

Sprintplanering

Det är här man planerar vad som ska ligga i sprinten, tillsammans med hela produktionsteamet och produktägaren. Det är här man går igenom vad som kan göras och hur utifrån vad som ligger i produktbacklogen. Det är även här produktägaren kan svara på frågor som kan uppkomma under projektets gång (Comstedt, M. 2017).

Utöver det så skapar man även upp springmål, vad ska den sprinten leda till, vad ger det produkten i nuläget. Detta blir en grund för sprintbacklogen, en estimerad tid för hur lång tid de olika delarna kan ta (Schwaber, Sutherland. 2017).

Daily scrum

En daily scrum är precis som det låter, en daglig tidsbestämd scrum som inte bör vara längre än 15 minuter. Här går produktionsteamet igenom sprinten där man kollar vad som är gjort sen senast och vad som kommer härnäst. Helst ska det vara strukturerat, på samma plats och samma tid för att det inte ska extra onödig tid från själva produktionen.
Tanken är att det ska förbättra kommunikationen inom produktionsteamet, förutse möjliga hinder som kan göra att teamet inte når Sprintmålet, ta bort en hel del onödiga möten och stötta produktionsteamet i deras utveckling (Schwaber, Sutherland. 2017).

Sprint review

Sprint Reviewn har man I slutet av Sprinten för att kolla över inkrementet och se över om man behöver redigera eller lägga till något i produktbacklogen. Beroende på vad som är gjort eller inte gjort i sprinten så kollar man på hur man kan gå vidare till näsa sprint och om något i så fall behöver förändras där. På detta möte kan även utomstående som har ett finger med i spelet närvara och ge input på hur man skulle kunna gå vidare. Det är däremot fortfarande ett informellt möte med enbart syfte att se hur det gått, vad som inte gått och hur man går vidare (Schwaber, Sutherland. 2017) (Comstedt, M. 2017).

Sprint retrospective

Detta sker mellan sprintarna och är oftast ett längre möte. Man bygger på sprint reviewn och hela scrumteamet går tillbaka och granskar hur de själva jobbat, identifierar vad som fungerar bra och vad som fungerat mindre bra. Utifrån det man kommer fram till bygger man en plan för hur man bör jobba inför nästa Sprint och om det är något särskilt man behöver tänka på.

Sammanfattning

Scrum är som sagt ett av många ramverk inom agil projekthantering och även det vanligaste. Det finns även något som heter Kanban som fungerar lite olika men bygger på samma agila grund. Det finns också en blandning av de två som heter Scrumban. Nedan kan ni se en film som jämför de olika ramverken för att se om något passar ditt arbetssätt bättre än något annat.

Kanban

Scrumban

Övning:

  • När du startar upp ett projekt, litet som stort. Börja då med att kolla in vilket av ramverken som passar dig/er och projektet.
  • Dela sedan in projektet i olika de moment ni hittar, fundera och diskutera fram vad som bör vara prioritet och vad som inte är lika viktigt från början.
  • Gå igenom vem som gör vad och vilka iterationer ni börjar med.
  • Använd antingen ett digitalt eller analogt sätt att punkta upp dessa för att sedan kunna flytta iterationerna utefter var i projektet ni är och vad som är gjort. Detta för att kunna se åt vilket håll projektet går och få en överblick över att det går framåt.
  • Ha kontinuerliga avstämningar med projektgruppen.
  • När projektet börjar närma sig slutet, gå då tillbaka och kika hur allting fungerat. Vad har fungerat bra, vad har fungerat sämre och hur kan man göra ett liknande projekt på ett bättre sätt?

Vill du utveckla ännu mer och lära dig mer om att jobba med de agila ramverken så finns här två väldigt bra förslag med mer utvecklade förslag på hur du kan göra för att förstå di på detta ännu mer:

https://www.altexsoft.com/blog/business/25-scrum-process-best-practices-that-set-your-agile-workflow-for-efficiency/

http://www.agileadvice.com/2017/04/13/scrum-team-improvement/practicing-scrum/

Referenser:

Eklund, Sven (2011). Arbeta i projekt: individen, gruppen, ledaren. 4. uppl. Lund: Studentlitteratur

Webbkällor:

Comstedt, M. (2017-10-27) Grunderna i Scrum – roller, begrepp och aktiviteter. [Elektronisk] Tillgänglig: https://onbird.se/grunderna-i-scrum/ [2019-01-16]

Karlsson, P (2008-11-28) Scrum vs Vattenfallsmetoden. [Elektronisk] Tillgänglig: https://petterkarlsson.se/2008/11/28/scrum-vs-vattenfallsmetoden/ [2019-01-16]

Nyman, M (2010). Agila metoder. [Elektronisk] Tillgänglig: http://www.wenell.se/wp-content/uploads/2016/09/agile-radikal-revolution-eller-enkel-evolution-mats-nyman-2010.pdf [2019-01-16]

Panayotova, E (2018-09-04) Agile management: Scrum, Kanban or both? [Elektronisk] Tillgänglig: https://hackernoon.com/agile-management-scrum-kanban-or-both-d24fe3c9085c [2019-01-16]

Projektledning.com (u.å). Vattenfallsmodellen.[Elektronisk] Tillgänglig: https://projektledning.com/vattenfallsmodellen/  [2019-01-16]

Schwaber, K. & Sutherland, J. (2017-11) The Scrum Guide. [Elektronisk] Tillgänglig: https://www.scrumguides.org/docs/scrumguide/v2017/2017-Scrum-Guide-US.pdf#zoom=100 [2019-01-16]

Tillgangligtprojekt.se (u.å). Agile och vattenfallsmodellen. [Elektronisk] Tillgänglig: http://www.tillgangligtprojekt.se/agile-och-vattenfallsmodellen//  [2019-01-16]